Wie finde ich denn jetzt die richtige Projektmanagement-Software für mich? Welche Projektmanagement-Software letztendlich am besten zu dir und deinem Unternehmen passt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Jedoch gibt es einige Anhaltspunkte, die du bei der Auswahl berücksichtigen solltest!
Bedarfsanalyse
Welche Funktionen braucht du für dich und dein Team? Welche davon sind dir besonders wichtig und auf welche könntest du notfalls verzichten? Diese gewünschten Funktionalitäten solltest du dir am besten irgendwo notieren. Neben der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit solltest du auf jeden Fall noch weitere Funktionalitäten beachten, wie z.B. die Kosten einer solchen Anschaffung oder die mobile Verfügbarkeit, die gerade in Handwerksbetrieben natürlich sehr wichtig ist. Die meisten Projektmanagement-Lösungen sind cloudbasierte Anwendungen und der Gesamtpreis errechnet sich aus der tatsächlichen Anzahl der Nutzer. Daher ist es ratsam, sich im Vorfeld zu überlegen, wie viele Mitarbeiter mit der Software auch wirklich arbeiten sollen. Dazu sollte man sich im Vorfeld auch noch überlegen, ob die Software nur für den internen Gebrauch genutzt werden soll oder ob evtl. externe Personen, wie z.B. Kunden, einbezogen werden können. In diesem Zusammenhang sind Funktionen, wie z.B. eine Rollen- und Rechteverwaltung natürlich wichtig, um den Funktionsumfang der Projektmitarbeiter entsprechend zu verwalten bzw. zu beschränken. Letztlich sollen natürlich alle Projektmitarbeiter vernünftig mit der Software arbeiten können, gleichzeitig sollten aber keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in die falschen Hände gelangen.
Zusammengefasst können dir folgende Fragen können bei der Bedarfsanalyse helfen:
- Wie viele Nutzer sollen zukünftig mit der Software arbeiten?
- Welche Funktionen müssen enthalten sein und auf welche kann ich notfalls verzichten?
- Wie viele Projekte muss ich zukünftig damit abbilden?
- Über welche Integrationen und Schnittstellen muss die Software verfügen?
- Wie viel darf die Software (maximal) kosten?
Recherche
Hast du deine Bedarfsanalyse gemacht, begibst du dich auf die Suche nach konkreten Lösungen. Hierbei liefert dir Google schon einiges an Ergebnissen. Der erste Eindruck auf der Website in Verbindung mit deiner vorab gemachten Bedarfsanalyse kann hier gut als Filter dienen. Ich würde dir empfehlen, dich auf 2-3 Anbieter zu beschränken und diese dann wirklich im Detail gegenüberzustellen.
Testversionen nutzen
Die allermeisten Hersteller bieten von ihren Lösungen auch kostenlose Testversionen an. Ich würde dir empfehlen, dieses Angebot auch zu nutzen, um ein aussagekräftiges Urteil über die Software fällen zu können. Du solltest dich vorher aber unbedingt informieren, ob die Testversion auch den vollen Funktionsumfang abbildet, das Testen einer „abgespeckten“ Version macht relativ wenig Sinn. Sinnvoll wäre zudem, die Software nicht nur selbst zu testen, sondern direkt Kollegen bzw. Mitarbeiter mit einzubeziehen. Dabei solltest du auch Wünsche, Anmerkungen oder Erfahrungen deiner Mitarbeiter aufnehmen, um dein Anforderungsprofil an die Software u.U. nochmals anzupassen. Auch empfiehlt es sich, die Reaktionszeiten des Supports mal zu prüfen, um zu sehen, inwieweit bzw. wie schnell du bei etwaigen Problemen Unterstützung bekommst. Daneben solltest du, was den Support betrifft, auch Gedanken machen, was dir hier wichtig ist (Spricht der Support deutsch? Gibt es telefonischen Support oder nur Mail-Support? Gibt es Tutorials oder Handbücher?).
Ist eine kostenlose Projektmanagement-Software keine Option?
Ganz ehrlich: Nein. Die meisten kostenlosen Lösungen sind, was die Funktionen betrifft, dermaßen eingeschränkt, dass du wahrscheinlich recht schnell an deine Grenzen stoßen würdest und damit Frust aufkommt. Für den privaten Gebrauch vielleicht in Ordnung, für die geschäftliche Nutzung allerdings zu beschränkt. Neben den Funktionen gibt es in den kostenlosen Varianten meist auch Begrenzungen, was die Projekte oder aber den Speicherplatz betrifft. Wenn du noch am überlegen bist, ob MeisterTask für dich vielleicht passen könnte, darfst du dich jederzeit bei mir melden, gerne kümmere ich mich um eine kostenlose (vollumfängliche!) Testversion! Oder du bist vielleicht schon einen Schritt weiter und überlegst, dir MeisterTask in der Pro- oder Business-Version anzuschaffen? Dann kannst du dir, wenn du willst, beim Upgrade durch Eingabe des Promo-Codes „Rugel“ 20% Rabatt auf die Lizenzen sichern! Ich bekomme im Gegenzug eine kleine Vermittlungsprovision, worüber ich mich natürlich sehr freuen würde!
Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version (*) ausprobieren!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!