Heute beschäftigen wir uns mal wieder mit den Basics in MeisterTask* und schauen uns die Projekte und die darin enthaltenen Funktionalitäten mal genauer an. In letzter Zeit gab es ja einige kleinere Neuerungen wie z.B. Projektvorlagen oder verbesserte Zugriffsmöglichkeiten für Admins. Aber wir starten mal ganz am Anfang und schauen uns an, wie so ein Projekt von Grund auf entsteht. Erstellen kannst du neue Projekte über das +-Symbol auf dem Dashboard. Und hier kommt auch schon die erste Neuerung ins Spiel. Hier hast du direkt auch die Möglichkeit, mit Projekt-Vorlagen zu arbeiten oder ein leeres Projekt bzw. eine Projekt-Gruppe zu erstellen. Unter „alle Vorlagen durchsuchen“ stehen dir noch weitere Vorlagen zur Verfügung.
Wir erstellen in unserem Beispiel mal ein leeres Projekt und vergeben im ersten Schritt einen Namen und fügen eine kleine Beschreibung hinzu. Standardmäßig besteht so ein Projekt dann nach dem klassischen Kanban-Prinzip aus insgesamt 3 Spalten mit den Namen „Offen“, „in Arbeit“ und „Erledigt“. Das Schöne an MeisterTask* ist, dass du diese Spalten umbenennen sowie beliebig viele weitere Spalten hinzufügen kannst. Exemplarisch machen wir das heute am Beispiel eines typischen Auftragsablaufs. Dieser kann bzw. wird bei den meisten Betrieben noch deutlich umfangreicher sein, für unser Beispiel sollte das aber völlig ausreichen. Und so sieht das dann nach dem Hinzufügen und Umbenennen von Spalten dann aus (ebenso habe ich die Spalten farblich voneinander abgesetzt):
Das Projekt ist jetzt angepasst, momentan aber noch nicht mit Aufgaben gefüllt. Alles zum Thema Aufgaben ich in einem früheren Beitrag schon mal ausführlich erklärt. Den Beitrag kannst du hier nochmal durchlesen. Was wir uns jetzt anschauen, sind zunächst einmal die Projekteinstellungen. Dahin gelangst du, wenn du auf den kleinen Pfeil neben dem Projektnamen klickst. Es öffnet sich ein Drop-Down-Menü und über den ersten Punkt kommst du in die Projekteinstellungen. Die weiteren Funktionalitäten, die dir hie aufgeführt werden, lassen wir jetzt mal außen vor. Wenn du z.B. wie ich hier am Beispiel deine Spalten farbig darstellen willst, machst du das über die Funktion „Hintergrundbild ändern“. Einmal in den Einstellungen angekommen, stehen dir unterschiedliche Reiter zur Verfügung, die ich nun etwas näher beschreiben will.
Info
Hier hast du die Möglichkeit, das Projekt nochmal umzubenennen, die Beschreibung zu ändern oder auch mit anderen Team-Mitgliedern zu teilen. Ebenso erhältst du hier noch ein paar zusätzliche Infos, z.B. wer der „Projektbesitzer“ ist oder wann bzw. von wem das Projekt erstellt wurde.
Mitglieder
Hier hast du eine Übersicht über alle Projektmitglieder. Außerdem kannst du in diesem Bereich weitere Mitglieder zum Projekt hinzufügen. Das machst du entweder, indem du den entsprechenden Benutzernamen eingibst oder neue Personen über deren E-Mail-Adresse hinzufügst. Du kannst, falls du Inhaber einer Business-Lizenz bist, auch gleich eine Rolle/Berechtigung für neue Mitglieder vergeben. Zur Verfügung stehen dir die Rollen „Administrator“, „Mitglied“, „Gast“, „Kommentator“ und „Nur Lesen“. Interessant ist vor allen die Gast-Rolle. Diese eignet sich u.a., wenn man mit externen Personen innerhalb eines Projekts zusammenarbeitet (z.B. Kunden, Lieferanten etc.). Der „Gast“ kann dann bestimmten Aufgaben hinzugefügt werden, auf die er Zugriff hat. Er sieht dann auch nur diese „Gast-Aufgaben“, nicht aber das gesamte Projekt. Die vergebenen Rollen/Berechtigungen kannst du selbstverständlich nachträglich auch wieder ändern. Ebenso kannst du Personen aus dem Projekt auch wieder entfernen.
