Die Business-Version von MeisterTask* eignet sich speziell für größere Teams, die u.a. mit externen Personen (z.B. Kunden oder Freelancer) zusammenarbeiten. Heute schauen wir uns die einzelnen Funktionen, die MeisterTask Business zu bieten hat, im Detail mal an.
Rollen & Berechtigungen
Diese Funktion ermöglicht dir, Projektmitgliedern verschieden Rollen zuzuweisen. Zu den aktuell verfügbaren Rollen von MeisterTask Business gehören:
- Administrator: Ein Administrator hat vollen Zugriff auf alle Funktionalitäten innerhalb von Projekten. Er kann also u.a. Spalten hinzufügen oder löschen, Automationen verwalten oder die Projekteigenschaften ändern.
- Mitglied: Als Mitglied kann man innerhalb von Projekten sämtliche Aufgaben verwalten (erstellen, ändern, zuweisen, löschen, archivieren, etc.).
- Kommentator: Ein Kommentator kann Aufgaben einsehen und kommentieren, diese aber nicht verändern (z.B. löschen). Wenn ein Kommentator eine Aufgabe kommentiert, wird er dieser automatisch auch als Beobachter hinzugefügt. Somit wird er über weitere Änderungen innerhalb der Aufgabe auch stets informiert.
- Nur Lesen: Mit dieser Rolle kann man auf das Projekt zwar zugreifen und alle darin enthaltenen Aufgaben sehen, diese allerdings in keiner Weise bearbeiten
Die Vergabe von Rollen bzw. Berechtigungen gilt aber immer nur für ein bestimmtes Projekt, nicht Projektübergreifend. Das bedeutet, dass eine Person in einem Projekt Administrator sein kann, in einem anderen Projekt aber lediglich Leserechte besitzt.
Standardmäßig ist diese Funktion nicht aktiv. Damit du sie nutzen kannst, musst du sie in den Projekteinstellungen unter „Power-Ups“ aktivieren.
Wenn du die Funktion aktiviert hast, kannst du in den Projekteinstellungen die Rollen und Rechte der Projektmitglieder anpassen. Die aktuelle Rolle siehst du recht neben der E-Mail-Adresse der entsprechenden Person. Um diese zu ändern, klickst du darauf und wählst dann im Dropdown-Menü eine neue Rolle aus:
Die Rollen bzw. Rechte kannst du jederzeit anpassen. Wenn du neue Personen ins Projekt einlädst, kannst du die Rollen auch direkt bei der Einladung vergeben.
Benutzerdefinierte Felder
Als MeisterTask Business-User kannst du in allen Projekten sog. Benutzerdefinierte Felder anlegen, die dann jeder Aufgabe beim Erstellen automatisch hinzugefügt werden. Du kannst hier reine Textfelder anlegen, oder auch Nummern-Felder und Dropdown-Menüs. Ob und wie man die benutzerdefinierten Felder am besten nutzt, muss jeder für sich entscheiden. Ein typischer Anwendungsfall wäre z.B. im Bereich der Erfassung von Kundendaten. Anlegen kannst du die benutzerdefinierten Felder wieder in den Projekteinstellungen unter „Felder“:
Wenn du im Projekt dann eine neue Aufgabe erstellst, siehst du die benutzerdefinierten Felder unter dem Notizfeld der Aufgabe.
Ich würde mir für die Zukunft noch wünschen, dass sich die benutzerdefinierten Felder alternativ auch nur auf bestimmte Aufgaben oder innerhalb von bestimmten Spalten anwenden lassen. Je nachdem, wie man diese letztlich nutzt, sind sie nicht bei allen Aufgaben zwingend notwendig. Ebenso wäre eine Automation, z.B. „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ natürlich super, diese gibt es derzeit noch nicht. Alles in allem aber auf jeden Fall eine gute Funktion.
Zeitleiste
Jaja, diese Funktion hat bei ihrer Veröffentlichung durchaus für Aufsehen gesorgt – im positiven wie im negativen Sinne. Das war wohl eine der häufigsten gewünschten Funktionen und einige User waren hinterher enttäuscht, dass sie nur für Business-User verfügbar ist. Irgendwie aber schon verständlich, schließlich muss sich der Mehrpreis von MeisterTask Business gegenüber MeisterTask Pro ja auch irgendwo bemerkbar machen.
Vom Prinzip her ist die Zeitleiste ein etwas „abgespecktes“ Gantt-Diagramm, mit dem es möglich ist, alle Aufgaben eines Projekts in Form einer Kalenderansicht darzustellen, mit Anfangs- und Enddatum der Aufgabe und Aufgabenzuweisung. Das Enddatum der Aufgabe entspricht hierbei nicht dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe. Beides kann unabhängig voneinander eingestellt werden. Die Farbe der Aufgabe in der Zeitleiste entspricht immer der Farbe der Spalte, in der sich die Aufgabe befindet. Einen etwas ausführlicheren Artikel zur Zeitleiste findest du hier. Und so könnte das z.B. aussehen:
Funktionen beschränken
Als Administrator von MeisterTask Business kannst du einige Funktionen bzw. Zugriffsrechte für andere Mitglieder deines Teams beschränken, z.B. auf die Integrationen, die Statistiken & Berichte oder auf externe Anhänge. Diese Anpassungen kannst du in deinen Kontoeinstellungen durchführen („Mein Konto“ > „MeisterTask“ > „Einstellungen“ > Sicherheit“).
Benutzergruppen
Du kannst innerhalb deines Accounts sog. Benutzergruppen anlegen. Das hat zum einen den Vorteil, dass du Projekte schnell und einfach mit mehreren Personen gleichzeitig teilen kannst. Zum anderen kannst du z.B. neue Mitarbeiter deinen Benutzergruppen hinzufügen und musst diese nicht manuell in jedes Projekt einzeln einladen. Neue Mitarbeiter sind dann automatisch in allen Projekten, die mit dieser Benutzergruppe geteilt werden. Benutzergruppen eignen sich u.a. für unterschiedliche Bereich eines Unternehmens (z.B. „Team Akquise“, „Team Vertrieb“, „Team Entwicklung“ usw.)
Benutzergruppen erstellen kann immer nur ein Administrator des Accounts. Dorthin gelangst du über deine Kontoeinstellungen („Mein Konto“ > „Mein Team“ > „Mitglieder & Gruppen“).
Die erstellten Gruppen kannst du auch jederzeit umbenennen oder wieder löschen. Wenn du nun ein neues Projekt erstellst, kannst du dann direkt eine ganze Benutzergruppe dazu einladen.
Team-Projekte
Wenn du ein neues Projekt erstellst, kannst du auswählen, ob du das Projekt nur für die Projektmitglieder sichtbar machen willst (also die Personen, die du selbst aktiv einlädst) oder direkt für dein gesamtes Team. Standardmäßig können dann alle Team-Mitglieder auf die Team-Projekte zugreifen. Um aktiv daran/darin mitarbeiten zu können, müssen Sie diesem allerdings erst beitreten. Das können Sie, indem sie auf dem Dashboard unter „Projekte“ zwischen „Aktive Projekte“ auf „Team-Projekte“ umschalten und dann beitreten.
Fazit
Alles in allem sprechen vor allem die Rollen- und Rechteverwaltung sowie die Zeitleiste für MeisterTask Business. Wie anfangs bereits erwähnt, macht dies für größere Teams absolut Sinn. Ich bin allerdings der Meinung, dass man auch mit der Pro-Version schon vernünftig arbeiten kann, ohne zu viel Abstriche machen zu müssen. Ich hoffe, dass ich dir bei der Entscheidung über die richtige Version ein wenig weiterhelfen konnte und würde mich freuen, wenn du auch in Zukunft wieder hier vorbeischaust!
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Wenn du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts oder bei der Konfiguration von Projekten und Workflows), darfst du mich jederzeit kontaktieren. Einfach per E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst besitze oder selbst getestet habe!