Für einen noch effizienteren Ablauf deiner Prozesse lohnt es sich, mal einen Blick in die Automationen von MeisterTask zu werfen. Du kannst innerhalb deiner Projekte für jede Spalte individuelle Automationen konfigurieren. Wenn du eine solche Automation angelegt hast, wird diese immer ausgelöst, sobald du eine Aufgabenkarte in diese Spalte verschiebst. Das Anlegen von Automationen steht allen Benutzern der Pro- und Business-Version von MeisterTask zur Verfügung.

So erstellst du dir deine Automationen:

Du öffnest ein beliebiges Projekt und gehst mit dem Mauszeiger in die Spaltenüberschrift bis das kleine Dreieck am rechten Rand erscheint. Danach klickst du auf das Dreieck, dann auf „Automationen“ und dann auf „Automation hinzufügen“.

Automationen erstellen

 

Jetzt stehen dir folgende Automationen zur Verfügung:

Zuweisen: Hier kannst du die Aufgabe einem beliebigen Projektmitglied zuweisen.

Aufgabe verschieben: Mit dieser Automation kannst du die Aufgabe in ein anderes Projekt oder eine andere Spalte verschieben.

Zeiterfassung: Hiermit kannst du die Zeiterfassung starten bzw. stoppen. Denk aber daran, vorher in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“ die Zeiterfassung zu aktivieren.

Checkliste hinzufügen: Damit kannst du einer Aufgabe eine beliebige Checkliste hinzufügen. Vor allem seit der Einführung der multiplen Checklisten ist diese Automation sehr hilfreich!

Status aktualisieren: Damit kannst den Status der Aufgabe auf „Offen“, „Abgeschlossen“ oder „Abgeschlossen und Archiviert“ setzen.

Fälligkeitsdatum aktualisieren: Hier kannst du ein beliebiges Fälligkeitsdatum vergeben.

Tags aktualisieren: Mit dieser Automation kannst du der Aufgabe entweder Tags hinzufügen oder entfernen.

Wiederkehrende Aufgabe: Hier kannst du aus einer Aufgabe eine wiederkehrende Aufgabe generieren. Mehr zu den wiederkehrenden Aufgaben erfährst du hier.

E-Mail senden:

Die Automationen „Eine Slack-Nachricht senden“ und „Benachrichtige Office 365 Gruppe“ lassen wir hier mal außen vor.

Hinweis: Wenn du Automation auf bereits vorhandene Aufgaben in dieser Spalte anwenden möchtest, muss du den Haken bei „Diese Automation auf alle bestehenden Aufgaben in dieser Spalte anwenden“ setzen:

 

Automationen hinzufügen

 

Du kannst deine Automationen natürlich jederzeit wieder löschen, wenn du willst. Das kannst du entweder in der entsprechenden Spalte machen (wie beim Anlegen auch) oder alternativ in den Projekteinstellungen. In den Projekteinstellungen hast du eine Übersicht über alle Automationen des gesamten Projekts. Dort kannst du sie dann bearbeiten oder löschen:

 

Automationen in MeisterTask

 

Fazit

Die Automationen in MeisterTask sind wirklich eine feine Sache, die man sich unbedingt zu Nutze machen sollte. Die können einem das Leben doch etwas erleichtern 🙂

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Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren! Oder du möchtest direkt MeisterTask Business für 30 Tage kostenlos testen? Kein Problem, lass mir dazu einfach eine Nachricht da und ich schicke dir umgehend einen Aktivierungslink per Mail!