Ein Unternehmen erreichen täglich die unterschiedlichsten Dokumente. Briefe, E-Mail, Lieferscheine, Rechnungen und alle anderen Eingangsdokumente sollten dann idealerweise auch ordentlich abgelegt werden. Viele dieser Dokumente kommen glücklicherweise bereits digital im Büro an, was deren Ablage natürlich sehr erleichtert.
Früher (in vielen Fällen auch heute noch) hat man alles in Papierform in diversen Ordnern abgeheftet. Heute erfolgt die Ablage in einer digitalen Projektakte. Wenn diese richtig gepflegt wird, hab ihr auf eure Dokumente schnell griffbereit und dank Cloud-Technologie auch von überall darauf Zugriff.
Für ein effizientes Projektmanagement ist eine digitale Projektakte enorm hilfreich. Hier findet ihr alle nötigen Informationen zu euren Projekten. Daneben sind diese Informationen auch für alle Mitarbeiter einsehbar, sodass ihr diese nicht immer per E-Mail oder sonst wie an die zuständigen Personen verschicken müsst.
Vor allen Dingen für die Dokumentation eurer Projekte eignet sich MeisterTask hervorragend. Ihr könnt mit eurem Smartphone oder Tablet z.B. schnell mal Fotos machen und diese dann direkt im entsprechenden Projekt ablegen. Wie du MeisterTask im Bereich der Baustellendokumentation nutzen kannst, erfährst du hier. Darüber hinaus könnt ihr auch projekt- bzw. aufgabenbezogen miteinander kommunizieren, sodass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand des Projekts sind. Was ihr im Projekt bzw. in der Aufgabe alles erfasst bleibt euch überlassen. Ich persönlich finde Kontaktdaten, Checklisten oder Anhänge sehr hilfreich.
Fazit
Informationen sollten immer direkt erfasst werden, wenn sie entstehen. Mit MeisterTask kriegt ihr das hin: Die richtige Information, zur richtigen Zeit am richtigen Ort!
Übrigens: Unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ kannst du dir zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern! Wenn du das machst, erhalte ich im Gegenzug eine kleine Vermittlungsprovision worüber ich mich natürlich sehr freuen würde!
Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren! Die ist zwar von den Funktionalitäten recht begrenzt, zum Einstieg aber sehr empfehlenswert! Oder du möchstest direkt die Business-Version von MeisterTask 30 Tage kostenlos testen? Kein Problem, lass mir dafür einfach eine Nachricht da und ich schicke dir umgehend deinen Aktivierungslink per Mail!