Power-Ups
In diesem Bereich kannst du zusätzliche Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Die Zeiterfassung z.B. ist standardmäßig nicht aktiv. Wenn du diese aktivierst, hast du die Möglichkeit, aufgabenbezogen Zeiten zu erfassen. Dies lässt sich sowohl manuell als auch automatisiert (z.B. beim Wechsel einer Aufgabe in eine andere Spalte) abbilden. Die Zeitleiste, eine Art Gannt-Chart, kannst du hier auch aktivieren. Dies gilt jedoch nur für Inhaber der Business-Lizenz, was ein bisschen schade ist. Durch die Zeitleiste bekommst du insgesamt einen noch besseren Überblick über den Projektablauf, indem du für Aufgaben ein „Geplant“-Datum vergibst und diese dann in die Zeitleiste entsprechend übernommen werden. Eine weitere Funktion sind die sog. Aufgabenabhängigkeiten. Das macht Sinn, wenn man z.B. mit Haupt- und Unteraufgaben arbeitet oder aus einzelnen Checklisten-Punkten Aufgaben generiert und diese dann delegiert. So ist der Bezug zur „Hauptaufgabe“ stets ersichtlich. Wie man konkret mit Haupt- und Unteraufgaben arbeitet, werde ich in einem späteren Artikel ausführlicher erklären. Die vorher angesprochenen Rollen-/Rechteverwaltung kannst du in den Power-Ups auch deaktivieren wenn du willst. Daneben stehen dir noch weitere Funktionen zur Verfügung (Slack- oder Zapier-Anbindung, Verknüpfung Google Kalender etc.), auf die ich an dieser Stelle aber nicht näher eingehen will.
Automationen
Dieser Bereich steht ab der Pro-Version zur Verfügung uns kann zum echten Game-Changer werden. Damit kann du spaltenbezogene Automationen einrichten und deinen Workflow somit um einiges effektiver ablaufen lassen. Meine Favoriten im Bereich der Automationen sind z.B. die automatische Aufgabenzuweisung, das automatische Hinzufügen und Entfernen von Fälligkeitsdaten oder das Hinzufügen von Checklisten. Nachfolgend ein Überblick über alle vorhandene Automationen:
Checklisten
Hier kannst du dir unterschiedliche Checklisten bzw. Checklisten-Vorlagen anlegen. Diese kannst du dann entweder manuell zu einer bestimmten Aufgabe hinzufügen oder dies, wie vorher erwähnt, auch automatisiert ablaufen lassen. Mehrere Checklisten machen vor allem dann Sinn, wenn man innerhalb eines Projekts mit unterschiedlichen Zuweisungen arbeitet. So kann sich beim Spaltenwechsel einer Aufgabe die z.B. Zuweisung ändern und die betreffende Person bekommt dann „seine“ relevante Checkliste automatisch „mitgeliefert“. Für Standard-Prozesse würde ich immer empfehlen, mit Checklisten zu arbeiten, das macht einem das Leben erheblich einfacher.
Tags
Zu Deutsch: Schlagworte. Diese kann man sich erstellen, um die Projekte noch übersichtlicher zu gestalten, weil man nach diesen auch gezielt filtern kann. Bei einem Auftragsablaufs könnte man z.B. Tags für „Privatkunde“ oder „Öffentlicher Auftraggeber“ erstellen. Oder auch die Art der ausgeführten Arbeiten „taggen“, z.B. „Malerarbeiten“, „Trockenbau“, „WDVS“ oder Ähnliches.
Benutzerdefinierte Felder
Zu guter Letzt gehen wir noch auf die sog. benutzerdefinierten Felder ein. Diese stehen auch leider erst ab der Business-Version zur Verfügung. Hier lassen sich Textfelder, Zahlen/Nummern-Felder oder Drop-Down-Menüs anlegen. Dies kann man z.B. nutzen, um Kundendaten innerhalb von Aufgaben zu erfassen (Anschrift, Telefonnummer, Kundennummer etc.). Diese Felder werden dann automatisch jeder Aufgabe unterhalb des Notizfeldes hinzugefügt.
Falls du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf die einzelnen Tools von Meister brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts oder dem Konfigurieren von Workflows) oder dir unsicher bist, ob diese Tools auch wirklich für dich geeignet sind, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das mal in einem (kostenlosen) Info-Termin zusammen anschauen. Einfach eine Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich bei dir!
Übrigens kann du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask– oder MindMeister-Abos 20% Rabatt sichern! Ich erhalte dafür im Gegenzug eine kleine Vermittlungsprovision, was mich natürlich sehr freuen würde!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nicht, was ich nicht selber kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!