Wenn du bereits die ersten Erfahrungen mit MeisterTask* gesammelt hast, dann sollte dir das Kanban-Prinzip schon das ein oder andere Mal begegnet sein. Standardmäßig besteht ein solches Projekt aus drei Spalten: „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

Ich werde oft gefragt, welche Spalten denn sinnvoll sind und welche nicht. Ganz ehrlich: Das ist völlig individuell. Es gibt Betriebe und Projekte, das reichen die klassischen drei Kanban-Spalten aus. Daneben gibt es Betriebe, die ihre komplette Auftragsabwicklung mit MeisterTask abbilden. Da wird es mit drei Spalten dann schon schwierig. Heute werde ich versuchen, euch anhand von einigen Beispiele ein paar Ideen mit auf den Weg zu geben, wie ihr eure Projekte gestalten könnt. Wir beginnen mal mit dem klassischen Kanban-Projekt. Dies sieht in MeisterTask nach Erstellung erst mal folgendermaßen aus:

Standard Kanban-Board

Das Prinzip ist recht einfach: Alle erfassten Aufgaben durchlaufen das Board von links nach rechts. In der Spalte „Offen“ werden logischerweise alle offenen Aufgaben erfasst. Wird an Aufgaben gearbeitet, werden dies in die Spalte „In Arbeit“ verschoben. Damit sich in dieser Spalte nicht zu viele Aufgaben ansammeln, kann man u.U. darüber nachdenken, die Funktion der sog. WIP-Limits zu nutzen. WIP steht für „Work In Progress“. Damit lässt sich die maximale Anzahl an Aufgaben pro Spalte definieren.

Oftmals ist es in MeisterTask ja so, dass man mit mehreren Personen innerhalb eines Projekts zusammenarbeiten. Da kann es dann auch mal vorkommen, dass man mit einer Aufgabe zwar fertig ist, aber z.B. noch auf Feedback oder Freigabe wartet. Hier empfiehlt es sich, eine weitere Spalte dafür hinzuzufügen. In diesem Beispiel nennen wir diese Spalte einfach mal „Wartet“:

Spalten in MeisterTask

Was tun wenn sich in der „Offen“-Spalte nun gefühlt 100 Aufgaben befinden? Für diesen Fall könnte man sich eine sog. Backlog-Spalte anlegen. In dieser Spalte landen dann erst mal alle Aufgaben, die noch gar nicht wirklich konkret sind, die „irgendwann mal“ fällig sind oder die von der Priorität her sehr niedrig bewertet werden. Du wirst ab und zu feststellen, dass in dieser Spalte Aufgaben erfasst werden, die zu einem späteren Zeitpunkt dann überhaupt keine Relevanz mehr haben und dann einfach gelöscht werden können. Ich persönlich nutze diese Spalte eher als „Reminder“ in Kombination mit meiner Checkliste auf dem Dashboard. Dort erfasse ich täglich mehrere Checklisten-Punkte, die ich dann entweder direkt erledige oder auch ganz einfach in Aufgaben umwandeln kann. Diese Aufgaben landen dann im Normalfall erst mal in der Backlog-Spalte und werden dann hinterher terminiert und priorisiert (oder eben nicht).

Aufgaben Backlog

Das Schöne an Kanban-Boards ist ja, dass so sie so flexibel sind. Du kannst sie also so anpassen, wie du möchtest. Neben den projektbezogenen Kanban-Boards stehen die unzählige weiter Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. So kannst du deine Kanban-Boards z.B. auch zur Zeitplanung (Tages-, Wochen-, Jahresplanung etc.) nutzen.

Wochenplanung mit MeisterTask

Auch themenbezogene Kanban-Boards sind natürlich denkbar. Wenn du jetzt beispielsweise regelmäßig Content für unterschiedliche Social Media Kanäle erstellst, könnte dieses Board wie folgt aussehen:

Social Media mit MeisterTask

Jetzt muss man natürlich dazu sagen, dass Kanban-Boards zur Zeitplanung oder themenbezogene Kanban-Boards eigentlich keine „richtigen“ Kanban-Boards sind, sondern eher der Übersichtlichkeit dienen. Hier soll einfach nochmal deutlich werden, für welch unterschiedliche Einsatzgebiete sich Kanban-Boards grundsätzlich eignen. Ich hoffe, dass ich dir heute die ein oder andere Idee mit auf den Weg geben konnte!

Falls du hier neu bist und bisher vielleicht noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask und der Kanban-Methode gemacht hast, würde ich dir empfehlen, die Business-Version von MeisterTask mal für 30 Tage kostenlos zu testen. Dann hast du vollen Funktionsumfang und kannst hinterher am besten beurteilen, ob MeisterTask für dich passt. Lass mir dafür einfach eine Nachricht da und ich schicke dir so schnell wie möglich einen Link, mit dem du die Version aktivieren kannst! Nähere Infos zu Versionen und Preisen von MeisterTask findest du hier.

Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask-Abos 10% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!

Wenn du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts), darfst du mich jederzeit kontaktieren. Einfach per E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de

(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst besitze oder selbst getestet habe!