Heute befassen wir uns mal wieder ein wenig mit den Basics in MeisterTask und schauen uns die Aufgaben mal etwas genauer an. Eine Aufgabe in MeisterTask kann man sich wie eine Art „digitale Karte“ vorstellen. Sie besteht dabei aus mehreren Feldern bzw. Bestandteilen. Diese dienen einerseits dazu, die Aufgabe möglichst exakt zu beschreiben, zum anderen, um die Aktivitäten innerhalb der Aufgabe (z.B. das Erledigen eines Checklistenpunkts oder das Absetzen eines Kommentars) zu verfolgen oder um Inhalte anzuhängen. Die Aufgabenkarten können dann später innerhalb von Projekten, abhängig vom jeweiligen Status, hin- und hergeschoben werden. So könnte eine Aufgabe beispielsweise aussehen:
Titel/Bezeichnung
Jede Aufgabe hat einen Titel bzw. eine Bezeichnung. Darin sollte unmissverständlich und in möglichst wenig Worten stehen, worum es bei der Aufgabe geht. Ein kurzer und präziser Aufgabentitel ist auch für die spätere Übersicht im Projekt, wenn sich z.B. mehrere Aufgaben innerhalb einer Spalte befinden, sehr wichtig. Wenn sich der Aufgabentitel über mehrere Zeilen erstreckt, kann sich wohl jeder vorstellen, dass es schnell unübersichtlich wird.
Notizen/Beschreibung
Das Notizfeld einer Aufgabe ist der Ort, an dem die Aufgabe bei Bedarf näher beschrieben werden kann. Hierfür steht neben diversen Formatierungsmöglichkeiten auch ausreichend Platz zur Verfügung.
Checklisten
Je nach Umfang der Aufgabe ist es sinnvoll, diese in einzelne Schritte aufzuteilen. Dies lässt sich in MeisterTask in Form von Checklisten umsetzen. Dabei kannst du pro Aufgabe auch mehrere Checklisten einbinden, wenn du möchtest. Auch lassen sich diese Checklisten als Vorlagen abspeichern und können dann entweder manuell oder per Automation (abhängig von der MeisterTask-Lizenz) zur Aufgabe hinzugefügt werden. Dadurch müssen die Checklisten beispielsweise bei Aufgaben, die immer den gleichen Ablauf haben, nicht immer neu erstellt werden.
Anhänge
Oftmals ist es notwendig, den Aufgaben noch zusätzliche Anhänge hinzuzufügen. Dies können z.B. PDFs, Fotos, lokale Dateien, Dateien aus Google Drive bzw. OneDrive oder auch Mindmaps aus MindMeister sein. Je nachdem, wie man mit MeisterTask arbeitet, lassen sich so beispielsweise Projekte mobil dokumentieren. Einfach nach Abschluss der Aufgabe direkt ein Foto hochladen. Dies wird dann mit einem „Zeitstempel“ versehen, sodass sich auch hinterher noch nachvollziehen lässt, wann die entsprechenden Änderungen vorgenommen wurden.
Einige Betriebe stellen ihren Monteuren auch Vorlagen, z.B. für Stundenlohnarbeiten oder zur Materialerfassung zur Verfügung, die diese dann mobil ausfüllen können. Dies funktioniert derzeit allerdings nur über die Einbindung einer zusätzlichen App zur PDF-Bearbeitung. Ich gehe aber fest davon aus, dass dies langfristig auch innerhalb von MeisterTask selbst machbar sein wird.
Kommentarfunktion
Um Aufgabenbezogen miteinander zu kommunizieren, steht in jeder Aufgabe ein Kommentarfeld zur Verfügung. Hier können alle Team-Mitglieder Anmerkungen hinterlassen. Seit einiger Zeit besteht auch die Möglichkeit, auf Anmerkungen direkt zu antworten, sodass der Bezug stets gegeben ist. Auch soziale Reaktionen wie z.B. ein „Like“-Button stehen hier zur Verfügung. Daneben können auch bestimmte Anhänge gezielt kommentiert werden, wenn es z.B. noch Details zu klären sind oder Feedback von einzelnen Personen notwendig ist. Einfach ein „/“ ins Kommentarfeld eingeben und dann den gewünschten Anhang verlinken. Das ist vor allem Dann hilfreich, wenn sich in einer Aufgabe viele verschieden Anhänge befinden (Tipp: Benenne deine Anhänge am besten kurz und prägnant!).
Status
Eine Aufgabe befindet sich bzw. hat immer einen bestimmten Status. Selbst wenn an der Aufgabe noch nicht gearbeitet wird. Dann ist der Status hier eben „offen“. Daneben gibt es aktive Aufgaben, also Aufgaben an denen gerade gearbeitet wird sowie abgeschlossene und archivierte Aufgaben.
Zuweisung
Aufgaben sollten nach ihrer Erstellung am besten immer direkt einer Person zugewiesen werden. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass Aufgaben ohne Zuweisung gerne mal in der Versenkung verschwinden. Selbst wenn die Aufgabe erst irgendwann in der Zukunft relevant wird. Eine Zuweisung bietet dann zumindest die Möglichkeit, nach dieser Aufgabe zu filtern. Außerdem lassen sich anhand der Zuweisungen auch Kapazitäten/Ressourcen viel besser planen und abbilden (z.B. in der Zeitleiste).
Zeiterfassung
Ein Thema, das immer interessanter wird, ist die Aufgaben- bzw. Projektbezogene Zeiterfassung. Auch das kann MeisterTask – wenn auch nur sehr vereinfacht. Die Zeiterfassung ist standardmäßig bei der Erstellung neuer Projekte nicht aktiv und muss daher in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“ erst aktiviert werden. Dann besteht die Möglichkeit, die Zeiten innerhalb von Aufgaben entweder manuell zu starten und zu stoppen, oder dies per Automation „Zeiterfassung starten/stoppen“ (die dann beim Spaltenwechsel einer Aufgabe auslöst) zu tun. Die erfassten Zeiten innerhalb eines Projekts lassen sich zu jedem Zeitpunkt auch als CSV-Datei (z.B. nach Excel) exportieren. Man kann sich die Zeiterfassung aber auch als eine Art Bericht innerhalb von MeisterTask anzeigen lassen.
Agenda-Zuordnung
In MeisterTask gibt es eine sog. Agenda, eine Art persönliches Planungsansicht. Die Agenda ist sehr individuell anpassbar und sozusagen ein zusätzliches Dashboard. Das Schöne an der Agenda ist, dass man sich hier auch Aufgaben „anheften“ kann, die einem nicht zugewiesen sind, die man aber vielleicht trotzdem im Auge behalten möchte. Außerdem kannst du dir Aufgaben Projektübergreifend, also aus allen bestehenden Projekten an die Agenda heften. Meiner Meinung nach eine wirklich gute Sache. Einen eigenständigen Artikel zur Agenda findest du hier.
Fälligkeit
Oftmals gibt es bei Aufgaben einen vorgegebenen Zeitpunkt der Fertigstellung. Dies kann dann in der Aufgabe über das Fälligkeitsdatum erfasst werden. Die Vergabe eines Fälligkeitsdatum verhindert außerdem, dass die Aufgabe „untergeht“, weshalb ich prinzipiell immer dazu rate, ein Fälligkeitsdatum zu vergeben. Darüber hinaus hast du den Vorteil, dass du deine Aufgaben z.B. auch nach Fälligkeitsdatum sortieren kannst.
Geplant
In MeisterTask kannst du für jede Aufgabe einen „Geplant“-Zeitraum vergeben. Dieser kann ein Tag sein oder sich über mehrere Tage (oder Wochen) erstrecken. Wenn man mit dieser Funktion arbeitet (die man übrigens erst in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“ aktivieren muss), kann man sich seine Aufgaben innerhalb der Zeitleiste, eine Art Gantt-Diagramm visuell abbilden lassen. Die Aufgaben werden dann anhand des geplanten Zeitraums entsprechend abgebildet. In unserem Beispiel ist jede Aufgabe an einem bestimmten Tag eingeplant:
Die Aufgaben bekommen dann automatisch die Farbe der Spalte, in der sie sich befinden. Insgesamt eine ganz nützliche Sache, die leider den MeisterTask Business Usern vorbehalten bleibt. Mehr zur Zeitleiste findest du hier. Der Artikel ist aber schon etwas älter.
Tags/Schlagworte
Tags sind perfekt, um der Aufgaben zu kategorisieren bzw. zusätzliche Filteroptionen hinzuzufügen. Dabei kannst du so viele Tags (in unterschiedlichen Farben) erstellen wie du möchtest. Je nachdem wie „voll“ deine Projekte sind, macht die Erstellung und Vergabe von Tags auf jeden Fall Sinn. In den Konto-Einstellungen unter „Darstellung“ kannst du außerdem auswählen, ob die die Tags beim Vorschaubild der Aufgabe angezeigt werden oder nicht. Ich persönlich lasse mir Tags immer anzeigen. Das schafft zum einen zusätzlichen Überblick, zum anderen sieht es aufgrund der farblichen Darstellung auch ganz nett aus.
Beobachter
Als Aufgabenbeobachter kann man sich über den Fortschritt einer Aufgabe auf dem Laufenden halten, wenn sie einem z.B. nicht direkt zugewiesen ist. Die Beobachter erhalten dann Benachrichtigungen, z.B. wenn ein Kommentar abgegeben oder die Aufgabe abgeschlossen wurde. Zum Beobachter wird man automatisch, wenn man eine Aufgabe erstellt, innerhalb einer Aufgaben erwähnt wird, einen Kommentar in der Aufgabe abgibt oder ein Fälligkeitsdatum festlegt. Beobachter lassen sich aber auch jederzeit manuell wieder aus der Aufgabe entfernen.
Abhängigkeiten
In MeisterTask hast du die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben herzustellen. Bedenke aber, dass du die Funktion der Aufgabenabhängigkeiten erst in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“ aktivieren musst. Mit Abhängigkeiten kann man beispielsweise arbeiten, wenn Aufgaben thematisch zusammengehören oder zur Erledigung einer Aufgabe erst bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden müssen. In diesem Beispiel wird das Feature genutzt, um Abhängigkeiten zwischen „Haupt“- und „Unteraufgaben“ herzustellen:
Das kann man machen, wenn man beispielsweise mit mehreren Personen an einer Aufgabe arbeitet. So lassen sich die „Unteraufgaben“ dann KollegInnen zuweisen und über den Hinweis innerhalb der Aufgabe kann man zischen Haupt- und Unteraufgabe hin und her „switchen“.
Zusatzinformationen/Aufgabenhistorie
In jeder Aufgabe legt MeisterTask automatisch auch eine Historie an. Alle Aktivitäten mit Bezug zu dieser Aufgabe werden unterhalb der Kommentarfeldes chronologisch erfasst. So kann man hinterher nochmals feststellen, wann z.B. Checkliste-Einträge hinzugefügt oder abgeschlossen wurden oder wer wann welchen Kommentar erfasst hat. Im Sinne der Nachvollziehbarkeit bei der Aufgabenerledigung eine ganz gute Sache.
Falls du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf die einzelnen Tools von Meister brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob die Tools wirklich für dich geeignet sind, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem (kostenlosen) Online-Termin mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Den Termin kannst du direkt hier vereinbaren. Oder einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!
Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask– oder MindMeister-Abos 20% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!