Kanban-Methode, Kanban-Prinzip, Kanban-Boards – es gibt viele Begriffe, die auf diesem Wort beruhen und den Einzug in den Büro- oder Managementalltag geschafft haben. Und sie klingen komplizierter, als es eigentlich ist. „Kanban“ heißt auf Deutsch schlicht „Karte“ oder „Zettel“.
Kanban ist ein Prinzip oder eine Methode, die zur Steuerung von Prozessen eingesetzt wird. Dies wird mit Hilfe von „Karten“ erreicht, die Arbeitsschritte und Abläufe visuell darstellen und auf dem Kanban-Board – eine Art Tafel mit übersichtlichen Spalten – arrangiert werden. Dadurch hat man mehrere Vorteile:
- Arbeitsschritte und Aufträge sind visualisiert und damit einfach sichtbar
- Man sieht sowohl den Prozess als Ganzes als auch einzelne Schritte
- Dadurch entsteht eine hohe Transparenz
- Ausgehend von dieser einfachen Struktur kann man individuell z. B. mit Farben arbeiten, um noch höhere Effektivität zu erzielen.
Neben Prozessen lässt sich die Kanban-Methode auch auf das Personal anwenden. Damit wird ganz einfach sichtbar, wer gerade eine Aufgabe erledigt, wo Bedarf oder Freiraum besteht und bei welchem Schritt einzelne Mitarbeiter gerade sind. Kurz gesagt, ist es eine ToDo-Liste: Links die offenen Aufgaben, mittig die in Arbeit befindlichen Aufgaben und rechts die abgeschlossenen Aufgaben.
Die Stärken von Kanban
Kanban ist dazu konzipiert, Übersichtlichkeit zu schaffen und auf neue Entwicklungen schnell reagieren zu können, einfach und effizient. Daher wird es im Lean Management eingesetzt und hilft dabei, die benötigte Zeit für Absprachen und Meetings gering zu halten.
Darüber hinaus ist es möglich, die Funktionalität oder Komplexität des Boards weiter anzupassen. Du möchtest ein Board pro Projekt? MeisterTask hat diese Funktion parat und setzt sie erfolgreich ein. Dennoch hast du die Freiheiten, alle Boards unterschiedlich und nach deinen Wünschen oder auch technischen Vorgaben zu gestalten.
- Kanban ist einfach, schnell und flexibel
- Die Visualisierung betrifft auch aufkommende Probleme: Hier zeigen Farben oder Tags, wo gegengesteuert werden muss
- Im Büro oder Konferenzraum aufgebaut lassen sich schnell und einfach Probleme innerhalb einer Aufgabe diskutieren und lösen
- Aufgaben können vergeben werden, oder Mitarbeiter nehmen sich selbstständig freie Aufgaben
- Du kannst Kanban leicht in deine bestehende Organisation einbauen und es mit anderen Methoden kombinieren.
Neben dem Aspekt der Visualisierung gibt Kanban auch eine klare Begrenzung vor, nämlich das Board. Das heißt, man wird schon gleich zu Beginn dafür belohnt, Aufgaben klein und verständlich zu halten und das Board nicht mit komplizierten Arbeitsaufträgen überlaufen zu lassen. Häufig wird daher auch die Zahl der aktuell verfügbaren Tickets (oder Tags in MeisterTask) begrenzt. Wenn Sie 20 Tags vergeben haben, müssen sich die Projektmitarbeiter also erst den anstehenden Aufgaben mit deren Tags widmen, bevor diese wieder verfügbar werden. So wird garantiert, dass Aufgaben nicht lange liegen bleiben und viele Ressourcen aufbrauchen.
Im Statistik-Bereich kannst du (ab der Pro-Version) mit MeisterTask auch analysieren, wie viel Zeit die Bearbeitung von Aufgaben in Anspruch nimmt oder auch welcher Mitarbeiter wie viele Aufgaben abarbeitet.
Die Schwächen von Kanban
Neben Stärken gibt es natürlich auch immer Schwächen, die ein System mit sich bringt. Über diese solltest du dir im Klaren sein, bevor du dich Hals über Kopf in die Arbeit mit Kanban stürzt:
- Das Kanban-Board bestimmt zu einem Teil den Erfolg. Das heißt, jeder kann darauf zugreifen, aber es darf auch nichts verloren gehen
- Manche Mitarbeiter stellen sich eventuell gegen das System, da sie befürchten, dass eine zu geringe Leistung sichtbar wird
- Die Übersichtlichkeit ist für kleine, gut abzuarbeitende Projekte optimiert. Große, komplizierte Projekte sind damit schwierig umzusetzen
Das heißt auch, dass Kanban keine Kommunikation oder Meetings ersetzt. Im Gegenteil, Rückmeldung zu den Aufgaben und Arbeitsaufträgen zu erhalten ist sehr wichtig und sollte auch in Kanban z. B. anhand eines Tags integriert werden. Durch die Einfachheit der Methode gibt es die Möglichkeit, sich zu verzetteln, indem Aufgaben unnötig kleinteilig erstellt und verteilt werden. Klug Aufgaben zu definieren ist daher einer der Erfolgsfaktoren!
