Heute solls mal darum gehen, MeisterTask und den Microsoft Planner (möglichst objektiv) miteinander zu vergleichen. Ich wurde in letzter Zeit öfter mal gefragt, worin sich beide Tools denn genau unterscheiden und welches ich, gerade für kleine Teams, für besser geeignet halte.

Du stehst noch ziemlich am Anfang und hast noch gar kein Tool fürs Aufgaben- und Projektmanagement?

Du hast vielleicht schon eines der beiden Tools im Einsatz und bist dir unsicher, ob es wirklich das richtige für dich ist?

Falls eine der beiden Fragen auf dich zutrifft, dann solltest du jetzt auf jeden Fall weiterlesen! Ich hoffe, dass ich dir mit diesem Artikel die Entscheidung etwas leichter machen kann.

Anmerkung: Der Vergleich findet auf Grundlage der Business-Version von MeisterTask statt!

Und noch eines vorweg: Es geht hier einzig und allein um die Gegenüberstellung von MeisterTask und dem Microsoft Planner, nicht um deren Funktionsweise in Verbindung mit irgendwelchen anderen Tools.

Als erstes schauen wir uns mal die „Startseite“ von beiden Tools an. Diese nennt sich bei MeisterTask „Dashboard“ und beim Microsoft Planner „Planner-Hub“.

Das MeisterTask Dashboard sieht so aus:

MeisterTask Dashboard

 

Im Vergleich dazu der Planner-Hub:

Microsoft Planner Hub

 

Übersichtlich erscheinen auf den ersten Blick beide Tools. MeisterTask hat hier allerdings den Vorteil, dass man direkt auf dem Dashboard auch auf seine Checkliste, seine Aufgaben und die Benachrichtigungen zugreifen kann. Daneben kann man mit MeisterTask auch seine Projekte gruppieren, d.h. übergeordnete Projektgruppen erstellen und einzelne Projekte dort einsortieren. Im Planner-Hub werden alle Projekte aufgeführt, die Möglichkeit zu gruppieren gibt es hier nicht. Das mag bei einer überschaubaren Anzahl an Projekten noch einigermaßen übersichtlich sein. Je mehr Projekte sich mit der Zeit anhäufen, desto unübersichtlicher wird das Ganze aber dann.

Hinsichtlich des Designs hat man bei MeisterTask noch weitere Möglichkeiten. So kannst du für deine Projekte eigene Logos erstellen, das Hintergrundbild deines Dashboards anpassen oder aber deine Checklisten, Aufgaben und Benachrichtigungen auch einfach ein- und ausblenden. Dir stehen also recht viele Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Diese Möglichkeiten hast du beim Planner nicht. Ich weiß, das sind Kleinigkeiten. Aber für jemanden, dem Optik und Übersichtlichkeit wichtig sind, bietet MeisterTask einfach mehr Optionen.

Der für mich wichtigste Unterschied besteht aber darin, dass man in MeisterTask die Ansichten wechseln kann. Man kann zwischen dem „normalen“ Dashboard und der kürzlich hinzugefügten „Agenda“ wechseln. Die Agenda ist im Prinzip nochmal ein zusätzliches (persönliches) Dashboard, eine Art Pinnwand, an die man seine Aufgaben anheften und in seiner eigenen Kanban-Ordnung priorisieren kann. Und zwar Projektübergreifend! Dazu kommt der Vorteil, dass man auf die Agenda auch Aufgaben anheften kann, die einem nicht zugewiesen sind, in denen man z.B. nur als Beobachter mitarbeitet. Im Task-Management Bereich ist MeisterTask derzeit das einzige Tool, das eine solche Funktion bietet.

So könnte die Agenda dann aussehen:

Die Agenda in MeisterTask

 

Auch hier ist MeisterTask recht flexibel was das Design betrifft. Man kann hier, wie innerhalb von Projekten auch, Spalten hinzufügen, löschen, umbenennen usw. Der einzige kleine Minuspunkt für mich ist die Fokus-Spalte. Die ist leider fix und nicht änderbar. Je nach Arbeitsweise macht das für viele bestimmt Sinn, ich persönlich bräuchte sie nicht und würde sie zumindest gerne umbenennen können.

Fazit: In Sachen Gestaltungsmöglichkeiten und individuellen Anpassungen liegt MeisterTask vorn!

Projekte & Projekteinstellungen

Als nächstes gehen wir mal in die Projekte. Um einen möglichst guten Vergleich ziehen zu können, habe ich mal ein bestehendes MeisterTask-Projekt mit dem Microsoft Planner nachgebaut. Hier handelt es sich um ein Projekt, in dem ich mit einem Kollegen zusammenarbeite, um regelmäßig Ideen für unsere Social Media Kanäle zu sammeln und Beiträge zu planen. Und so sieht das dann bei uns in MeisterTask aus:

Die Projektboards in MeisterTask

MeisterTask Projekt

 

Im Vergleich dazu der Plan im Microsoft Planner:

Microsoft Planner Plan

 

Die Unterschiede

Automationen und Checklisten(-vorlagen)

In unserem Fall arbeiten wir mit insgesamt zwei Personen in diesem Projekt. Wobei eine Person dafür zuständig ist, die Artikel zu erstellen, die andere Person fürs Gegenlesen. Es gibt also unterschiedliche Zuständigkeiten. Beides (und noch einiges mehr) kann man in MeisterTask automatisiert abbilden. Der Microsoft Planner bietet solche Automationen nicht. Landet bei uns z.B. eine Aufgabe aus dem Themenpool in der „In Arbeit“-Spalte, wird mir diese Aufgabe automatisch zugewiesen und es wird dann auch automatisch eine entsprechende Checkliste in der Aufgabe hinzugefügt. Diese Checkliste bildet den Standard-Ablauf bei der Erstellung unserer Artikel ab. Man kann sie also nach und nach einfach abhaken. In dem Fall ist es auch noch so, dass wir mit unterschiedlichen Checklisten arbeiten. Eine für den Inhalt, eine für die technischen Umsetzung. Die Checklisten kann man dann entsprechend benennen und sich als Vorlage im Projekt abspeichern. Beim Microsoft Planner kann man zwar auch Checklisten anlegen, muss diese aber für jede Aufgabe manuell erstellen. Hier gibt es also keine Möglichkeit, Checklisten-Vorlagen anzulegen. Ebenso kann man die Checkliste nicht umbenennen. Und man hat auch nicht die Möglichkeit, unterschiedliche Checklisten zu erstellen, sondern immer nur eine Checkliste pro Aufgabe.

Automationen, Checklisten(-vorlagen) sowie unterschiedliche Checklisten pro Aufgabe sind eine richtig coole Sache, die dir insgesamt viel Zeit sparen können. Hier also klarer Vorteil für MeisterTask! Mehr zum Thema Checklisten und Checklistenvorlagen kannst die hier nachlesen. Weitere Infos zum Thema Automationen findest du hier!

Zeiterfassung

Eine weitere Funktion, die MeisterTask innerhalb der Projekteinstellungen bietet, ist die Zeiterfassung. Die lässt sich in MeisterTask in den Power-Ups (die findest du in den Projekteinstellungen) aktivieren. Diese kann sowohl automatisiert als auch manuell gestartet und gestoppt werden. Darüber hinaus kann man die erfassten Zeiten auch nach Excel exportieren, wenn man möchte. Der Microsoft Planner bietet keine Zeiterfassung. Diese Funktion würde ich mal als „nice to have“ bezeichnen. Aber immerhin steht sie zumindest (rudimentär) zur Verfügung.

Benutzerdefinierte Felder

Die benutzerdefinierten Felder in MeisterTask sind hingegen eine wirklich feine Sache. Hier stehen Felder für Text, für Nummern oder Dropdown-Listen zur Verfügung, die man sich individuell anlegen kann. Beim Planner geht das leider nicht. Die benutzerdefinierten Felder machen z.B. zur Erfassung von Kunden-Daten Sinn. Du kannst deinen Aufgaben also eine Art vorgefertigte „Maske“ verpassen und dort Name, Adresse, Telefonnummer, Kundennummer etc. eintragen. Du kannst du Felder natürlich auch anderweitig nutzen, da sind der Kreativität ja kaum Grenzen gesetzt.

Etwas störend: Ich persönlich bräuchte sie nicht innerhalb des gesamten Projekts für jede Aufgabe. Es würde reichen, wenn man die benutzerdefinierten Felder auch nur für einzelne Spalten (oder noch besser: für einzelne Aufgaben) aktivieren könnte. Dann wäre natürlich auch noch eine Automation wie „Benutzerdefinierte Felder hinzufügen“ perfekt.

