Aufgrund der rasanten technologischen Entwicklungen innerhalb unseres Berufslebens gewinnt geregeltes Aufgabenmanagement für Unternehmen und deren Mitarbeitende immer mehr an Bedeutung. Es gilt, sowohl kleinteilige To Do´s abzuarbeiten und zugleich den Überblick über größere Aufgaben und komplexe Prozesse nicht zu verlieren. Digitale Aufgabenmanagement-Tools wie MeisterTask* können hierbei enorm helfen. Sie Projekte und die daraus resultierenden Aufgaben werden strukturiert, einfach und visuell ansprechend dargestellt und sind für alle am Projekt beteiligten Personen zu jeder Zeit einsehbar. Auch die gesamte Kollaboration innerhalb eines Unternehmens kann durch die Nutzung solcher Tools enorm verbessert werden. Bevor ich im weiteren Verlauf etwas präziser auf das Thema Aufgabenmanagement mit MeisterTask eingehen möchte, schauen wir uns vorab nochmal ein paar grundlegende Dinge in Bezug auf Aufgabenmanagement an.
Was ist denn eigentlich eine Aufgabe?
Wikipedia beispielsweise definiert eine Aufgabe als „die von einem Aufgabenträger wahrgenommene, dauerhaft geltende Anforderung, Verrichtungen an Arbeitsobjekten zur Erreichung bestimmter Ziele durchzuführen“. Also vereinfacht gesagt ist eine Aufgabe eine Arbeitseinheit, die zum Erreichen eines Ziels durchgeführt werden muss, z.B. im Rahmen eines Bauvorhabens. Innerhalb der Organisationslehre beschreiben Aufgaben allerdings nicht nur den Inhalt der Arbeit. Sie enthalten darüber hinaus auch Informationen über Verantwortlichkeiten, Fälligkeiten, Prioritäten oder den aktuellen Bearbeitungsstatus. Je nach Projektumfang bzw. -größe können ggf. weitere Parameter wie Abhängigkeiten, Meilensteine, Start- und Enddaten etc. dazukommen. Die Darstellung von Aufgaben sollte im Vorfeld jedoch klar durchdacht sein. Denn: Je komplexer diese Darstellung ist, des umfangreicher und letztlich aufwendiger wird es, wenn neue Aufgaben erfasst werden müssen. Hier ist weniger oftmals mehr.
Was ist Aufgabenmanagement?
Das Aufgabenmanagement (englisch Task-Management) umfasst das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen. Es bezeichnet also die Strukturierung und Organisation von Aufgaben sowie deren Ausführung. In Unternehmen werden in der Regel mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Auch sind, vor allen Dingen im Handwerk, einzelne Aufgaben voneinander abhängig. Sie sind darüber hinaus oft auch unterschiedlich dringend und sollten daher priorisiert werden. Ziel des Aufgabemanagements ist es, all dies in Einklang zu bringen, um alle anfallenden Aufgaben fristgerecht und in der notwendigen Qualität fertigzustellen. Daher werden bereits in vielen Unternehmen Aufgabenmanagement-Tools wie MeisterTask genutzt.
Was ist denn der Unterschied zwischen Aufgaben- und Projektmanagement?
Im Projektmanagement zielen alle Tätigkeiten darauf ab, ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Daher werden im Projektmanagement alle Aufgaben und sonstigen Maßnahmen aufeinander abgestimmt und sinnvoll strukturiert bzw. geordnet. Beim Aufgabenmanagement hingegen geht es nicht zwangsläufig darum, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Vielmehr steht hier die fristgerechte Erledigung von Einzelaufgaben im Vordergrund. Das Aufgabenmanagement ist daher als Teildisziplin des Projektmanagements zu sehen, die allerdings auch unabhängig davon durchgeführt werden kann.
Methoden des Aufgabenmanagements
Zu den bekanntesten Methoden für Aufgabenmanagement zählen u.a. das Eisenhower-Prinzip, die Alpen-Methode, einfache To-Do-Listen, die Pomodoro-Technik und noch viele weitere. Die wohl bekannteste und inzwischen sehr verbreitete Methode ist aber die Kanban-Methode, auf deren Grundprinzipien viele Tools am Markt, wie MeisterTask*, Trello oder Asana basieren. Ursprünglich von Toyota entwickelt und von David Anderson in die IT-Umgebung übertragen, funktioniert diese Methode denkbar einfach. Im klassischen Sinn verfügt ein sog. (digitales) Kanban-Board über drei Spalten, in denen Aufgaben visualisiert werden:
- Offen: In diese Spalte werden Aufgaben eingefügt, deren Bearbeitung noch nicht begonnen hat
- In Arbeit: Hier stehen die Aufgaben, die sich im Bearbeitungs-Status befinden
- Erledigt: Hier landen alle Aufgaben nach deren Abschluss
In MeisterTask sieht ein solches Kanban-Board nach seiner Erstellung erst mal so aus:
David Anderson empfiehlt hierbei, die Aufgaben, an denen parallel gearbeitet wird, zu begrenzen. In MeisterTask gibt es hierfür die sog. WIP-Limits (WIP=Work in Progress). So entsteht ein Pull-System, d.h., alle Team-Mitglieder „ziehen“ sich Aufgaben neue Aufgaben aus der „Offen“-Spalte, sobald die vorherigen Aufgaben abgeschlossen sind.
Bei Bedarf können die Spalten innerhalb des Kanban-Board beliebig erweitert werden, um die individuellen Prozesse innerhalb eines Unternehmens möglichst exakt abzubilden. Viele arbeiten beispielsweise zusätzlich mit einer „Backlog“- oder „Wartet“-Spalte. Andere wiederum bilden den kompletten Auftragsablauf – von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung – innerhalb eines Kanban-Boards ab. Da sind der eigenen Kreativität im Prinzip keine Grenzen gesetzt. Weitere Infos zur Kanban-Methode findest du in diversen Artikeln auf meiner Seite, z.B. hier.
Vor- und Nachteile von Kanban-Boards
Zu den größten Vorteilen zählt hier m.E. die sehr gute Übersicht über Aufgaben. Dazu können die Aufgaben noch mit diversen Zusatzinformationen, wie Checklisten, Notizen etc. angereichert sowie aufgabenbezogen miteinander kommuniziert werden. Das schafft Transparenz und das gesamte Team ist jederzeit über den aktuellen Status von Aufgaben informiert. Darüber hinaus lassen sich Engpässe recht schnell erkennen: Hängen Aufgaben irgendwo fest? Sind welche schon längere Zeit überfällig? Kommt vielleicht jemand aus dem Team nicht wie gewünscht voran? All das hilft letztlich, den gesamten Workflow fortwährend kritisch zu hinterfragen und zu optimieren.
Dadurch, dass sich die Spalten innerhalb eines Kanban-Boards meist auf den Staus von Aufgaben bezieht, lässt sich eine präzise Zeitplanung (etwas bei sehr umfangreichen und komplexen Projekten) besser mit einem Gantt-Diagramm abbilden (selbst wenn die Zeitleiste in MeisterTask* da schon ein Schritt in die richtige Richtung ist). Darüber hinaus lassen sich zwar viele Dinge auch mit einem Kanban-Tool planen, hier halte ich aber Tools wie z.B. MindMeister* für geeigneter. MindMeister interagiert im Übrigen bestens mit MeisterTask. Wenn du mehr über MindMeister erfahren willst, kannst du u.a. hier mal vorbeischauen.
Fazit
Die Kanban-Methode als eine der beliebtesten Methoden im Bereich Aufgabenmanagement hat sich heutzutage in verschiedensten Branchen bewährt. Ob im IT-Bereich, in der Bildung, im Finanz-Sektor oder auch im Handwerk funktioniert diese Methode wirklich super. Falls du im Bereich Handwerk unterwegs bist und mal Inspirationen bzgl. Aufgaben- und Projektmanagement mit MeisterTask benötigst, darfst du dich gerne bei mir melden. Hier habe ich durch die Arbeit mit Handwerksbetrieben aus unterschiedlichen Branchen das ein oder andere Best Practice Beispiele parat!
Wenn du noch weitere Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob MeisterTask wirklich das richtige Tool für dich ist, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem gemeinsamen (kostenlosen) Online-Termin via Microsoft Teams mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!
Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask-Abos 20% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!