Arbeiten mit MeisterTask und der Kanban-Methode
MeisterTask bietet schon eine Grundstruktur, die dem Nutzer nahelegt, wie er sich am besten organisiert. Du kannst viele Projekte anlegen und alle mit der Kanban-Methode bearbeiten. Dazu lassen sich Mitarbeiter hinzufügen, eine Aufgabenbeschreibung oder eine Checkliste anlegen und auch Anhänge hochladen. Das heißt, Kanban wird hier effektiv mit einer modernen Cloud kombiniert! Durch die Kommentarfunktion wird die Rückmeldung ganz einfach gestaltet und es lassen sich gezielt wichtige Updates oder Nachfragen steuern.
Arbeit und Zeit sparen mit Automationen
Automationen sind einer der wichtigsten Bestandteile von MeisterTask. Sie ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu automatisieren und dadurch viel Zeit und Arbeit einzusparen. Besonders bei stetig wiederkehrenden Aufgaben (ein Feature, das es in Zukunft auch in MeisterTask geben soll!) hat man damit Vorteile. Mehr zum Thema Automationen kannst du hier nachlesen.
Wenige Klicks reichen aus, um automatisch Mails zu versenden, Aufgaben zu verschieben, Aufgaben neu zuzuweisen und vieles mehr. Auch die Integrationen mit Apps wie Zapier oder Office365 sorgen dafür, dass MeisterTask dank seines Funktionsumfangs auch anspruchsvollere Projekte gut innerhalb des Kanban-Systems abbilden kann.
Aufgabenmanagement auf einer neuen Stufe: Online und mobil
MeisterTask bietet ein übersichtliches Dashboard, in dem alle Projekte und Aufgaben angezeigt werden, mit Fälligkeitsdatum. Darüber hinaus gibt es die Checkliste, die man für sich selbst nutzen kann, um sich kleine Notizen und ToDos zu erstellen.
Für die reibungslose Kommunikation gibt es die „Benachrichtigungen“-Spalte, in der namentliche Erwähnungen in Kommentaren sowie erledigte und zugewiesene Aufgaben sichtbar sind. Dadurch sorgt MeisterTask auch in dieser Ansicht für einen sehr guten Überblick über Projekte und aktuelle Entwicklungen bei Aufgaben. Das Beste: Du kannst online und sogar von unterwegs auf alle Informationen zugreifen! Egal ob PC, Tablet, Browser oder SmartWatch – MeisterTask ist immer aktuell und verfügbar.
Zusätzliche PS unter der Haube: Statistiken
Wer in MeisterTask noch tiefer einsteigen möchte, kann Integrationen und Power-Ups wie die Zeiterfassung verwenden. Auch Analysetools sind enthalten, mit einem Klick auf den Benutzer-Avatar und „Statistiken“ kann man damit sehen, wie sich Performance, Zeiterfassung und Berichte zu Aufgaben darstellen.
Egal ob offene, abgeschlossene, überfällige oder anstehende Aufgaben, die Statistik von MeisterTask liefert dir alles was du brauchst, um die Effizienz deiner Prozesse (und Mitarbeiter) zu verbessern. Darüber hinaus gibt es einen Punkt, der sich nur mit „Aufgaben mit langer Laufzeit“ beschäftigt. Das sind in der Regel die Prozesse, die du noch verbessern kannst – sei es in der Abstimmung, im Einsatz von Ressourcen oder auch in der Aufgabenverteilung.
Fazit
Die Kanban-Methode ist ein sehr gutes Werkzeug für kleine Teams oder Betriebe und kann in dieser Umgebung für viele Bereiche eingesetzt werden. Egal ob Projektmanagement oder Personal, mit wenigen Mausklicks kannst du dir ein Board aufbauen und es nach deinen Wünschen gestalten. MeisterTask hebt dieses Prinzip auf die nächste Stufe, indem es digital Erinnerungen, Fälligkeiten, Nennungen und Aufgaben verwaltet und so eine optimale Organisation ermöglicht. Durch Automationen, den Upload von Dateien und die Verfügbarkeit auch auf mobilen Geräten bis hin zur SmartWatch hast du dein Projektboard immer dabei und bist stets auf dem neusten Stand!
Übrigens: Unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ kannst du dir zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern! Im Gegenzug erhalte ich dann eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!
Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren! Oder du möchtest direkt MeisterTask Business für 30 Tage kostenlos testen? Kein Problem, lass mir dazu einfach eine Nachricht da und ich schicke dir umgehend einen Aktivierungslink per Mail!