Das richtige Aufgabenmanagement bildet die Grundlage für effizientes und optimal strukturiertes Arbeiten mit MeisterTask. Diese Anleitung soll dabei helfen, Ihr Aufgabenmanagement in MeisterTask in den Griff zu bekommen, Transparenz und Übersichtlichkeit zu schaffen und dabei auch noch Zeit zu sparen!
Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir in diesem Artikel die wichtigsten Aktionen zusammengestellt, von der Aufgabenerstellung bis zum Einfügen von Checklisten, Fälligkeitsdaten, Tags usw.
Aufgaben erstellen
In MeisterTask erstellen Sie mit dem Plus-Button (+) immer etwas Neues. In der oberen Leiste Ihres Dashboards und Ihrer Projekte sowie in den einzelnen Projektspalten finden Sie ein (+). Sie können diesen Button verwenden, um neue Aufgaben zu erstellen. Konkret gibt es dazu zwei Möglichkeiten:
1. Neue Aufgabe über das Dashboard erstellen
Sie können das (+) in der oberen rechten Ecke des Dashboards verwenden, um schnell eine neue Aufgabe zu erstellen. Unter dem Eingabefeld können Sie festlegen, zu welchem Projekt und zu welcher Spalte die Aufgabe hinzugefügt werden soll.
Wenn Sie nun auf „Aufgabe erstellen“ klicken, wird das Aufgaben-Dialogfeld geöffnet, in dem Sie weitere Informationen hinzufügen können, z. B. einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum, Checklisten, Tags, Anhänge usw.
Aufgaben erstellen über Dashboard
2. Erstellen Sie eine neue Aufgabe in einem Projekt
Genau wie im Dashboard finden Sie in der rechten oberen Leiste aller Ihrer Projekte einen (+) – Button. Standardmäßig werden Aufgaben, die mit dieser Schaltfläche erstellt wurden, in der linken Spalte des aktuellen Projekts eingefügt. Sie können jedoch auch ein anderes Projekt aus dem Dropdown-Menü auswählen und die Aufgabe dort erfassen. Das hat den Vorteil, dass Sie neue Aufgaben schnell für anderes Projekt erfassen können, ohne das Projekt zu verlassen, in dem Sie sich gerade befinden.
Aufgaben im Projekt erstellen
3. Eine neue Aufgabe in einer bestimmten Spalte erstellen
Sie können innerhalb eines Projekts neue Aufgaben auch direkt in den entsprechenden Spalten erstellen, das machen Sie auch wieder über den (+) – Button. Dann vergeben Sie den Aufgabentitel und drücken die Eingabetaste.
Aufgaben in Spalten erstellen
4. Aufgaben per E-Mail Weiterleitung erstellen
In MeisterTask hat jede Spalte eine eigene E-Mail-Adresse. So können Sie können neue Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang erstellen, indem Sie Ihre E-Mails an diese Spalte senden (oder weiterleiten). Der Betreff dieser E-Mail wird dabei automatisch zum Aufgabentitel und der Inhalt der E-Mail wird im Beschreibungsfeld eingetragen. Auch die Anhänge der E-Mail werden in den Anhang der Aufgabe mit übernommen. Und so funktioniert das:
- Wählen Sie im ersten Schritt die Spalte aus, in die Sie die E-Mail senden oder weiterleiten möchten
- Klicken Sie auf das kleine Dreieck im Titelfeld der Spalte. Dieses Dreieck erscheint, sobald Sie den Mauszeiger innerhalb des Titelfelds der Spalte bewegen.
- Wählen Sie „Automationen“ aus
- Am Ende des Dialogs finden Sie eine E-Mail-Adresse, die dieser Spalte zugeordnet ist. Wenn Sie nun auf diese E-Mail-Adresse klicken, wird diese in Ihrer Zwischenablage gespeichert. Nun können Sie diese Adresse als Empfänger der E-Mail eingeben, die Sie senden bzw. weiterleiten möchten.
Aufgaben per E-Mail weiterleiten
Tipp: Um den Vorgang zu vereinfachen, können Sie diese E-Mail-Adresse auch als neuen Kontakt speichern und im Namen des Kontakts bestimmte Informationen erfassen wie z.B. „Kundenanfragen“. So können Sie alle Anfragen von Kunden, die per Mail bei Ihnen eingehen, direkt in das entsprechende Projekt (bzw. die entsprechende Spalte) weiterleiten.
Vorsicht: In MeisterTask haben Sie u.a. die Möglichkeit, komplette Spalten in ein anderes Projekt zu verschieben. Sollten Sie das tun, ändert sich dadurch auch die E-Mail-Adresse dieser Spalte!
Der Aufgabenstatus
In MeisterTask stehen fünf verschiedene Aufgabenstatus zur Verfügung: aktiv, markiert, abgeschlossen, archiviert und in den Papierkorb verschoben. Sie können den Status einer Aufgabe im Aufgabendialogfeld ändern.
Standardmäßig sind alle Aufgaben in den Projektboards von MeisterTask so lange aktiv, bis Sie sie abschließen, archivieren oder in den Papierkorb verschieben.
Besonderheit: Markiert (Fokus) Mit der Fokus-Widget in der oberen Leiste des Aufgabendialogs können Sie aktive Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, mit einem Stern versehen. Der Stern zeigt an, dass Sie sich gerade auf diese bestimmte Aufgabe fokussieren. Aufgaben, die mit einem Stern markiert sind, werden in einem speziellen Fokusbereich in Ihrem Dashboard angezeigt.
Fokus-Aufgabe
1. Aufgaben abschließen
Wenn Sie mit einer Aufgabe fertig sind, können Sie diese abschließen, indem sie innerhalb der Aufgabenkarte oben links auf den entsprechenden Button klicken. Darüber hinaus erhalten Sie nach Abschluss der Aufgabe noch Informationen zur benötigten Zeit.
Aufgaben abschließen
2. Aufgaben archivieren
Abgeschlossene Aufgaben werden noch so lange in Ihren Projekten angezeigt, bis Sie diese archivieren. Wenn Sie Aufgaben nach Abschluss archivieren wollen, klicken Sie auf den Button oben links in der Aufgabenkarte. Sollten Sie in Ihrem Projekt beispielsweise eine Spalte mit dem Namen „Abgeschlossen“ nutzen, in die sie abgeschlossene Aufgaben verschieben, können Sie per Automation auch einstellen, dass diese direkt archiviert werden, sobald eine Aufgabe in diese Spalte verschoben wird.
Aufgaben archivieren
3. Aufgaben in den Papierkorb verschieben
Klicken Sie innerhalb der Aufgabenkarte oben rechts auf (…) und wählen Sie „in den Papierkorb legen“ aus.
Aufgaben in Papierkorb legen
4. Abgeschlossene, archivierte und gelöschte Aufgaben wiederherstellen
Sollten Sie Aufgaben versehentlich abschließen oder archivieren oder löschen, können Sie diese jederzeit wiederherstellen.
a) Abgeschlossene Aufgaben wiederherstellen
Abgeschlossene Aufgabe wiederherstellen
b) Archivierte und gelöschte Aufgaben wiederherstellen
Wenn Sie archivierte oder gelöschte Aufgaben wiederherstellen möchten, müssen Sie die Projektinformationen aufrufen und die entsprechenden Aufgaben auswählen.
Archivierte+gelöschte Aufgaben wiederherstellen
5. Fälligkeitsdatum und -zeit einstellen
Sie können in MeisterTask für jede Aufgabe ein bestimmtes Fälligkeitsdatum sowie eine bestimmte Uhrzeit einstellen. Falls Sie eine Frist versäumen, werden überfällige Aufgaben automatisch gelb markiert sowie mit dem Hinweis „Überfällig“ versehen. MeisterTask sendet Ihnen je nach Einstellung z.B. auch E-Mail-Benachrichtigungen oder Push-Benachrichtigungen, um Sie über anstehende Aufgaben zu informieren bzw. zu erinnern.
Um ein Fälligkeitsdatum für eine Aufgaben zu erstellen, öffnen Sie zunächst die Aufgabenkarte und klicken auf „Fälligkeit“. Im danach erscheinenden Dialogfeld können Sie dann das Fälligkeitsdatum festlegen. Die Uhrzeit wird standardmäßig auf 12 Uhr gesetzt, dies können Sie aber selbstverständlich anpassen.
Fälligkeitsdaten vergeben
6. Aufgaben duplizieren
Öffnen Sie eine Aufgabe und klicken Sie auf „Duplizieren“. Die duplizierte Aufgabe erscheint dann direkt unter der originalen Aufgabe und enthält sie selben Informationen.
Aufgaben duplizieren
7. Aufgaben verschieben
a) Innerhalb eines Projekts
Innerhalb von Projekten können Sie Aufgaben ganz einfach von einer Spalte in eine andere verschieben. Klicken Sie dazu einfach auf die Aufgabe und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Spalte (Drag & Drop).
b) In ein anderes Projekt
Wenn Sie Aufgaben in ein anderes Projekt verschieben möchten, öffnen Sie zunächst die Aufgabe, klicken auf das Aufgabendialogfeld (…) oben rechts und dann auf „Verschieben“. Danach können Sie das gewünschte Projekt sowie die gewünschte Spalte auswählen, in die Sie die Aufgabe verschieben wollen.
Aufgaben verschieben
8. Tags erstellen
Um noch mehr Übersicht in Ihre Projekte zu bekommen, können Sie ihren Aufgaben sog. Tags (Schlagwörter) hinzufügen. Um diese anzulegen, öffnen Sie die Aufgabenkarte und klicken auf „Tags“. Hier können Sie neue Tags anlegen oder Ihren Aufgaben bereits erstellte Tags vergeben.
Tags erstellen
Durch die Vergabe von Tags gestaltet sich Ihr Projektboard noch übersichtlicher und Sie können je nach Umfang des Projekts auch gezielt nach diesen Tags filtern.
Projektübersicht mit Tags
9. Checklisten(vorlagen) erstellen
Sie können in Ihren Aufgaben beliebig viele Checklisten erstellen. Dafür klicken Sie innerhalb der Aufgabenkarte einfach auf „Checkliste hinzufügen“, vergeben im nächsten Schritt dann den Titel der Checkliste und fügen die einzelnen Checkliste-Elemente hinzu.
Checklisten anlegen
Sie können bestimmte Checklisten auch als Vorlagen abspeichern, die dann automatisch in Ihren Projekteinstellungen hinterlegt sind. Sobald Sie neue Aufgaben erstellen, können Sie diese Checklistenvorlagen direkt in die Aufgabe laden, ohne dass Sie diese erneut anlegen müssen. Diese Funktion eignet sich z.B. perfekt für wiederkehrende Aufgaben. Als MeisterTask Pro- oder Business-Nutzer haben Sie zudem die Möglichkeit, einer Aufgabe mehrere Checklisten hinzuzufügen.
Checklisten speichern
10. Aufgaben suchen und filtern
Sie können in MeisterTask gezielt z.B. nach Aufgabeninhaber, Aufgabenstatus, Fälligkeitsdatum oder Tags filtern. Das können Sie entweder direkt vom Dashboard aus oder innerhalb von Projekten machen.
a) Auf dem Dashboard
Um die Suche zu öffnen, klicken Sie auf einfach die Lupe im rechten oberen Rand Ihres Dashboards. Im darauf erscheinenden Menü können Sie Ihre Suche dann präzisieren.
Aufgaben filtern über Dashboard
b) Innerhalb von Projekten
Um die Suche zu starten, klicken Sie auf das Filter-Symbol am rechten oberen Bildrand und öffnen somit das Filter-Menü
Aufgaben filtern im Projekt
Fazit
Das richtige Aufgabenmanagement ist ein entscheidender Bestandteil bei der Arbeit mit MeisterTask. Die Herausforderung besteht allerdings darin, dies weder zu kleinteilig noch zu grob zu strukturieren. Gerade in umfangreichen Projekten sollten Sie aber versuchen, die vielfältigen Funktionalitäten von MeisterTask auch zu nutzen. Dann bekommen Sie garantiert 100% Überblick, Transparenz und sparen dabei auch noch Zeit! Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit dieser Anleitung etwas helfen. Sollten Sie Unterstützung bei der Einführung und Anwendung von MeisterTask brauchen, können Sie jederzeit ein kostenloses Strategiegespräch mit uns vereinbaren, einen unserer Workshops besuchen oder unsere MeisterTask Schnellstart-Anleitung kostenlos downloaden!
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