In letzter Zeit wurde ich des Öfteren gefragt, worin der der genaue Unterschied zwischen der Pro- und der Business-Version von MeisterTask besteht und ob sich die Business-Version meiner Meinung nach lohnt. Bevor ich hier ein Statement abgebe, schauen wir uns zunächst nochmal die wichtigsten Unterschiede der Business- gegenüber der Pro-Version etwas genauer an:
- Zeitleiste
- Benutzerdefinierte Felder
- Rollen und Berechtigungen
- Sicherheitsbeschränkungen
- Erstellen und Verwalten von Benutzergruppen
- Compliance- und Aktivitätsexporte
- Unbegrenzte Dateianhänge pro Aufgabe (bei Pro auf 200 MB begrenzt)
- Priorisierter Support (auch telefonisch)
Die Zeitleiste
Die Zeitleiste hat im Zuge der Veröffentlichung für etwas Unmut bei einigen Usern gesorgt, die sich enttäuscht zeigten, dass diese nur für MeisterTask Business verfügbar ist. Vom Konzept her ist die Zeitleiste vergleichbar mit einem Gantt-Diagramm und ermöglicht dir, alle Aufgaben innerhalb eines Projekts zu planen und inkl. entsprechendem Start- und Enddatum in einer Kalenderansicht darzustellen. Detailliertere Infos zur Zeitleiste wird es demnächst in einem separaten Artikel geben.
Fazit: Von vielen Usern seit langem gewünscht, persönlich nutze ich die Zeitleiste so gut wie gar nicht und kenne derzeit auch noch keine Handwerksbetriebe, die das tun. Da es sich hier aber um eine rein subjektive Einschätzung handelt und die Zeitleiste für viele User bestimmt eine sehr sinnvolle neue Funktion ist, will ich hier keine abschließende Wertung abgeben.
Benutzerdefinierte Felder
Die benutzerdefinierten Felder sind an sich eine gute Sache, vor allem wenn man sie in Verbindung der Erfassung von Kundendaten oder der Erfassung von sonstigen Informationen verwendet. Ich persönlich nutze die benutzerdefinierten Felder in einigen Projekten zur Erfassung von Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail etc.). Wenn du die benutzerdefinierten Felder in den Projekteinstellungen angelegt hast, werden diese dann automatisch jeder neu erstellten Aufgabe hinzugefügt.
Das ist auch das Einzige, was mich persönlich ein wenig daran stört. Ich bräuchte die benutzerdefinierten Felder nicht für alle, sondern nur für einzelne Aufgaben. Deswegen wäre es schön, wenn man die Felder nur für bestimmte Spalten innerhalb des Projekts definieren könnte und nicht für das gesamte Projekt. Außerdem wäre es wünschenswert, wenn sie irgendwann in den Bereich der Automationen eingebunden werden könnten (Automation: „Benutzerdefinierte Felder hinzufügen“). Abschließende Meinung: Persönlich möchte ich nicht drauf verzichten, allerdings kann man Informationen auch anderweitig innerhalb der Aufgabe, z.B. im Notizfeld, vermerken.
Rollen & Berechtigungen
Damit kannst du den Projektmitgliedern unterschiedliche Rollen zuweisen, die mit unterschiedlichen Berechtigungen einhergehen. Du musst vorher aber sicherstellen, dass die Rollen- und Rechteverwaltung aktiv ist. Das machst du in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“. Folgende Rollen kannst du vergeben:
- Administrator: Der Administrator hat vollen Funktionsumfang innerhalb des Projekts, er kann Spalten hinzufügen oder löschen, Automatisierungen erstellen, die Projekteigenschaften ändern, weitere Mitglieder hinzufügen (oder entfernen) und Vieles mehr.
- Mitglied: Kann alle Aufgaben im Projekt verwalten (erstellen, abschließen, löschen, archivieren, zuweisen, etc.), kann aber nichts innerhalb der Projekteinstellungen ändern
- Kommentator: Kann Aufgaben einsehen und kommentieren, hat ansonsten aber keinerlei Berechtigungen innerhalb des Projekts. Wenn der Kommentator eine Aufgabe kommentiert hat, wird er automatisch als Beobachter zu dieser Aufgabe hinzugefügt und ab diesem Zeitpunkt über alle Änderungen der Aufgabe informiert.
- Nur Lesen: Wie der Name vermuten lässt, kann eine Person mit dieser Rolle zwar alle Aufgaben in einem Projekt „lesen“ bzw. betrachten, ansonsten stehen keine weiteren Funktionalitäten zur Verfügung.
Die Rollen kannst du in den Projekteinstellungen jederzeit ändern. Wenn du weitere Mitglieder manuell zum Projekt hinzufügst, kannst du deren Rolle auch vorher bereits definieren.
Wenn man jetzt z.B. mit Kunden, Planern, anderen Gewerken etc. in einem Projekt zusammenarbeitet, um diese über die Status des Projekts zu informieren oder um aufgabenbezogen zu kommunizieren, macht eine Rollenvergabe natürlich Sinn. In dem Fall wären die externen Mitglieder dann eben mit Kommentatoren- bzw. Lese-Rechten ausgestattet, um zu vermeiden, dass Aufgaben (versehentlich) verändert werden.