Projektmitglieder, Rollen & Rechteverwaltung

Meiner Meinung nach eine wirklich wichtige Funktion! Vor allem, wenn man mit externen Personen in einem Projekt zusammenarbeitet. Für diese Personen würde ich mir zumindest gerne die Option offenhalten, deren Zugriff zu beschränken. Bei MeisterTask geht das recht einfach, beim Planner ist das wesentlich komplizierter. Ganz abgesehen davon, dass es sehr umständlich ist, überhaupt Personen außerhalb seiner Organisation in Projekte einzuladen. In MeisterTask funktioniert das entweder durch Versenden eines Einladungslinks per Mail oder durch Eingabe der E-Mail-Adresse der entsprechenden Person in den allgemeinen Projekteinstellungen. Beim Hinzufügen von Personen kann man diesen auch direkt unterschiedliche Berechtigungen erteilen (Administrator, Mitglied, Kommentator, nur Lesen, Achtung: nur in der Business Version!) Ebenso kann man die Rechte hinterher jederzeit ändern.

Zeitleiste

Das war bis vor Kurzem ein wirklich großer Vorteil vom Microsoft Planner! Inzwischen gibt es eine solche Ansicht auch in MeisterTask. Man kann sich also seine Aufgaben mit Anfangs- und Enddatum bei beiden Tools in einer Kalenderansicht (eine Art abgespecktes Gantt-Diagramm) „eintakten“. Etwas hübscher siehts bei MeisterTask aus, da man die Ansicht farbig darstellen kann. Die Farbe einer Aufgabe in der Zeiteiste entspricht dann der Farbe der Spalte, in der sie sich befindet.

Statistiken

Der Statistik Bereich ist beim Planner bereits innerhalb der Projekte integriert, man kann also diverse Auswertungen fahren (z.B. wie viele Aufgaben sind erledigt, überfällig usw.) Bei MeisterTask muss man den Umweg über den separaten Statistik-Bereich gehen. Das ist etwas umständlich. Aber im Bereich Statistiken und Berichte wird sich bei MeisterTask zeitnah so einiges verändern. Mehr dazu folgt zu gegebener Zeit in einem eigenen Artikel. Hier sehe ich (momentan) noch den Planner vorn.

Einklappbare Spalten

Das ist eine relativ neue Funktion in MeisterTask. Du kannst einzelne Spalten innerhalb von Projekten „ein- und ausklappen“. Je nachdem, wie viele Spalten man sich im Projekt erstellt hat, kann das aus Gründen der Übersichtlichkeit durchaus Sinn machen. Beim Microsoft Planner gibt es diese Funktion leider nicht. Wieder so ein typischer Fall von „nice to have“ meiner Meinung nach.

Fazit

Automationen bietet der Microsoft Planner leider nicht, hier muss relativ viel manueller Aufwand betrieben werden. Dazu die umständliche Art externe Personen einzubinden, die komplizierte Rechtevergabe, keine Zeiterfassung, keine benutzerdefinierten Felder usw. Der Punkt geht hier an MeisterTask!

 

Die Aufgaben

 

In MeisterTask

Die Aufgaben in MeisterTask

Im Microsoft Planner

Aufgaben im Microsoft Planner

 

Die Unterschiede

Tags

Wir arbeiten sehr gerne mit vielen Tags. Tags sind Schlagworte, die du deinen Aufgaben hinzufügen kannst. In diesem Fall gibt es z.B. Tags für die diversen Social Media Plattformen wie Facebook, Instagram usw. Daneben verwenden wir Tags für die Art des Beitrags, also ob es sich um einen Blog, ein Video, um MeisterTask, MindMeister usw. handelt. Bei MeisterTask kann man beliebig viele solcher Tags erstellen. Beim Microsoft Planner hingegen maximal 6.

Wiederkehrende Aufgaben

Eine super Funktion, die MeisterTask im Gegensatz zum Planner zu bieten hat, sind die wiederkehrenden Aufgaben. Diese Aufgaben erstellst du einmal und legst dann ein bestimmtes Zeitintervall fest, wann die Kopie der Aufgabe erscheinen soll, z.B. jeden Tag, jede Woche, alle 4 Wochen usw.

Aufgabenrelationen

In MeisterTask hat man die Möglichkeit, Verknüpfungen zwischen Aufgaben zu erstellen, z.B. um zu markieren, ob eine Aufgabe die Ausführung einer anderen Aufgabe blockiert. Darüber hinaus sind Aufgabenrelationen ganz hilfreich, wenn man sich aus einzelnen Checklisten-Punkten eigenständige Aufgaben generiert. Wenn man das macht, wird in MeisterTask automatisch eine Relation zwischen der neu erstellten Aufgabe und der ursprünglichen Aufgabe erstellt. Somit bleibt der Bezug zwischen beiden Aufgaben stets gewährleistet. Beim Planner kann man zwar aus Checklisten-Punkten auch Aufgaben generieren, Aufgabenrelationen gibt es aber nicht.

Kommunikation innerhalb von Aufgaben

Bei MeisterTask hat man im Kommentar-Bereich von Aufgaben die Möglichkeit, mit @-Erwähnungen zu arbeiten. Man kann also Projektmitglieder (bzw. alle Teammitglieder, diese müssen nicht zwingend im Projekt sein) gezielt ansprechen. Die angesprochene Person bekommt dann eine (Push-)Benachrichtigung. Daneben hat man auch eine direkte Antwortmöglichkeit auf Kommentare, damit der Bezug immer ersichtlich und gewährleistet ist. Beim Planner kann man immer nur einzelne/eigenständige Kommentare verfassen.

Gut am Planner: Man sieht direkt, wann der Kommentar erstellt wurde (also mit Datum und Uhrzeit). Bei MeisterTask ist das etwas versteckt. Dort steht bei einem Kommentar dann z.B. „vor 2 Wochen“. Per Mouse-Over auf diese Angabe sieht man dann allerdings auch das genaue Datum und die Uhrzeit des Kommentars.

Schlecht am Planner: Kommentare können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Bei MeisterTask geht das.

Aufgabenzuweisungen

In MeisterTask kann eine Aufgabe immer nur einer Person zugewiesen werden. Im Planner hingegen kann man Aufgaben auch mehreren Personen zuweisen. Ob das wirklich sinnvoll ist, sei mal dahingestellt, aber es ist machbar. Anscheinend arbeitet man bei Meister derzeit an einer Lösung für dieses „Problem“. In MeisterTask hat man hingegen die Möglichkeit, (mehrere) „Aufgabenbeobachter“ hinzuzufügen. Diese werden dann ebenso über Änderungen innerhalb von Aufgaben informiert. Ein Aufgabenersteller ist im Übrigen automatisch Aufgabenbeobachter, unabhängig davon, wem die Aufgabe zugewiesen ist. Man kann Aufgabenbeobachter aber jederzeit entfernen.

Sortierfunktion von Aufgaben

MeisterTask bietet die Möglichkeit, die Aufgaben innerhalb von Spalten (im Planner: „Buckets“) zu sortieren, z.B. nach Fälligkeit, Status oder Erstellungsdatum. Der Planner hat keine Sortierfunktion. Nicht weiter schlimm, beide Tools verfügen über gute Filterfunktionen.

Prioritäten von Aufgaben

Beim Planner kann man direkt Prioritäten für Aufgaben vergeben. Diese Funktion hat man bei MeisterTask nicht. Braucht man aber auch gar nicht unbedingt. Hierfür kann man sich auch entsprechende Tags anlegen.

Fazit

Im Bereich der Aufgaben bietet MeisterTask deutlich mehr Funktionalitäten!

Sonstiges

Integrationsmöglichkeiten

Beide Tools verfügen über viele Integrationsmöglichkeiten, die ich an dieser Stelle jetzt aber nicht alle aufführen will. Eine Übersicht über die Integrationen bei MeisterTask findest du hier! Eine Übersicht über die Microsoft-Pläne und Apps kannst du dir hier anschauen.

Volltext-Suche

In MeisterTask hat man die Möglichkeit Projekt- bzw. Accountübergreifend per Volltext-Suche nach Aufgaben zu suchen, im Planner hat man diese Möglichkeit nicht. Filterfunktionen innerhalb von Projekten bieten beide Tools. Kleiner Vorteil MeisterTask!

