Typische Fehler beim Aufgabenmanagement

Beim Aufgabenmanagement können viele Fehler passieren, die im Ergebnis dazu führen, dass Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden oder wichtige Aufgaben schlicht vergessen werden. Eine effektive Aufgabenverwaltung erfordert daher ein gutes Verständnis der eigenen Arbeitsweise, klare Ziele und Prioritäten sowie ein strukturiertes Vorgehen bei der Planung und Durchführung von Aufgaben. Heute schauen wir uns mal einige typische Fehler beim Aufgabenmanagement etwas genauer an.

Unklare oder unrealistische Ziele

Wenn man keine klaren und realistischen Ziele setzt, wird es schwierig sein, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt zu messen. Die sog. SMART-Methode kann dir dabei helfen, klare und präzise Ziele zu definieren und umzusetzen.

Die fünf Kriterien von SMART stehen (aus dem Englischen übersetzt) für:

• Spezifisch: Ziele sollten konkret und eindeutig formuliert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Zum Beispiel: „Das Ziel ist es, innerhalb von sechs Monaten eine neue Brücke zu planen und zu bauen, die eine maximale Tragfähigkeit von 50 Tonnen hat.“
• Messbar: Ziele sollten quantifizierbar sein, damit der Fortschritt gemessen werden kann. Zum Beispiel: „Das Projekt wird als erfolgreich betrachtet, wenn die Brücke innerhalb des geplanten Zeitrahmens fertiggestellt wird und alle Sicherheits- und Qualitätsstandards erfüllt.“
• Erreichbar: Ziele sollten realistisch sein und mit den verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten erreicht werden können. Zum Beispiel: „Das Projekt wird mit einem Budget von 1,5 Millionen Euro finanziert, das ausreicht, um die erforderlichen Materialien und Arbeitskräfte zu beschaffen.“
• Relevant: Ziele sollten mit den größeren Zielen und Werten des Unternehmens oder der Person in Einklang stehen. „Das Bauunternehmen ist bestrebt, eine hohe Qualität und Zuverlässigkeit in seinen Projekten zu gewährleisten und die Erwartungen seiner Kunden zu übertreffen.“
• Zeitgebunden: Ziele sollten mit einer klaren Deadline versehen werden, um den Fortschritt zu überwachen und die Motivation aufrechtzuerhalten. Zum Beispiel: „Die Brücke muss innerhalb von sechs Monaten fertiggestellt sein, um den Anforderungen des Kunden und den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen.“

Keine Prioritäten

Wenn man keine Prioritäten setzt, kann es leicht passieren, dass man sich auf die falschen Aufgaben konzentriert. Du solltest daher versuchen, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen, um deine Zeit und deine Ressourcen optimal zu nutzen. Helfen können dir dabei u.a. Methoden wie Die Eisenhower-Matrix oder die Eat-That-Frog-Methode. Nachfolgend einige Tipps, wie du deine Aufgaben priorisieren kannst:

Sammle deine Aufgaben: Mach dir eine Liste aller Aufgaben, die du erledigen musst, einschließlich der Deadline, falls es eine gibt.

Kategorisiere die Aufgaben: Kategorisieren deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Verwenden Sie zum Beispiel die Eisenhower-Matrix mit den Kategorien „dringend und wichtig“, „wichtig, aber nicht dringend“, „dringend, aber nicht wichtig“ und „nicht dringend und nicht wichtig“. In MeisterTask* kannst du zum Priorisieren z.B. mit den Tags arbeiten:

Bewerte den Einfluss/Nutzen der Aufgaben: Überlege dir, welche Aufgaben den größten Einfluss auf deine Ziele haben. Versuche dabei auch zu unterscheiden, welche Aufgaben langfristige Vorteile bieten und welche davon kurzfristige Ziele unterstützen.

Berücksichtige die Konsequenzen: Denke daran, welche Konsequenzen es haben könnte, wenn du eine bestimmte Aufgabe nicht erledigst oder verschiebst.

Plane die Umsetzung: Plane die Umsetzung deiner priorisierten Aufgaben in deiner Tages- oder Wochenplanung und achte darauf, dass du die höchste Priorität den wichtigen und dringenden Aufgaben gibst. In MeisterTask* kannst du deine Tages- und Wochenplanung z.B. mit der Zeitleiste abbilden (leider nur für Business-User):

Mehr zur Zeitleiste findest du hier.

Mangelnde Planung

Eine schlechte Planung führt oft zu Fehlern beim Aufgabenmanagement. Es ist wichtig, einen realistischen Plan zu erstellen und Zeit für unvorhergesehene Ereignisse und Pausen einzuplanen.

Sind deine Aufgaben und Projekte gut geplant, reduziert das die Arbeitsbelastung erheblich! Nimm dir diese Zeit, es wird sich langfristig auszahlen. Hier empfiehlt es sich beispielsweise, seine Aufgaben in mehrere kleine Schritte zu unterteilen und/oder auch mit Haupt- und Unteraufgaben zu arbeiten. In MeisterTask lässt sich das z.B. in Form von Checklisten oder Aufgabenabhängigkeiten realisieren. Oftmals neigt man hier sogar dazu, seine Aufgaben insgesamt zu kleinteilig zu planen. Aber Übung macht den Meister und langfristig entwickelt man das richtige Gespür dafür.

Prokrastination

Prokrastination oder das Aufschieben von Aufgaben ist ein häufiger Fehler beim Aufgabenmanagement. Ich denke, das kennen wir alle. Umso wichtiger ist es, effektive Methoden zu finden, um Prokrastination zu vermeiden bzw. zu überwinden. Hier sind einige Strategien, die helfen können, Prokrastination zu überwinden:

Identifiziere die Gründe für deine Prokrastination: Frage dich mal, warum du bestimmte Aufgaben aufschiebst. Möglicherweise liegt es an mangelnder Motivation, Angst vor Versagen oder Überforderung.

Breche die Aufgabe in kleinere Schritte auf: Wenn du eine große Aufgabe vor dir hast, kann es hilfreich sein, sie in kleinere Schritte aufzuteilen. Auf diese Weise kannst du dich auf eine (Teil-)Aufgabe konzentrieren, anstatt dich von der Gesamtaufgabe überwältigt zu fühlen. Für die Bildung von Haupt- und Unteraufgaben bietet MeisterTask z.B. die Funktion, sich Aufgabe aus Checklisten-Punkten zu generieren. Wenn du das machst, hast du darüber hinaus durch die Funktion der Aufgabenabhängigkeiten auch gleich den Bezug zwischen Haupt- und Unteraufgabe hergestellt. Hierbei musst du allerding beachten, dass die Aufgabenabhängigkeiten in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“ erst aktiviert werden müssen.

Setze dir realistische Ziele: Stelle sicher, dass die Ziele, die du dir setzt, realistisch und erreichbar sind. Wenn du dir zu hohe Ziele setzt, kann das dazu führen, dass du dadurch entmutigt wirst und die Aufgabe deshalb aufschiebst.

Vermeide Ablenkungen: Stelle sicher, dass du während der Arbeit nicht durch Ablenkungen wie Social Media, E-Mails oder Sonstiges unterbrochen wirst. Lege dein Handy am besten außer Reichweite und schließe alle unnötigen Tabs auf deinem PC. Das mag einem anfangs vielleicht ungewohnt vorkommen, hilft aber ungemein.

Nutze die Pomodoro-Technik: Die Pomodoro-Technik ist eine Methode, bei der man eine Aufgabe in kurzen, konzentrierten Einheiten von 25 Minuten erledigt, gefolgt von einer kurzen Pause. Dieser Zyklus wird dann insgesamt 4-mal wiederholt, bis dann eine längere Pause eingelegt wird. Die Technik kann/soll helfen, deine Konzentration und Motivation aufrechtzuerhalten.

Belohnen dich selbst: Stelle sicher, dass du dich nach der Erledigung einer Aufgabe belohnst. Dies kann Ihnen helfen, sich auf die positiven Ergebnisse zu konzentrieren und Sie motivieren, weiterzumachen.

Es gibt viele weitere Strategien, die helfen können, Prokrastination zu überwinden. Probiere das ein oder andere einfach mal aus und finde heraus, was für dich am besten funktioniert.

Mangelnde Delegation

Das Delegieren von Aufgaben an andere kann Zeit und Stress sparen, aber manchmal zögern Menschen, Aufgaben zu delegieren, aus Angst, die Kontrolle zu verlieren oder nicht gut genug zu delegieren. Dies ist oftmals ein typisches „Chef-Problem“. Es ist wichtig zu wissen, welche Aufgaben delegiert werden können, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Wenn möglich, sollten Aufgaben an Mitarbeiter oder Teammitglieder delegiert werden, die die erforderlichen Fähigkeiten haben, um sie zu erledigen. Wenn du den Fortschritt deiner delegierten Aufgaben verfolgen möchtest, kannst du diese in MeisterTask auf deine persönliche Agenda „pinnen“, indem die hierfür z.B. eine Spalte mit „Delegiert“ erstellst.

Das Delegieren von Aufgaben kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn man dazu neigt, alles selbst erledigen zu wollen. Hier sind einige Schritte, die dir helfen können, das Delegieren von Aufgaben zu lernen:

• Identifiziere die Aufgaben, die delegiert werden können: Mach dir eine Liste der Aufgaben, die delegiert werden können, und wähle diejenigen aus, die am besten dafür geeignet sind. Identifiziere auch direkt die Personen, die diese Aufgaben übernehmen können.
• Kläre die Erwartungen: Stelle sicher, dass die Person, der du eine Aufgabe delegierst, genau weiß, was von ihr erwartet wird. Kläre dabei auch die Ziele, Fristen, Prioritäten und den Umfang der Aufgabe.
• Vertraue deinen Mitarbeitenden/KollegInnen: Delegiere Aufgaben an Personen, denen du vertraust und die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen.
• Kommuniziere klar: Stelle sicher, dass die Kommunikation klar und präzise ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Gebe klare Anweisungen und biete Unterstützung an, falls diese benötigt wird.
• Überwache den Fortschritt: Behalte den Fortschritt der Aufgabe im Auge und biete dein Feedback an, wenn nötig.
• Reflektiere und lerne aus Erfahrungen: Nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist, solltest du reflektieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann, um das Delegieren von Aufgaben in Zukunft zu verbessern.

Wie bei jedem neuen Fähigkeit kann es einige Zeit dauern, um das Delegieren von Aufgaben zu lernen. Übung und Geduld sind der Schlüssel zum Erfolg.

Falls du noch weitere Fragen zum Thema Aufgabenmanagement hast oder konkrete Unterstützung in Bezug auf MeisterTask als Tool hierfür benötigst, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem (kostenlosen) Online-Termin mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Den Termin kannst du direkt hier vereinbaren. Oder einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!

Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask– oder MindMeister-Abos 20% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!

(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!