Beachte: Die Rollen und Rechte sind immer nur Projektbezogen, d.h., dass du in dem einen Projekt Administrator sein kannst, dafür in einem anderen evtl. nur Lese-Rechte besitzt.
Sicherheitsbeschränkungen
Als Administrator eines Business-Accounts hast du noch weitere Einstellungsmöglichkeiten bzgl. der Sicherheit. In diesen Bereich gelangst du, wenn du auf dem Dashboard auf dein Profilbild klickst dann „Mein Benutzerkonto“ -> „MeisterTask“ -> „Einstellungen“. Hier kannst du dann einstellen, wen deine Teammitglieder einladen können und welche weiteren Funktionen du unter Umständen für deine Teammitglieder deaktivieren möchtest:
Erstellen und Verwalten von Benutzergruppen
Dieses Feature bietet den Usern von MeisterTask Business folgende Vorteile:
- Du kannst in neu erstellte Projekte direkt die ganze Gruppe einladen und musst nicht immer alle Mitglieder einzeln hinzufügen
- Wenn neue Mitarbeiter zu deinem Unternehmen hinzustoßen, musst du diese nicht in alle bestehenden Projekte manuell einladen, sondern fügst sie einfach einer bestehenden Gruppe hinzu. Dann werden mit dieser Person automatisch alle für diese Gruppe freigegebenen Projekte geteilt.
Die Einrichtung von Benutzergruppen eignet sich in einem Handwerksbetrieb z.B. zum Erstellen von verschiedenen Kolonnen/Teams. Auch eine Gruppen-Einteilung, z.B. in „Planung“, „Fertigung“ und Montage“ wäre ein denkbares Szenario.
So erstellst du Benutzergruppen in MeisterTask:
Du klickst auf dein Profilbild am rechten oberen Bildrand, gehst dann auf „Mein Benutzerkonto“, dann im linken Bildrand auf „Mein Team“ – „Mitglieder und Gruppen“
Team-Projekte
Wenn du ein neues Projekt erstellst, kannst du wählen, ob du dieses Projekt für dein ganzes Team sichtbar machst oder nur für die Projektmitglieder (also die, die du „aktiv“ ins Projekt einlädst). Wenn du ein Team-Projekt erstellst, müssen die Mitglieder allerdings selbständig „aktiv“ diesem Projekt beitreten, um mitzuwirken.
Die Übersicht über alle Team-Projekte erhältst du, indem du auf der linken Seite des Dashboards nach Team-Projekten filterst (und diesen bei Bedarf dann beitrittst).
Priorisierter Support
Falls sich vermehrt Support-Anfragen ergeben, ist die Priorisierung als MeisterTask Business User natürlich schön. Bei Bedarf ist auch Telefon-Support möglich. Im Normalfall sind die Reaktionszeiten des Supports aber auch für Pro-User absolut in Ordnung.
Weitere Features, wie z.B. die Möglichkeit des Exports aller deiner Team-Aktivitäten oder eines Compliance-Exports wie auch die unlimitierte Größe an Datei-Anhängen sind (meiner Meinung nach) weniger interessant.
Fazit
Ganz ehrlich, ich bin da immer noch etwas unentschlossen, ob die beschriebenen Funktionen den Mehrpreis von MeisterTask Business gegenüber MeisterTask Pro tatsächlich rechtfertigen. Dennoch kommt es (wie eigentlich immer) natürlich drauf an…. Ein Administratorenkonto inkl. Rollen- und Rechteverwaltung macht in einem Team ab einer bestimmten Größe absolut Sinn und wenn man innerhalb von Projekten noch mit externen Personen zusammenarbeitet natürlich umso mehr.
Meine Empfehlung ist deshalb im Normalfall, dass zumindest eine Person im Unternehmen (Chef, Projektleiter/-verantwortlicher) mit einer Business-Version ausgestattet sein sollte. Für die anderen User sollte die Pro-Version prinzipiell ausreichen, damit lässt sich auf jeden Fall vernünftig arbeiten. Nähere Infos zu MeisterTask Pro findest du hier.
Falls weitere Business-Lizenzen benötigt werden, ist das Upgrade ja schnell gemacht. Mit der kostenlosen Version ist das allerdings so eine Sache… Durch die Beschränkung auf 3 Projekte in der kostenlosen Version kann das für den ein oder anderen Betrieb vielleicht sogar reichen, jedoch muss man neben der geringen Anzahl an Projekten auch in Sachen Funktionalität so viele Abstriche machen (keine Automationen, keine Agenda, keine wiederkehrenden Aufgaben, kein Statistik-Bereich, keine Integrationen von anderen Apps usw.), dass ich grundsätzlich davon abraten würde.
Ich hoffe, dass ich dir bei der Entscheidung über die richtige Version einigermaßen weiterhelfen konnte und würde mich freuen, wenn du auch in Zukunft wieder hier vorbeischaust!
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Du kannst aber im ersten Schritt auch einfach mal die kostenlose Version ausprobieren, falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast!