Sind deine Materialien in der erforderlichen Menge und Qualität immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort? Weißt du, welche Materialien du bei wem bestellen musst? Hast du im Bestellprozess auch wirklich alles berücksichtigt? MeisterTask kann dir dabei helfen, mehr Übersicht in diesen Prozess zu bekommen und eine klare Aufgabenverteilung herzustellen. Damit stellst du sicher, dass keine Aufgaben irgendwo untergehen oder Aufgaben parallel bearbeitet werden. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns am heutigen Beispiel an. Dieses kann natürlich, je nach Unternehmensgröße bzw. -struktur und sonstigen Bedarfen flexibel angepasst werden.
Bestellprozess mit MeisterTask
Die Bedarfsermittlung
Zu Beginn von jedem Bestellprozess steht die Bedarfsermittlung. Hier verschaffst du dir erst mal Überblick, welche Materialien wirklich benötigt werden oder welche unter Umständen noch im Lager vorhanden sind. Außerdem solltest du hier die genauen Mengen sowie die Art des Materials festlegen. Nehmen wir an, deine Materiallieferanten sind bekannt. In den Projekteinstellungen kannst du unterschiedliche Tags (Schlagwörter) für diese Lieferanten hinterlegen (hier: Eisenwaren, Holz, Sonstiges). Diese können dann, je nachdem um welches Material es sich handelt, den einzelnen Aufgaben hinzugefügt werden, sodass du insgesamt noch mehr Überblick in deinen Bestellprozess bekommst. Außerdem hat die Vergabe von Tags den Vorteil, dass du beispielsweise auch gezielt innerhalb eines Projektboards danach filtern kannst.
Nachdem der Materialbedarf geklärt ist, kommen wir nun zum eigentlichen Bestellvorgang.
Die Bestellung
Das Verschieben der Aufgabe in die Spalte „Bestellung“ ist in diesem Beispiel mit folgenden Ereignissen verknüpft:
- Es wird der Aufgabe die Checkliste „Bestellung“ hinzugefügt
- Die Aufgabe wird automatisch dem zuständigen Mitarbeiter im Büro zugewiesen
Alle Checklisten kannst du dir natürlich individuell erstellen. Zusätzlich kannst du den zuständigen Mitarbeiter z.B. durch die Vergabe eines weiteren Tags (hier: Dringend) darauf hinweisen, die Aufgabe möglichst zeitnah zu erledigen. Darüber hinaus hast du natürlich auch immer die Möglichkeit, über das Kommentarfeld weitere Informationen oder Anmerkungen zur Aufgabe zu erfassen, um deine Mitarbeiter z.B. über Änderungen – in Echtzeit – zu informieren.
Die Wareneingangskontrolle
Nachdem die Bestellung geliefert wurde, wird die Aufgabe in die Spalte der „Wareneingangskontrolle“ und es passiert folgendes:
- Die Aufgabe wird dem zuständigen Projektleiter zugewiesen
- Die Checkliste „Wareneingangskontrolle“ wird hinzugefügt
- Das Fälligkeitsdatum wird in diesem Beispiel auf „in 2 Tagen“ gesetzt
Außerdem kannst du MeisterTask auch Dokumente wie z.B. Lieferscheine als Anhang in die Aufgabenkarte packen, um zu gewährleisten, dass auch alle relevanten Informationen zur Bestellung am richtigen Ort hinterlegt sind.
Die Zahlungsabwicklung
Wurde die Bestellung vom zuständigen Projektleiter geprüft und ist vollständig sowie mängelfrei, wird die Aufgabe in die Spalte der „Zahlungsabwicklung“ verschoben. Dort werden per Automation folgende Ereignisse ausgelöst:
- Die Aufgabe wird dem Chef zugewiesen
- Die Checkliste „Zahlungsabwicklung“ wird hinzugefügt
- Das Fälligkeitsdatum wird hier z.B. auf „in 5 Tagen“ gesetzt
Abschluss des Bestellprozesses
Sobald die Zahlungsabwicklung abgeschlossen ist, verschiebt der Aufgabeninhaber, in diesem Beispiel der Chef, die Aufgabe in die Spalte „Abgeschlossen“ und löst dadurch folgende Automationen aus:
- Der Status wird auf „Abgeschlossen“ gesetzt
- Alle Projektmitglieder werden per E-Mail über den Abschluss der Aufgabe informiert
Fazit
Wie bereits erwähnt, soll dieses Beispiel lediglich dazu dienen, dir die grundlegenden Funktionalitäten von MeisterTask in Verbindung mit bestimmten Prozessen zu veranschaulichen. Mit MeisterTask kannst du noch unzählige weitere solcher Prozesse, wie z.B. die Rechnungsstellung, deine Terminverwaltung usw. abbilden. Je nachdem, wie diese Prozesse bei dir aussehen, kannst du auch noch weitere Automatisierungen, wie z.B. das Starten und Stoppen der Zeiterfassung für bestimmte Aufgaben hinzufügen. Der digital gesteuerte Bestellprozess bietet hierbei für alle Beteiligten viele Vorteile, wie z.B. Geschwindigkeit oder flexible Reaktionsfähigkeit, da digital gesteuerte Abläufe einfacher und schneller an sich ändernde Voraussetzungen anpassbar sind und außerdem die Gefahr verringert wird, dass wichtige Informationen (z.B. Notizen auf Papier) verloren gehen. Falls du noch weitere Informationen zu MeisterTask brauchst, kannst du natürlich jederzeit hier vorbeischauen oder dich für ein kostenloses Strategiegespräch mit uns anmelden. Darüber hinaus haben wir hier in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung nochmal alles wichtige zum Thema „Aufgabenmanagement“ und Projektmanagement“ zusammengefasst.
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Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren!