MeisterTask ist eine Software zum Aufgaben- und Projektmanagement, die von der deutschen Firma MeisterLabs aus München gegründet wurde. Der Hauptsitz befindet sich heute allerdings in Wien, wo die Firma stets weiter an ihren Produkten MeisterTask und MindMeister feilt. Die größten Pluspunkte von MeisterTask sind die flexible Gestaltung und übersichtliche Design, das schnelles und effizientes Arbeiten besonders in kleinen, agilen Projektteams perfekt unterstützt.
MeisterTask funktioniert nach dem Kanban-System: In einem Projektboard mit mehreren frei benennbaren und automatisierbaren (dazu später mehr) Spalten können Sie Aufgaben erstellen und verschieben. Auf diese Weise ist gleich auf einen Blick ersichtlich, welche Aufgabe sich in welcher Prozessphase befindet.
Das Design: Maximale Übersicht
Beim Start wird man zuerst von einem Dashboard begrüßt. Diese Übersicht beinhaltet eine Projektliste links, sowie eine persönliche Checkliste rechts, fällige Aufgaben und neue Benachrichtigungen. Das sind z. B. Kommentare bei Aufgaben, bei denen man Beobachter ist, oder direkte Namensnennungen. Auf diese Weise werden wichtige Entwicklungen innerhalb von Aufgaben stets gut sichtbar und transparent dargestellt. Auch der Abschluss einer Aufgabe durch ein Teammitglied wird angezeigt.
Projektmanagement
Projekte lassen sich in MeisterTask ganz einfach über den „+“-Button links in der Projektleiste des Dashboards erstellen. Sie können das Projekt benennen, Mitglieder einladen und diverse Einstellungen wie z. B. auch das Power-Up „Zeiterfassung“ vornehmen.
Innerhalb des Projekts befinden sich zuerst drei Spalten: „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Über das kleine „i“ können Sie außerdem Einstellungen vornehmen, z. B. Personen einladen, Power-Ups und Automatisierungen einrichten, ein Hintergrundbild setzen und vieles mehr. Unter „Mehr“ lässt sich das Projekt duplizieren, archivieren oder löschen, aber auch drucken, als .csv exportieren (und damit mit anderen Softwares nutzen) oder auch nur die Zeiterfassung exportieren. Ihr Projektmanagement wird dadurch flexibel, intuitiv und schnell!
Außerdem bietet MeisterLabs auch eine Kombination von MeisterTask und MindMeister an: MindMeister ist ein Mapping-Tool, das seine Stärken darin hat, Karten („Maps“) zu erstellen. Dies ist besonders effektiv, wenn man mit Kreativitätstechniken wie z. B. einem Brainstorming zu Beginn eines Projekts arbeitet. Innerhalb der Map lassen sich die unterschiedlichsten Strukturierungen (frei, Organigramm etc.) nutzen, Markierungen und Tags und sogar Präsentationen erstellen. Einer der Hauptvorteile ist aber, dass man auf Ideen in einer Map Aufgaben in MeisterTask erstellen kann, mit zwei Klicks! Damit ist der Übergang von Kreativität, Projektplanung und Projektmanagement fließend und so intuitiv wie noch nie.
Arbeiten innerhalb des Projekts
Die Kanban-Projektstruktur bietet Ihnen viele Freiheiten, Arbeitsschritte nach eigenen Vorlieben aufzubauen. Beliebt ist eine Organisation von links (Start der Aufgabe) nach rechts (Beendigung der Aufgabe) wie sie das Board schon voreingestellt hat. Sie haben aber volle Kontrolle über die Abschnitte und wie konkret eine Aufgabe bearbeitet werden soll! Eines der besten Features im Projektmanagement sind dabei die Automatisierungen.
Diese werden pro Spalte definiert, und dann automatisch auf Aufgaben angewendet, die in diese Spalte abgelegt werden. So lässt sich mit wenig Aufwand ein Prozess strukturieren und von Anfang bis Ende durchplanen. Das sorgt für auf der einen Seite für Transparenz und spart auf der anderen Seite auch jede Menge Zeit!
Übersicht über Automatisierungen:
- Aufgabe zuweisen
- Aufgabe verschieben
- Zeiterfassung starten
- Zeiterfassung beenden
- Status aktualisieren: Offen, abgeschlossen, oder abgeschlossen und archiviert
- Fälligkeitsdatum aktualisieren
- Tags aktualisieren: Hinzufügen, einen Tag oder alle Tags entfernen
- E-Mail senden
- Slack-Nachricht senden
- Office 365-Gruppe benachrichtigen
Was das praktisch bedeutet: Mit einem Klick können Sie Zeiterfassung starten, und wenn Sie mit der Arbeit an der Aufgabe fertig sind, diese dank Automatisierung beenden, die Aufgabe abschließen, einem Kunden eine automatisierte Mail schicken, und ggf. die Tags entfernen.
Kombiniert man die möglichen Automationen mit der Spaltenzahl (die Sie ja selbst bestimmen können) lassen sich so ganz einfach Prozesse gestalten und automatisieren. Das ist sehr bequem und spart viel Zeit, und vor allem: Nichts davon wird vergessen. Die kleinen, nervigen Arbeitsschritte wie das Archivieren von Aufgaben, oder eine Mail zu schreiben, passieren ohne Ihr weiteres Zutun. Und das ist genau das, was MeisterTask erreichen will: Dass Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe selbst fokussieren können, ohne durch Nebenkriegsschauplätze abgelenkt zu werden.
In unserem MeisterTask Workshop gehen wir gerne individuell auf Ihren Betrieb und seine Prozesse ein und helfen bei der Erstellung eines Projektboards, sodass Sie den perfekten Einstieg in MeisterTask finden. Außerdem zeigen wir Best Practices auf, die sich durch unsere lange Erfahrung und im engen Kundenkontakt und Beratung herausgebildet haben.
Aufgabenmanagement
Aufgaben befinden sich stets innerhalb eines Projektboards. Mit einem Klick auf die Aufgabe kann man den Namen ändern, Notizen hinzufügen, sie einem Teammitglied zuweisen, Checklisten und Anhänge hinzufügen.
Im unteren Teil der Aufgabe ist eine Dokumentation zu sehen, oben rechts lässt sich die Aufgabe duplizieren, verschieben etc. Zusätzlich können selbst erstellte Tags gesetzt werden, die eine Filteroption eingebaut haben. Je nach Version sind Anhänge von 20 oder bis zu 200 MB möglich.
Damit wird sichergestellt, dass man einen detaillierten Überblick nicht nur über das Projekt, sondern auch über jede einzelne Aufgabe hat. Erstellte Checklisten, Kommentare, geänderte Datei-Uploads etc. sind sichtbar und ermöglichen Ihnen eine schnelle und flexible Planung, da alle notwendigen Informationen sofort zur Verfügung stehen – stets aktuell, mobil abrufbar und rückfragefrei. Aufgabenmanagement war noch nie so einfach!
So können Sie mit MeisterTask durchstarten
MeisterTask ist SaaS (Software as a Service): Sie schließen ein Abonnement ab, pro Benutzer und Monat und dürfen dann die Software als Service nutzen. Datenspeicherung etc. findet innerhalb von MeisterTask statt. Die Software ist als App für alle gängigen Geräte verfügbar: Desktop, Tablet, Smartphone (iOS und Android) und auch Smartwatches können nun dazu benutzt werden, stets mobil und aktuell Ihre Projekte zu managen. Außerdem können Sie MeisterTask auch als Browseranwendung nutzen.
Die Projektmanagement-Lösung aus dem Hause MeisterLabs funktioniert nach dem sogenannten Freemium-Geschäftsmodell: Das Basisprodukt ist kostenlos verfügbar und zusätzlich können unterschiedliche Versionen mit besseren Features gekauft werden. Neben der kostenlosen Basic-Version verfügt MeisterTask über die Pro-Version (8,25 € pro Monat und Nutzer), Business-Version (20,75 € pro Monat und Nutzer) und Enterprise-Version (individuell). Wir empfehlen mindestens die Pro-Version, da diese die wichtigen Automationen beinhaltet und Dateianhänge bis 200 MB ermöglicht. Wer zum Beispiel nicht auf benutzerdefinierte Felder in Aufgaben (effektiv u. a. beim Kundenmanagement) verzichten möchte, greift doch besser zur Business-Version.
Fazit
MeisterTask bietet inzwischen ein überzeugendes Gesamtpaket zum Projekt- und Aufgabenmanagement. Je nach Bedürfnis stehen unterschiedliche Versionen zur Auswahl, die mit zusätzlichen Funktionen die Projektarbeit noch deutlich weiter vereinfachen können. Die Komplexität kann man dabei selbst frei wählen, ausgehend von einem leicht verständlichen und einfach zu steuerndem Projektboard. Wenn Sie eine Gesamtlösung möchten, die auch die Grobplanung von Projekten abdecken soll, ist mit MindMeister ein kreatives Mapping-Tool vorhanden, den MeisterTask perfekt ergänzt. Durch MeisterTask erhalten Sie einen Überblick über alle Projekte, etablieren schnelle und flexible Prozesse und können jederzeit von überall den Projektfortschritt betrachten.
Übrigens: Unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ kannst du dir zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern!
Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren!