Heute gehen wir etwas genauer darauf ein, welche Funktionen eine Projektmanagement-Software für Handwerker können sollte. Hierbei gibt es allerdings keine exakte Definition, das hängt logischerweise von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Planung & Aufgabenverwaltung

Die Funktion zur genauen Planung deiner Projekte ist logischerweise eine Kernkomponente von Projektmanagement-Lösungen. Die Software muss in der Lage sein zu gewährleisten, dass Aufgaben, Termine und Fristen stets präsent sind. Des Weiteren sind Funktionalitäten, wie z.B. Automationen sehr hilfreich, um z.B. Benachrichtigungen über bevorstehende Aufgaben automatisiert auszulösen.

Eine weitere Grundfunktion der allermeisten Projektmanagement-Tools stellt das Aufgabenmanagement dar. Damit kannst du Aufgaben innerhalb deiner Projekte verwalten, indem du beispielsweise Zuständigkeiten vergibst, Fälligkeitsdaten festlegst oder deine Aufgaben mit bestimmten Schlagwörtern versiehst, um sie z.B. besser zu ordnen und auch danach suchen bzw. filtern zu können. Insgesamt gesehen umfasst das Aufgabenmanagement also das Planen, Verwalten Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen mit der Zielsetzung, dass diese Aufgaben im vereinbarten Rahmen erfüllt werden.

Sinnvolle Features für die Planung & Aufgabenverwaltung

• Kalender-Synchronisation
• Workflowmanagement
• Individuelle Dashboards für jedes Team-Mitglied
• Projekt-Vorlagen

Zusammenarbeit & Kommunikation

Eine sehr wichtige, wenn nicht sogar DIE wichtigste Komponente damit deine Projekte zum Erfolg führen, ist die reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation. Alle Team-Mitglieder sollten in der Lage sein, sich schnell und effizient miteinander austauschen zu können und jeder sollte über Prioritäten und Fälligkeiten Bescheid wissen. Gerade für Projektleiter ist dieser Punkt wichtig, damit diese ihre Mitarbeiter auch regelmäßig über den aktuellen Stand des Projekts bzw. über Updates informieren können. Auch eine Kommentarfunktion ist hierbei hilfreich. Eng verknüpft mit der Kommunikation sind Funktionen, die die Zusammenarbeit im Team vereinfachen, z.B. durch die Möglichkeit, bestimmte Dokumente gemeinsam zu bearbeiten.

Sinnvolle Features im Bereich Zusammenarbeit & Kommunikation

• Team-Chat
• Benachrichtigungsfunktion
• Kommentarfunktion
• Schnittstellen zu Office-Anwendungen

Dokumentenmanagement

Auch ein sehr wichtiger Punkt ist Möglichkeit, alle projektrelevanten Dokumente zentral an einer Stelle zu sammeln. Das unterstützt nicht nur die Projektleiter, sondern ermöglicht es auch allen anderen Team-Mitgliedern, auf alle erforderlichen Dateien zuzugreifen. Hilfreich ist zudem ein integrierter Cloud-Speicher bzw. die Möglichkeit, Cloud-Anbieter wie z.B. Google Drive, One Drive oder Dropbox anderweitig einzubinden.

Sinnvolle Features im Bereich Dokumentenmanagement

• Filesharing
• Cloud-Speicher
• Rollen- und Rechteverwaltung

Mobile Nutzung & Integrationen

Die mobile Nutzung der Software ist im heutigen Arbeitsalltag, gerade im Handwerk, immens wichtig. Daher sollte die Software auch über mobile Endgeräte, wie Smartphones oder Tablets, nutzbar sein. Dabei gibt es Lösungen, die als Software-as-a-Service (Saas) verfügbar sind, bei denen der Zugriff über den Browser läuft. Der Benutzer kann also über den Internet-Browser seines mobilen Geräts auf die Software zugreifen. Meines Erachtens ist es aber besser, wenn der Hersteller dafür eine App für iOS sowie Android bereitstellt.  Darüber hinaus sind Schnittstellen zu anderen Programmen sehr hilfreich. So kannst du z.B. andere Tools wie Microsoft Teams oder Slack in deine Projektmanagement-Software integrieren, ohne den Workflow in deinem Unternehmen zu gefährden. Auch eine mögliche Anbindung an Zapier ist empfehlenswert. Zapier ermöglicht es, diverse Web-Apps miteinander zu verbinden. Dem User stehen über Zapier mehr als 1.000 Anwendungen zur Verfügung.

Sinnvolle Features

• Integrationsmöglichkeiten
• Apps für Android und iOS
• Zapier-Anbindung

Fazit

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Ihr könnt am Anfang auch erst mal mit der dauerhaft kostenlosen Basis-Version* starten, wenn ihr wollt. Die ist halt vom Umfang her sehr beschränkt und man stößt relativ schnell an gewisse Grenzen (z.B. kann man sich hier insgesamt nur 3 Projekte erstellen, hat keine Automationen usw.)

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