Mobile Apps

Beide Tools stehen neben den Desktop-Versionen auch als App zur Verfügung. Bei beiden hat man in der mobilen Version im Grunde kaum Einschränkungen was die Funktionalitäten betrifft. Der einzige kleine Vorteil von MeisterTask liegt darin, dass man mobil auch auf seine Agenda und seine Checklisten zugreifen kann. Wenn man unterwegs mal schnell was erfassen will, was ich z.B. gerne mache, ist das schon sehr hilfreich.

Preis

Ja, der Preis… Ich höre anfangs immer wieder: Warum soll ich denn MeisterTask kaufen, der Microsoft Planner ist doch kostenlos? Naja, das kommt drauf an, was man unter kostenlos versteht. Zumindest braucht man ein bezahltes Microsoft 365 Abo, um den Planner auch nutzen zu können. Ob man es glaubt oder nicht, es soll tatsächlich noch Leute geben, die kein Microsoft Konto besitzen. So ganz kostenlos ist es also auch nicht. Aber klar, insgesamt ist MeisterTask, wenn man sich denn für die Pro- oder Business-Version entscheidet, natürlich teurer. Im Fall von der Business-Version von MeisterTask mit 20,25€ pro Monat und User sogar deutlich teurer. Dafür bekommst du aber auch einfach einen viel größeren Funktionsumfang geboten. Beim Preis liegt aber der Microsoft Planner vorn!

Alles in allem nochmal zusammengefasst:

Pro MeisterTask
  • Wiederkehrende Aufgaben
  • Automationen
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Agenda
  • Unbegrenzte Tags
  • Mehrere Checklisten
  • Checklisten-Vorlagen
  • Zeiterfassung
  • Aufgabenrelationen
  • Rollen-/Rechteverwaltung
  • @-Erwähnungen in Kommentaren
  • Direkte Antwortmöglichkeit bei Kommentaren
  • Bearbeitungsfunktion von Kommentaren
  • Einfache Integration externer Personen
  • Viel mehr individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
  • Projekt-Gruppen
  • Volltext-Suche
  • Diverse Sortierfunktionen
Pro Microsoft Planner
  • Preis
  • Statistik-Bereich innerhalb von Projekten (noch…)
  • Prioritätenvergabe bei Aufgaben
  • Aufgaben können mehrere Personen zugewiesen werden
  • Naja, ist halt von Microsoft ?

Trotz der vielen Vorteile von MeisterTask ist und bleibt der Microsoft Planner natürlich ein gutes Tool fürs Aufgaben- und Projektmanagement. Punkt.

Gesamtfazit

In Sachen Funktionalitäten und kollaboratives Arbeiten hat MeisterTask meiner Meinung nach ganz klar die Nase vorn. Automationen, Agenda, leichteres Verwalten von Projektmitgliedern, bessere Kommentarfunktion inkl. @-Erwähnungen usw. – da kann der Planner nicht mithalten.

Klar gibt es bestimmt irgendwelche technikaffinen Menschen, die sich mit Hilfe von Microsoft Power Automate (ehemals Flow) ihre eigene Planner-Umgebung zusammenbauen. Aber ganz ehrlich, die meisten Leute (inkl. mir) haben weder die Zeit noch das Know-how dafür.

Ich hoffe trotzdem, dass ich dir den ein oder anderen Hinweis mit auf den Weg geben konnte und dir die Entscheidung damit jetzt ein bisschen leichter fällt!

Hinweis: Der Artikel bezieht sich auf den Stand von September 2020. Kann also sein, dass inzwischen das ein oder andere neue Feature bei beiden Tools hinzugekommen ist. Zumindest bei MeisterTask wird sich in naher Zukunft einiges tun, so viel kann ich schon mal verraten!

Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, würde ich dir empfehlen, die Business-Version mal für 30 Tage kostenlos zu testen. Lass mir einfach eine Nachricht da und du bekommt von mir umgehend einen Link geschickt, mit dem du die Version aktivieren kannst.

Du kannst am Anfang auch erst mal mit der dauerhaft kostenlosen Basis-Version starten, wenn du möchtest. Die ist halt vom Umfang her sehr beschränkt und man stößt relativ schnell an gewisse Grenzen (z.B. kann man sich hier insgesamt nur 3 Projekte erstellen, hat keine Automationen usw.)

Falls du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst, darfst du mich natürlich jederzeit kontaktieren! Schick mir einfach eine Mail an d.rugel@ebz-kl.de.