Digitales Projektmanagement ist ein weites Feld, auf dem man auf die unterschiedlichsten Arten zum Ziel kommen kann. Große, aber auch gerade kleine Betriebe in allen Gewerken können es gewinnbringend für sich nutzen. Die Frage ist nur: Wie komme ich am Besten ans Ziel? Unserer Erfahrung nach hängt das immer von den Werkzeugen ab, die man benutzt – das gilt sowohl im Handwerk als auch im Projektmanagement.
Aus diesem Grund gehen wir heute auf die Vorteile eines Kanban-Systems, wie es beispielsweise in MeisterTask integriert ist, für das digitale Projektmanagement ein.
Die Grundlagen: Was die Kanban-Lösung leisten muss
Generell gilt natürlich die simple Regel: Der Einsatz einer Softwarelösung muss es dem Betrieb und den Mitarbeitern einfacher machen zu arbeiten. Das heißt z. B. mehr Arbeit in gleicher Zeit, bessere Arbeit oder auch weniger Zeit pro Arbeitsschritt. Da Kanban aus dem „Lean Management“ bekannt ist, wird es oft mit Effizienz in Verbindung gebracht. Das ist auch richtig, aber es ist noch nicht alles. Eine Softwarelösung lässt sich anhand von acht Kriterien (ISO 25010) beurteilen:
- Funktionalität
- Effizienz
- Kompatibilität
- Nutzerfreundlichkeit
- Verlässlichkeit
- Sicherheit
- Wartungsfreundlichkeit
- Portierbarkeit
Unser Favorit MeisterTask schneidet bei diesen Kriterien sehr gut ab, dazu gleich mehr. Was man natürlich nicht vergessen darf, ist der Preis. Hier bieten die Macher von MeisterTask unterschiedliche Preismodelle an, die sich nach Funktionsumfang richten. Die Basis-Version von MeisterTask ist kostenlos. Falls du die Business-Version mal testen möchtest, kannst du mich gerne kontaktieren und wir stellen dir einen 4-wöchigen Test-Account zur Verfügung! Aber der Reihe nach.
MeisterTask und Kanban in deinem Betrieb
Im Mittelpunkt steht nicht die Software, sondern dein Betrieb mit seinen Prozessen. Die Software, die du für dein digitales Projektmanagement verwendest, soll diese Prozesse optimieren oder bessere Prozesse ermöglichen.
Einer der Hauptgründe für Kanban und damit auch MeisterTask ist die Übersichtlichkeit. Durch die Aufgabenkarten in unterschiedlichen Spalten hast du schnell einen Überblick über den gesamten Prozess. Dadurch kannst du diesen sehr einfach steuern. Durch bestimmte Farb- oder Themenmarkierungen (Tags) kannst du ganz einfach erfolgreich geplante Prozesse, aber auch Probleme erkennen. Auch wenn sich in einer Spalte die Anzahl an Aufgabenkarten häuft, während sie in einer anderen Spalte zu niedrig ist, ist das ein ganz einfacher Hinweis, dass du gegensteuern musst. Dadurch bringst du Transparenz in die gesamte Projektstruktur, von der alle Mitarbeiter profitieren und die viel Zeit für Kommunikation einspart. Hier gilt es aber auch aufzupassen: Du solltest nicht blind darauf vertrauen, dass alles nach Plan läuft, nur weil die Aufgaben abgearbeitet werden.
Funktionalität
Du kannst diverse Projekte anlegen, Rollen verteilen, Aufgaben samt Beschreibung, Kommentaren und Zeiterfassung (ab Pro-Version) zuweisen und vieles mehr. An jede Aufgabe können auch Anhänge hochgeladen werden, sodass du immer Zugriff auf deine Dokumente hast – auch mobil. Besonders durch Automationen wie z.B. der automatischen Aufgabenzuweisung oder dem Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums bei jeder Aufgabe kannst du in häufig ablaufenden Prozessen sehr viel Zeit sparen. Inzwischen sind auch wiederkehrende Aufgaben möglich!
Effizienz
MeisterTask und alle anderen Kanban-Systeme haben eines gemeinsam: Man sollte sie nicht mit Informationen überladen. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, dir mit einem Blick zu zeigen, an welchen Stellen nachgebessert werden muss. Deine Prozesse werden dadurch transparent, schlank und flexibel – eine Überladung mit Informationen wirkt dabei kontraproduktiv, da sie dazu führt, dass man die Übersicht wieder verliert und Transparenz verloren geht. Wenn du größere Projekte umsetzen willst, kannst du das mit MeisterTask aber dank des vielseitigen Funktionsumfangs, Filtermöglichkeiten etc. ebenfalls tun!
Kompatibilität
Du kannst MeisterTask immer und überall für dein digitales Projektmanagement nutzen! Windows oder Mac, als PC-Desktop-Anwendung, Browseranwendung, oder auch mobil – auf Tablet, Smartphone und sogar Smartwatch. Du hast stets Zugriff auf Projekte und kannst dank der MeisterTask Cloud auch immer und überall auf aktuelle Daten zugreifen sowie Daten selbst hoch- oder herunterladen.
Nutzerfreundlichkeit
MeisterTask erhält viel Lob für sein gut verständliches, intuitives Interface und seine nutzerfreundliche Menüführung. Die ersten Schritte gehen wie von selbst von der Hand und du wirst dich schnell an die neue Software gewöhnen. Dies mag einfach klingen, aber es ist einer der wichtigsten Punkte. Wenn nicht alle Mitarbeiter gut mit der Software umgehen können, steigen die Chancen, dass ein Projekt nicht erfolgreich zu Ende geführt wird, drastisch an. Um dich zu einem richtigen MeisterTask Profi zu machen, biete ich daher auch das MeisterTask Coaching an!
Verlässlichkeit und Sicherheit
MeisterTask synchronisiert Daten in seiner Cloud, d.h., deine Daten werden regelmäßig gespeichert. MeisterLabs setzt u. a. den DDoS-Abwehrdienst Cloudflare ein, um dir entsprechende Datensicherheit zu gewährleisten. Außerdem wird MeisterTask regelmäßig aktualisiert. Wenn bedeutende Änderungen anstehen, kannst du das auch direkt bei MeisterTask nachlesen, wie es z. B. bei den wiederkehrenden Aufgaben der Fall war. Damit ist sichergestellt, dass du immer auf dem aktuellsten Stand bist!
Mehr Power: MeisterTask und MindMeister
Das Mind-Mapping Tool MindMeister stammt ebenfalls aus dem Hause MeisterLabs und bietet dir die Möglichkeit, deine Ideen in MindMaps festzuhalten. Diese gedanklichen Karten starten mit einer zentralen Idee, einem Problem oder einer Aufgabe, von wo du dann Verzweigungen bilden kannst, die sich darauf beziehen. Damit ist MindMeister das perfekte Werkzeug, um beispielsweise ein kreatives Brainstorming zu Anfang eines Projektes durchzuführen und so schon erfolgreich zu starten. Außerdem kann die Software mit MeisterTask interagieren: Wenn du eine Idee aus MindMeister in eine Aufgabe in MeisterTask verwandeln willst, geht das mit wenigen Klicks. Dazu musst du der MindMap ein Projekt zuweisen, in das diese Aufgabe dann erstellt wird. In der Map kannst du dann auch sehen, welche Aufgaben in MeisterTask vorhanden sind und ob diese schon abgeschlossen wurden.
MeisterTask einführen
Um MeisterTask in deinem Betrieb einzuführen, braucht es nicht viel – aber es ist wichtig, dass einige Dinge beachtet werden. Das bedeutet:
- Alle Mitarbeiter müssen hinter der Lösung stehen und diese auch freiwillig nutzen
- Die Mitarbeiter müssen ggf. im Umgang mit MeisterTask geschult sein
- Der Veränderungsprozess sollte nicht zu abrupt erfolgen, sondern auf Nachhaltigkeit ausgelegt sein
- Die Geschäftsführung muss genauso hinter dem Projekt stehen wie die Mitarbeiter.
Aus diesen Gründen biete ich immer wieder erfolgreich das MeisterTask Coaching an, um Betriebe sicher und effektiv mit MeisterTask und seinem Funktionsumfang vertraut zu machen. Dabei hilft mir meine Erfahrung im Handwerk und dass ich die Software auch selbst sehr intensiv nutze.
Fazit
Digitales Projektmanagement klingt komplizierter als es ist. Es ist ein Angebot, das sich nach den Betrieben richtet und ganz einfach auf die Komplexität der Anforderungen und Prozesse angepasst werden kann. Damit ist es für jeden Betrieb im Handwerk eine Überlegung wert, sich die entsprechenden Systeme näher anzuschauen. Wir sind überzeugt von MeisterTask, weil es sehr intuitiv zu bedienen ist und Transparenz mit mächtigen Werkzeugen paart, die jeden Betrieb viel Zeit sparen lässt und mit denen er sogar seine digitalen Geschäftsprozesse verbessern kann. Du hast noch Fragen? Dann kontaktiere mich doch einfach!
Übrigens: Unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ kannst du dir zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern! Im Gegenzug erhalte ich eine kleine Vermittlungsprovision worüber ich mich natürlich sehr freuen würde!
Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren!