Arbeiten mit Projektboards
In MeisterTask gibt es zu jedem Projekt ein eigenes Projektboard, in dem die einzelnen Aufgaben erfasst werden können. Wenn du ein neues Projekt erstellst, ist es standardmäßig privat. Du kannst aber andere Personen über deren E-Mail-Adresse zum Projekt einladen.
Personen über E-Mail-Adresse zum Projekt einladen
Alternativ kannst du andere Personen auch zum Projekt einladen, indem du ihnen einen Einladungslink per E-Mail schickst. Diesen Einladungslink findest du in den Projekteinstellungen:
Personen über Link einladen
Einladungslink zum Projekt
Die Anzahl an Projektmitgliedern ist unbegrenzt. Falls du Inhaber der Pro- oder Business-Lizenz von MeisterTask bist, kann du den eingeladenen Personen auch bestimmte Rollen bzw. Berechtigungen geben. Personen mit Administratoren-Rechten können im Projekt alle verfügbaren Funktionalitäten nutzen.
Rollen und Rechte in einem Projekt
Projekteinstellungen
Ein Projektboard besteht im Normalfall aus mehreren Spalten, die dabei die einzelnen Phasen deines Projekts abbilden. Wenn du ein neues Projekt erstellst, besteht es standardmäßig (nach dem Kanban-Prinzip) aus 3 Spalten: „Offen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“. Diese Spalten kannst du natürlich auch umbenennen. Außerdem kannst du weitere Spalten hinzufügen, um dir einen individuellen Workflow (Arbeitsablauf) zusammen zu stellen, der perfekt auf dich und dein Team abgestimmt ist. So könnte das dann aussehen:
Ein laufendes Projekt
Aufgaben
Deine Aufgaben werden in Form von Karten dargestellt, die du per Drag & Drop in andere Spalten verschieben kannst. Im Projektboard zeigen diese Aufgaben den Titel der Aufgabe, den Aufgabeninhaber, das Fälligkeitsdatum, die Tags (Schlagwörter), einen Teil der Aufgabenbeschreibung und die Anzahl der Checklistenpunkte an. Zusätzlich kannst du dir, je nach Darstellungseinstellungen, z.B. auch Miniaturansichten deiner Anhänge anzeigen lassen.
Aufgabenansicht im Projektboard
Du kannst in einem Projekt so viele Aufgaben erstellen wie du möchtest, da es auch hier keine Begrenzung gibt.
Projektgruppen erstellen
Um eine noch bessere Übersicht auf deinem Projektboard herzustellen, kannst du in MeisterTask sog. Projektgruppen erstellen. Das macht vor allem dann Sinn, wenn du sehr viele Projekte gleichzeitig hast oder viele Projekt einem bestimmten Bereich zugeordnet werden können.
Achtung: Diese Funktion steht Benutzern der Pro -und Business-Version zur Verfügung, in der kostenlosen Basic-Version geht das Erstellen von Projektgruppen leider nicht.
So erstellst du Projektgruppen:
Gehe auf dein Dashboard und klicke auf der linken Seite auf ( + ). Danach wählst du „neue Projektgruppe“ aus. Dann vergibst du einen Namen für diese Projektgruppe und klickst auf bestätigen. Den Namen kannst du hinterher natürlich jederzeit ändern.
Projektgruppen erstellen
Projektlogo ändern
Wenn du bei einem Projekt ein bestimmtes Logo verwenden willst, musst du zuerst die Projekteigenschaften ( i ) öffnen und dann auf „Projekteinstellungen“ klicken.
Projektlogo ändern
Danach kannst du mit einem Klick auf das bisherige Logo ein Menü öffnen, in dem du dir entweder ein vordefiniertes Logo von MeisterTask aussuchen oder ein eigenes Logo hochladen kannst. Ebenso kannst du hier das Logo auch komplett entfernen, wenn du willst.
Projektlogo auswählen
Projekte neu anordnen
Du kannst deine Projekte (bzw. deine Projektgruppen, wenn du Pro- oder Business-Benutzer bist) auf dem Dashboard nach deinen persönlichen Vorlieben anordnen bzw. sortieren. Dazu bewegst du einfach den Mauszeiger über einen Projektnamen, bis das Listensymbol auf der linken Seite neben dem Namen (die 3 Streifen) erscheint. Dann klickst du auf das Listensymbol und verschiebst es bei gedrückter Maustaste (Drag & Drop) dorthin, wo du es haben möchtest.
Projekt verschieben
Wenn du den Mauszeiger über den Namen der Projektgruppe bewegst (wie in diesem Fall) sieht du rechts neben dem Namen noch eine weitere Funktion. Du kannst die Projekte innerhalb einer Projektgruppe ein- oder ausblenden. Ich würde dir empfehlen, nur die Projektgruppe einzublenden, in der du gerade arbeitest. So behältst du, je nachdem, wie viele Projekte und Projektgruppen du hast, immer den Überblick und blähst dein Dashboard nicht unnötig auf. Wie bereits erwähnt, kannst du Projektgruppen leider nicht in der kostenlosen Basis-Version erstellen, sondern musst zumindest Inhaber der Pro-Version sein.
Projekte duplizieren
In MeisterTask kannst du komplette Projekte duplizieren (kopieren). Wenn du also Projekte hast, die regelmäßig nach dem gleichen Schema ablaufen, würde ich dir empfehlen, diese Funktion zu nutzen. So musst du nur einmal eine Projekt-Vorlage erstellen und kannst diese beliebig oft duplizieren. Dafür gehst du wieder in die Projekteinstellungen. Wie du das machst, weißt du ja jetzt ?. Danach klickst du rechts oben auf die Auslassungspunkte ( … ) dann auf „mehr“ und danach auf „duplizieren“.
Projekte duplizieren (1)
Im folgenden Menü kannst du dann z.B. auch noch bestimmte Bereiche abwählen, die nicht dupliziert werden sollen. Das macht unter Umständen z.B. für die Anhänge Sinn. Ansonsten würde ich aber empfehlen, Projekte immer vollständig zu duplizieren. Du kannst aber bei duplizierten Projekten selbstverständlich auch hinterher noch Dinge verändern.
Projekte duplizieren (2)
Dann klickst du auf „Fortfahren“. Sobald das Projekt dupliziert wurde, bekommst du eine Benachrichtigung auf deinem Dashboard. Die sieht dann so aus:
Projekte duplizieren (3)
Projekte beobachten
Wenn du ein Projekt beobachtest, wirst du automatisch per Benachrichtigung über alles informiert, was sich in diesem Projekt abspielt. Das ist gerade für Projektleiter eine wunderbare Möglichkeit, Statusänderungen von Aufgaben im Auge zu behalten und zu sehen, wer gerade woran arbeitet und wie sich das Projekt insgesamt entwickelt. Um einem Projekt zu folgen, muss du in den Projekteinstellungen rechts oben auf das kleine Auge klicken. Genauso kannst du diese Funktion auch wieder deaktivieren.
Projekte beobachten
Projekte archivieren
Sobald du ein Projekt abgeschlossen hast, kannst (und solltest) du es archivieren, damit es nicht mehr in deiner aktiven Projektliste aufgeführt wird und dadurch die Liste nicht unnötig aufgebläht und dadurch unübersichtlich wird.
Im Gegensatz zu Projekten, die du löschst, kannst du archivierte Projekte bei Bedarf wiederherstellen und darauf zugreifen. Um ein Projekt zu archivieren, gehst du folgendermaßen vor:
- Du öffnest die Projektinformationen
- Dann klickst du unten auf die Schaltfläche „Mehr“ und im danach erscheinenden Menü dann auf „archivieren“
Projekte archivieren
Wiederherstellen von Projekten
Über das Dashboard kannst du auf deine archivierten Projekte zugreifen, indem du auf den kleinen Pfeil neben „Projekte“ klickst und danach „archiviert“ auswählst.
Danach wählst du das Projekt aus, das wiederhergestellt werden soll.
Archivierte Projekte wiederherstellen
Hier kannst du das Projekt dann wiederherstellen oder endgültig löschen.
Projekte wiederherstellen oder endgültig löschen
Projekte importieren
Du kannst Projekte auch problemlos aus Asana oder Trello in MeisterTask importieren. Das machst du über das Dashboard:
Projekte aus Trello importieren
Fazit
Durch seine einfache Bedienung und seine vielseitig einsetzbaren Funktionen ist MeisterTask das ideale Projektmanagement-Tool. So lassen sich die verschiedensten Arbeitsabläufe schnell und übersichtlich erstellen. Innerhalb der Projekte können dann Teammitglieder nicht nur ihre eigenen Aufgaben verwalten, sondern sind auch stets über die Fortschritte ihrer Kollegen informiert, was insgesamt für mehr Transparenz und bessere Kommunikation sorgt! Passende Praxisbeispiele findest du u.a. hier oder in unserer kostenlosen MeisterTask Schnellstart-Anleitung!
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Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren! Oder du möchtest direkt MeisterTask Business für 30 Tage kostenlos testen? Kein Problem, lass mir dazu einfach eine Nachricht da und ich schicke dir umgehend einen Aktivierungslink per Mail!