Für eine zuverlässige und vernünftige Auftragsabwicklung ist eine gute Organisation enorm wichtig. Kundeninformationen, Termine, Fristen oder Aufgaben sind nur einige der Bereiche, die für einen reibungslosen Auftragsablauf gepflegt und regelmäßig aktualisiert werden müssen. Mit Hilfe einer digitalen Projektmanagement-Software, wie z.B. MeisterTask, gelingt diese Organisation allerdings recht einfach und flexibel – und vor allen Dingen dank Cloud-Technologie auch von überall. Das ist besonders im Handwerk von Vorteil, da sich die meisten Mitarbeiter den Großteil ihrer Zeit auf Baustellen befinden. Digitales Projektmanagement macht im Handwerk also auf jeden Fall Sinn! MeisterTask eignet sich dabei sowohl für die administrative Abwicklung im Büro als auch für die „operative“ Abwicklung der Mitarbeiter beim Kunden. Auch die reibungslose Kommunikation zwischen Büro und Baustelle ist mit MeisterTask dank aufgabenbezogener Kommentarfunktion stets gegeben.
Projekte planen und Prozesse strukturieren
Zur Organisation wird im ersten Schritt ein Projekt angelegt und mit allen relevanten Informationen gefüllt, wie z.B. Kundeninformationen, Projektbeschreibung, Terminen oder Montageanweisungen in Form von Checklisten. Ein solches Projekt musst du aber nicht unbedingt immer komplett neu erstellen. Du kannst dir eine Projekt-Vorlage erstellen und diese für vergleichbare Projekte einfach kopieren. Mit Hilfe dieser Vorlagen-Funktion kannst du deine Prozesse somit standardisieren, was dir zum einen natürlich enorm viel Zeit spart, zum anderen als Grundlage zur kontinuierlichen Optimierung deiner Prozesse dient.
Leistung und Fortschritt dokumentieren
Sowohl die Mitarbeiter im Büro als auch deren Kollegen auf der Baustelle können ihre Leistungen, Fortschritte oder Aufwände direkt dokumentieren, indem Sie beispielsweise Checklisten nach und nach abhaken oder auch ihre Zeiten zu bestimmten Tätigkeiten erfassen. Dank der Cloud-Technologie werden alle Beteiligten auch stets über diese Fortschritte informiert, was Transparenz schafft und vor allem enorm viel Zeit spart, da unnötige Absprachen über Telefon, WhatsApp, E-Mail oder Sonstiges entfallen.
Zentrale Dokumentation deiner Projekte
Die Mitarbeiter auf der Baustelle können mit der mobilen App von MeisterTask ihre Projekte auch per Foto-, Sprach- oder Textnotizen dokumentieren. Gerade die Dokumentation von Schäden, Behinderungen, Zusatzleistungen etc. können direkt in der entsprechenden Aufgabe als Anhang hinzugefügt werden. So sind alle aufgaben- bzw. projektbezogenen Information an einer zentralen Stelle gebündelt, unnötiges und zeitaufwändiges Suchen nach wichtigen Informationen bleibt dir erspart und der Überblickt steigt! Wie du MeisterTask z.B. als digitale Projektakte nutzen kannst, erfährst du hier.
Fazit
Eine Software wie MeisterTask ist die ideale Unterstützung für das Projektmanagement und die Auftragsabwicklung im Handwerk! Zum Abschluss nochmal einige Vorteile zusammengefasst:
- große Zeitersparnis
- zentrale und digitale Dokumentation deiner Projekte
- Transparenz für alle Beteiligten
- ortsunabhängig nutzbar
- Reduzierung des E-Mail-Verkehrs
- Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Übrigens: Unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ kannst du dir zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MindMeister und MeisterTask 20% Rabatt sichern!
Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren!