Ursprünglich ist die Kanban-Methode vom japanischen Automobilhersteller Toyota im Rahmen der Produktionssteuerung entwickelt worden. Das System sollte dabei helfen, die einzelnen Fertigungs- bzw. Produktionsschritte optimal zu steuern, Engpässe zu identifizieren und Durchlaufzeiten zu verringern. Übersetzt bedeutet Kanban schlicht „Karte“. Im Laufe der Zeit wurde Kanban eine sehr effiziente Methode mit diversen Anwendungsbereichen. Auch MeisterTask* basiert von seiner Funktionsweise auf der Kanban-Methode.

Wie funktionierts?

Die Kanban-Methode hilft vor allen Dingen dabei, den gesamten Workflow und die entsprechenden Aufgaben zu visualisieren. Das Ganze funktioniert recht simpel in Form eines Boards („digitale Tafel“), das im klassischen Sinne in 3 Spalten unterteilt ist. Diese 3 Spalten sind folgendermaßen gegliedert:

Offen („To Do“): In dieser Spalte werden erst einmal alle erforderlichen Aufgaben zur Abwicklung des Projekts erfasst, ähnlich wie bei einer To Do-Liste.

In Arbeit („Doing“): Sobald mit den ersten Arbeiten an einer Aufgabe begonnen wird, „wandert“ die Aufgabe in diese Spalte. Somit ist direkt ersichtlich, an welchen Aufgaben bzw. Projekten derzeit gearbeitet wird. Es empfiehlt sich, die Anzahl an Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird, zu begrenzen. MeisterTask bietet hierfür seit einiger Zeit die sog. WIP-Limits an. WIP steht für „Work in Progress“.

Erledigt („Done“): In diese Spalte wird die Aufgabe erst dann geschoben, wenn sie vollständig abgearbeitet wurde. Vollständig bedeutet hier auch inkl. aller Korrektur-Schleifen!

Wenn du in MeisterTask ein neues Projekt (Board) erstellst, sieht das dann so aus:

Neues Kanban-Board

Das Schöne an MeisterTask ist, dass du deine Boards flexibel anpassen kannst. So kannst du zum Beispiel die bestehenden Spalten umbenennen sowie beliebig viele neue Spalten erstellen. Somit kannst du es genau auf deine Bedürfnisse zuschneiden. Darüber hinaus kannst du auch beliebig viele weitere Mitglieder ins Projekt einladen.

Was bringt mir diese Methode?

Ziel der Kanban-Methode ist es, den gesamten Workflow transparent abzubilden. So können Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden. Darüber hinaus verfolgt diese Methode noch weitere Ziele, z.B. die Steigerung und Verbesserung der Kommunikation, die Optimierung der Zusammenarbeit oder die Visualisierung, welche Aufgabe sich gerade in welchem Status befindet. Durch die verbesserte Kommunikation werden u.U. einige Besprechungen überflüssig, was letztendlich eine Menge an Zeit spart. Es besteht jedoch die Gefahr, dass die Projekte unübersichtlich werden, z.B. wenn schlicht zu viele (unnötige) Aufgaben im Projekt erfasst werden oder das Team insgesamt zu groß wird. Hier ist also Vorsicht geboten.

Nutzt man die Kanban-Methode im Team, steigt mit zunehmender Dauer auch der Nutzen. Mit steigender Erfahrung und durch regelmäßige Verbesserungsvorschläge aller Team-Mitglieder werden die Kanban-Boards erfahrungsgemäß stetig weiterentwickelt. Mit MeisterTask sind der Kreativität (abhängig von der jeweiligen Version) dabei eigentlich kaum Grenzen gesetzt.

Ein „eingespieltes“ Kanban-Board sieht dann beispielsweise so aus:

Kanban-Projekt

Fazit

Ob man Kanban letztendlich nur in abgespeckter Form oder als vollumfängliche Projektmanagement-Methode einsetzt, hängt natürlich auch immer vom konkreten Anwendungsfall ab. Einige Handwerksbetriebe nutzen MeisterTask u.a. zur kompletten Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung, Rechnungsverwaltung oder im Bestellwesen. Alles in allem ist die Kanban-Methode ein flexibles System zur Abwicklung von Aufgaben und Projekten.

Falls du hier neu bist und bisher vielleicht noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gemacht hast, würde ich dir empfehlen, die Business-Version mal für 30 Tage kostenlos zu testen. Dann hast du vollen Funktionsumfang und kannst hinterher am besten beurteilen, ob MeisterTask für dich passt. Lass mir dafür einfach eine Nachricht da und ich schicke dir so schnell wie möglich einen Link, mit dem du die Version aktivieren kannst! Nähere Infos zu Versionen und Preisen von MeisterTask findest du hier.

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Wenn du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts), darfst du mich jederzeit kontaktieren. Einfach per E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de

(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst