Die Kanban-Methode unterstützt dich dabei, deine Arbeitsabläufe schneller und effizienter abzubilden. Auf deinem (digitalen) Kanban-Board kannst du deine Projekte inkl. aller Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten, Prioritäten etc. schön und einfach visualisieren. Der Kerngedanke der Kanban-Methode ist recht simpel und basiert auf folgenden Grundelementen:

  1. Pull statt Push: Das bedeutet, dass Aufgaben nicht einfach zugewiesen, sondern „geholt“ werden. Die Anzahl an Aufgaben wird dadurch automatisch gesteuert. In MeisterTask* kannst du dir z.B. eine eigene Spalte (z.B. Aufgaben-Backlog) erstellen, erst einmal alle Aufgaben dort erfassen und dann, je nach Bedarf, in die weiteren Spalten ziehen.
  2. Transparenz durch Visualisierung: Dadurch, dass alle deine Aufgaben innerhalb eines Projekts visuell abgebildet sind, kann der aktuelle Stand des Projektes auf einen Blick erfasst werden.
  3. Einfache Kommunikation: Mit einem Kanban-basierten Tool wie MeisterTask sparst du dir weitere Tools zur Kommunikation. Die Kommunikation findet dort statt, wo sie hingehört, nämlich aufgabenbezogen. Innerhalb der Aufgaben werden alle notwendigen Informationen erfasst.

Die Einführung eines Kanban-Tools wie MeisterTask erfordert keine großen Ressourcen. Sowohl was die Hardware als auch den zeitlichen Aufwand der Einführung betrifft. Aufgrund der einfachen und intuitiven Bedienung kannst du den Umgang mit MeisterTask innerhalb kürzester Zeit lernen. Solltest du dennoch Unterstützung brauchen, kannst du dich gerne bei mir melden!

Wie funktioniert Kanban?

Kurz gefasst funktioniert die Kanban-Methode folgendermaßen: Auf einer (digitalen) Tafel, dem Kanban-Board, werden Aufgaben in Form von Karten erfasst und nach dem jeweiligen Bearbeitungsstatus sortiert. Grundsätzlich unterscheidet die Kanban-Methode den Bearbeitungsstatus „Offen“ (bzw. To Do), „In Arbeit“ (Doing) und „Erledigt“ (Done). Wenn du in MeisterTask ein neues Kanban-Board erstellst, sieht das erst mal so aus:

Kanban-Board

Offen: Hier werden erst mal alle Aufgaben erfasst, die noch nicht in Bearbeitung sind. Aus dieser Spalte „zieht“ man sich dann sozusagen die Aufgaben raus, die als nächstes anstehen (daher Pull-Prinzip).

In Arbeit: Alle Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird, befinden sich in dieser Spalte. Die Mitarbeitenden können prinzipiell frei wählen, welche Aufgaben sie aus der Offen-Spalte entnehmen und bearbeiten.

Erledigt: Diese Spalte ist selbsterklärend. Hier landen alle angeschlossenen Aufgaben.

Aber Vorsicht: Du solltest darauf achten nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Hier spielt die Priorisierung eine wichtige Rolle. Wenn du die Prioritäten von Aufgaben optisch nochmal etwas hervorheben willst, kannst du beispielsweise mit Tags (Schlagworten) arbeiten. Das hilft dir, den Überblick zu behalten, da du u.U. ja auch mit mehreren Personen innerhalb eines Projekts zusammenarbeitest. Um die Anzahl an Aufgaben innerhalb von Spalten zu beschränken, wurde in MeisterTask vor nicht allzu langer die die sog. WIP-Limits eingeführt. (WIP = Work in Progress). Damit kannst du die maximale Anzahl an Aufgaben pro Spalte selbst definieren. Von der Idee her ganz gut, die Sache hat meiner Meinung nach allerdings einen Haken: Selbst wenn die Anzahl an Aufgaben das definierte Limit überschreitet, wird man lediglich durch einen kleinen optischen Hinweis in der Spaltenüberschrift darauf hingewiesen. So macht das m.E. wenig Sinn. Besser wäre da vielleicht eine Pop-up-Warnung mit „Du hast bereits die maximale Anzahl an Aufgaben erreicht“ oder sowas in der Art. Mal schauen, was sich da mit der Zeit noch so entwickelt.

Einer der vielen Gründe, die jedoch für MeisterTask sprechen, ist die Flexibilität. Das Kanban-Board kannst du jederzeit anpassen und beispielsweise Spalten umbenennen oder weitere Spalten hinzufügen. So könnte das dann beispielsweise aussehen:

Kanban-Board in MeisterTask

Wie du siehst, sind hier im Gegensatz zum klassischen Kanban-Board eine weitere Spalte hinzugekommen und es wurde darüber hinaus auch Tags für die unterschiedlichen Prioritäten der Aufgaben erstellt. Die Vergabe von Tags macht nicht nur aus Gründen der Übersichtlichkeit Sinn. Je nachdem, wie umfangreich das Projekt letztendlich wird und wie viele Aufgaben darin erfasst sind, kannst du nach diesen Tags auch gezielt filtern. Wenn du noch weitere Inspirationen bzgl. Kanban-Boards brauchst, kannst du hier mal vorbeischauen!

Warum denn aber jetzt Kanban?

Gegenüber anderen (klassischen) Methoden des Projektmanagements bietet die Kanban-Methode einige Vorteile. Vor allen Dingen die Visualisierung von Aufgaben und Projekten ermöglicht für alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit einen exakten Überblick über den aktuellen Status des Projekts. So können Probleme und Engpässe frühzeitig erkannt und behoben werden. Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere Vorteile. Dazu zählen u.a.:

  • Vermeidung von Aufgaben-Dopplungen und parallelem Arbeiten an Aufgaben
  • Weniger Rückfragen durch aufgabenbezogene Kommunikation
  • Förderung von eigenverantwortlichem Arbeiten
  • Arbeiten im Team wird gefördert
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf die Aufgaben und Projekte

Fazit

Insgesamt ist die Kanban-Methode eine sehr vielseitige Methode des Projektmanagements und eignet sich hervorragend zur Optimierung von Projekten und Prozessen. Der wohl größte Pluspunkt dieser Methode ist die Übersichtlichkeit für alle am Projekt beteiligten Personen. Bei größeren und sehr komplexen Projekten stößt diese Methode jedoch auch an Grenzen. Ob die Methode nun die richtige für dich und dein Team ist, kann ich dir an der Stelle natürlich nicht sagen. Am besten probierst du es einfach mal aus!

Falls du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob MeisterTask wirklich das richtige Tool für dich ist, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne kannst du hierfür einen (kostenlosen) Online-Termin mit mir vereinbaren und wir schauen uns das mal gemeinsam an. mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Oder du schickst einfach eine E-Mail mit deinem Anliegen an d.rugel@projektmanagement-digital.de, ich melde mich dann so schnell wie möglich!

Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!

(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!