Nicht erst seit Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, wie wichtig es ist, auf „Remote“ umschalten, um auch mobil optimal organisiert zu sein. Hier können Cloud-basierte Aufgabenmanagement-Tools wie MeisterTask* enorm helfen. So kannst du deine Aufgaben ganz einfach visuell erfassen und diese auch mit den anderen Mitgliedern in deinem Team teilen. Die Bedienung von MeisterTask ist kinderleicht. Du benötigst keine „high-end“ Hardware oder umfassende IT-Kenntnisse. Solltest du trotzdem Unterstützung brauchen, kannst du dich natürlich gerne bei mir melden! Dann besprechen wir in einem kostenlosen Online-Termin via MS Teams mal gemeinsam, wie du am besten vorgehen kannst. Termine kannst du hier buchen!
Wie kann mir MeisterTask helfen?
Laufen deine Prozesse reibungslos ab? Klappt die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle oder gehen wichtige Informationen regelmäßig irgendwo unter? Weißt du, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet und wie lange die Erledigung dieser Aufgaben ungefähr dauert? Falls nicht, solltest du über die Einführung eines Tools zum Aufgabenmanagement zumindest mal nachdenken. Mit dem richtigen Tool kannst du jede Aufgabe einfach und anschaulich darstellen und behältst jederzeit den Überblick. Gerade für kleine Handwerksbetriebe, bei denen sich die Mitarbeiter teilweise auch an verschiedenen Orten befinden, ist ein solches Aufgabenmanagement-Tool eine zeitgemäße Lösung.
Innerhalb des Tools werden Aufgaben erfasst, Zuständigkeiten, Fristen oder Schlagworte vergeben und in Echtzeit innerhalb der Aufgabe mit allen Beteiligten kommuniziert. So kannst du bei der Erledigung von Aufgaben jederzeit nachvollziehen, wann welcher Schritt von wem abgearbeitet wurde. Das Erleichtert dir auch bei Rückfragen von Mitarbeitern oder auch Kunden so einiges. So findet die Kommunikation immer dort statt, wo sie hingehört, nämlich aufgabenbezogen. Auch Anhänge, wie Bilder oder PDF-Dateien können ganz einfach in die Aufgabe geladen werden, sodass alle relevanten Informationen jederzeit abrufbar sind.
Welche Vorteile bietet MeisterTask?
Wenn wir mal ehrlich sind, gibt der Markt schon so einiges an Tools zum Aufgaben- und Projektmanagement her. Prinzipiell sind die Unterschiede zwischen den Tools auch eher marginal. Bei der Suche nach der perfekten Lösung für deinen Betrieb reicht ein reiner Vergleich der verschiedenen Tools daher oft nicht aus. Aus meiner Sicht spricht vor allem Folgendes für MeisterTask:
Einfache Bedienung
Meister steht seit jeher für eine intuitive Bedienbarkeit und eine einfache Benutzeroberfläche und wird das unabhängig von weiteren Neuerungen innerhalb des Tools auch so beibehalten. Nutzer können innerhalb kürzester Zeit selbständig, produktiv und ohne großen Schulungs-Aufwand mit MeisterTask arbeiten. Daher eignet es sich z.B. ideal für Betriebe, die gerade erst mit Digitalisierungs-Maßnahmen starten.
Zeit- und Ortsunabhängiger Datenzugriff
Durch die Sicherung der Daten in der Cloud kannst du auch komplexe Projekte einfach und effizient steuern. So lassen sich auch Anrufe, Whatsapp-Nachrichten etc. enorm reduzieren, da die Kommunikation aufgabenbezogen und somit auf dem kürzesten Weg stattfindet. Ein weiterer Vorteil von cloud- bzw. web-basierten Tools wie MeisterTask ist, dass du auf sämtliche Daten von überall aus (z.B. im Büro, auf der Baustelle, im Home Office) zugreifen kannst, ohne dass die Daten vorher auf ein separates Speichermedium kopiert werden müssen. Und selbst wenn ein Smartphone mal verloren geht, sind die Daten trotzdem noch vorhanden.
Optik & Design
Selbst das beste Aufgabenmanagement-Tool führt nur dann zum Erfolg, wenn es auch wirklich von allen Mitgliedern in deinem Team genutzt wird. Dadurch, dass Meister einen Fokus bewusst auch auf Optik & Design legt, wird eine enorme Akzeptanz unter den Nutzern erzielt und das Tool im Arbeitsalltag auch gerne genutzt.
Flexibilität
MeisterTask lässt sich perfekt auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer anpassen. Somit lässt sich das Tool auch von allen Abteilungen eines Unternehmens gut nutzen und die abteilungsübergreifende Kommunikation stark vereinfachen.
Made in Germany
Als europäisches Unternehmen mit Sitz in Deutschland wird Qualität bei Meister großgeschrieben. Das beginnt beim Produkt selbst und setzt sich im Bereich des Datenschutzes sowie dem deutschsprachigen Vertrieb und Support fort. Auch der Serverstandort von MeisterTask befindet sich in Deutschland.
Die MeisterSuite
Letztlich einer der größten Vorteile von MeisterTask ist die intelligente Anbindung an MindMeister* und MeisterNote, die beiden anderen Tools aus dem Hause Meister. MindMeister als marktführende Mindmapping-Software ermöglicht einen fließenden Übergang von Brainstorming- oder Konzeptionsphasen in die eigentliche Projektumsetzung. So kannst du deine Projekte beispielsweise in MindMeister planen, in MeisterTask dann operativ umsetzen und hinterher in MeisterNote dokumentieren.
Was du bei der Einführung von Aufgabenmanagement-Tools sonst noch beachten solltest
- Das Tool sollte keinesfalls zu komplex Selbst wenn man auf die ein oder andere Funktionalität verzichten muss, sollte die einfache Bedienbarkeit an erster Stelle stehen. Nur so schaffst du es auch langfristig, dass alle Teammitglieder gerne mit dem Tool arbeiten
- Auf das Preis-Leistungs-Verhältnis achten: Die meisten Tools, wie auch MeisterTask bieten auch kostenlose Basis-Versionen Diese sind zwar von den Funktionalitäten sehr eingeschränkt, liefern trotzdem einen guten Einblick in das Tool. Unter Umständen reicht eine solche kostenlose Version auch langfristig aus. Falls du MeisterTask in der Business-Version mal für 30 Tage testen möchtest, lass mir einfach eine Nachricht da.
- Schritt für Schritt: MeisterTask bietet in der Business-Version vielfältige Funktionalitäten, die dir das Leben enorm erleichtern können, wie z.B. Automationen, Checklisten(-vorlagen), Aufgaben-Abhängigkeiten, eine Rechteverwaltung etc. Trotz allem ist es meist nicht notwendig, direkt alles einzusetzen, was das Tool hergibt. Vielmehr solltest du dich langsam rantasten und erst mal mit den Basics vertraut machen. Der Rest kommt dann von ganz alleine.
- Integrationsmöglichkeiten: Ein gutes Aufgabenmanagement-Tool lässt sich auch in andere (bestehende) Systeme nahtlos integrieren
- Nimm den Rest deines Teams von Beginn an mit: Nur wenn alle Mitglieder deines Teams auf dem gleichen Wissensstand sind und das Tool richtig nutzen, lässt sich das Aufgabenmanagement auch effizient umsetzen. Hier machen Schulungen zu Beginn der Einführung durchaus Sinn, um Probleme frühzeitig zu erkennen und diesen entgegenzuwirken.
Wenn du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob MeisterTask wirklich das richtige Tool für dich ist, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem gemeinsamen (kostenlosen) Online-Termin via Microsoft Teams mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!
Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!