Im Handwerk würde sich niemand als Projektmanager beschreiben, doch in der modernen Arbeitswelt ist dies ein ganz normaler Begriff. Was digitalisierte Handwerker schon heute und in Zukunft noch viel mehr tun werden, lässt sich mit Fug und Recht als digitales Projektmanagement bezeichnen. Das Projektmanagement als solches beinhaltet das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten – je digitaler, desto besser. Einfach ausgedrückt: Digitales Aufgaben- und Projektmanagement realisiert Projekte in der digitalen Welt und nutzt dabei insbesondere digitale Werkzeuge und Methoden.
Ab wann ist die Arbeit digital?
Die Frage, die sich dann stellt, ist: Wann ist meine Arbeit denn digital? Das Wort wird immer häufiger gebraucht und hat auch unterschiedliche Anwendungen. Du bist online, erfasst Daten und verarbeitest sie mit technischen Geräten? Das ist schon digital. Die Arbeitszeiten in deinem Betrieb digital erfasst, deine Prozesse laufen digital und flexibel, das Büro ist weitestgehend papierlos? Das ist auch digital, aber schon eine Stufe höher.
In Bezug auf das digitale Projektmanagement bedeutet das, Software in Verbindung mit dem Internet und Web-Technologien zu nutzen, um Projekte, mobile Anwendungen, Communities und Kommunikationsplattformen oder sogar Webseiten zu planen und umzusetzen. Doch was bedeutet das für deinen Betrieb?
Ganz einfach: Du hast jetzt die Möglichkeit, deine Projekte digital zu verwalten, wie z.B. mit MeisterTask. Damit kannst du Prozesse und Mitarbeiter für die Projekte einplanen, erhältst Rückmeldung über die aktuellen Kapazitäten und Vorgänge, kannst deine Projekte digital und mobil dokumentieren und Vieles mehr. Wie du MeisterTask im Bereich der Baustellendokumentation einsetzen kannst, erfährst du hier. Prinzipiell könntest du damit sogar die Arbeitszeiten digital und mobil erfassen.
Digitales Aufgaben- und Projektmanagement ermöglicht dir:
- Überblick über Aufgaben und Mitarbeiter zu erstellen
- Prozesse schneller und flexibler zu gestalten
- Gezielt und schnell zu reagieren
- Jederzeit mobil und aktuell auf alle erforderlichen Daten zuzugreifen
- Auch gegenüber dem Kunden besser und transparenter zu wirken
- Aktuelle Prozesse zu verbessern und sichere, bessere Prozesse zu etablieren.
Neben der Arbeit, die diese Systeme dir abnehmen, gibt es einen weiteren, wichtigen Punkt, der für das digitale Aufgaben- und Projektmanagement spricht: Die Verfügbarkeit von Informationen. Du kannst nun nämlich jederzeit, auch mobil auf deine digitale Projektmappe zugreifen. Textnachrichten von Kunden, Lieferanten und Auftragnehmern erhältst du in Echtzeit und kannst auch entsprechend schnell reagieren, wenn z. B. Material fehlt. Bilder zum Vorher/Nachher-Vergleich, zur Dokumentation von Schäden etc. erleichtern die Arbeit und auch die Dokumentation z. B. im Reklamationsfall um ein Vielfaches.
Transparenz und genauere Planung
Dazu kommt: Meilensteine, Aufgabenlisten und Aufgaben helfen dir, komplexe Projekte in überschaubare Einheiten zu organisieren. Checklisten, Unteraufgaben, wiederkehrenden Aufgaben und Abhängigkeiten geben dir die Möglichkeit, das Projekt (die Baustelle) so weit und detailliert zu planen, wie du es dir wünschst. Durch das Aufgabenmanagement mit digitalen Tools entsteht eine Transparenz, die sowohl für die Mitarbeiter als auch den Chef vorteilhaft ist. Sie ermöglicht eine genauere und bessere Planung und beugt zeitraubenden Ausgleichsarbeiten vor, die durch unklare Aufgaben, nicht berücksichtigte Aufgabenbeziehungen oder falsche Termin-/Zeitangaben entstehen können.
Durch die Digitalisierung entstehen neue Marktbereiche und auch immer speziellere Kundenbedürfnisse und Wünsche. Durch diese Marktdynamik wird auch die Digitalisierung immer wichtiger: Dein Betrieb steht im Wettbewerb mit anderen mehr oder minder stark digitalisierten Betrieben. Gleichzeitig nutzt fast jeder Handwerksbetrieb die Digitalisierung etwas unterschiedlich.
Eine beliebte Möglichkeit ist, statt einer großen Investition in den ganzen Betrieb zuerst eine Potenzialanalyse durchzuführen und dann bestimmte Teilbereiche deines Betriebs zu digitalisieren.
Fazit
Wer von der digitalen Transformation profitieren will, muss auch digitales Aufgaben- und Projektmanagement umsetzen. Prinzipiell würde ich dir empfehlen, auch das technische Know-how der Mitarbeiter zu verbessern. Das hilft, um organisatorische und technische Anpassungen vornehmen und die Veränderungen managen zu können. Das Problem, aber auch die Chance liegt in einer einfachen Wahrheit: Der Weg dorthin ist höchst individuell. Wichtig ist vor allem, dass Betriebe nun ihre Potenziale identifizieren und möglichst bald mit der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen beginnen. Maßnahmen im Bereich des Aufgaben- und Projektmanagements eignen sich hierfür hervorragend!
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Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren!