MeisterTask 2.0 gibt es nun seit einigen Monaten und seit kurzem sind in dieser Version auch die oft gewünschten multiplen Checklisten enthalten. Im heutigen Blog-Artikel stellen wir Dir die Projekt- und Aufgabenmanagement-Lösung detailliert vor! Dazu zeigen wir Dir, warum wir MeisterTask selbst auch nutzen und welche fünf guten Gründe es dafür gibt.

Kurz gesagt: MeisterTask ist ein Werkzeug zur Verwaltung von Aufgaben. Es ist als App sowohl für Desktop als auch Tablet und Smartphone verfügbar und darüber hinaus als Browseranwendung. Dadurch ist es möglich, selbst mit einfachsten Mitteln darauf zuzugreifen und Aufgaben zu verwalten. Dank Cloud-Datenspeicherung haben Sie jederzeit mobil Zugriff auf Ihre Daten und Projekte!

Die Stärken von MeisterTask

Der Sinn von MeisterTask ist, Projekte zu erstellen, zu strukturieren und darin Aufgaben zu verwalten, die auf unterschiedlichste Art und Weise bearbeitet und gemanagt werden können. Du kannst Deine Mitarbeiter oder Teammitglieder zu diesen Projekten einladen und innerhalb der Projekte Aufgaben erstellen und zuweisen. Außerdem ist es möglich, Projektmitglieder als Beobachter einer Aufgabe zu bestimmen, sodass sie über Statusveränderungen informiert werden. Jede Aufgabe verfügt über eine Beschreibung, eine oder mehrere Checklisten, Dateianhänge und eine Kommentarbox. Mit dem „@“-Symbol kann man Personen namentlich nennen, sodass diese eine spezielle Benachrichtigung erhalten, analog z. B. WhatsApp Gruppen. Auf diese Weise bleiben alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand!

MeisterTask ist für kleine Teams gedacht und entwickelt, die schnell und flexibel auf eine Lösung hinarbeiten. Damit ist es auch die perfekte Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, da diese oft ähnliche Strukturen haben. Und Struktur ist auch das Stichwort: MeisterTask bietet einen Rahmen, innerhalb dessen Du Deine Struktur selbst wählen und aufbauen kannst. Die Funktionen der Software dienen dazu, fokussiert an Aufgaben zu arbeiten (z. B. über das Fokus-Feature) und diese schnell, effizient und sauber abzuschließen. Damit ist MeisterTask eine Lösung ähnlich wie Trello, Asana oder Evernote, hat diesen aber eine große Benutzerfreundlichkeit und das intuitive Design voraus, das für einen weiteren Aspekt dieser Software sehr wichtig ist – nämlich Zeit zu sparen!

Funktion und Besonderheiten

MeisterTask basiert auf dem Kanban-Prinzip, welches speziell für die Steuerung von Produktionsprozessen entwickelt wurde. Kanban bedeutet so viel wie „Tafel“; diese Tafel hat Spalten, die unterschiedliche Zustände oder Arbeitsschritte der Aufgaben („Tasks“) angeben. Im Prozessmanagement stellt Kanban eine Struktur da, in der Aufgabenkarten von einer Spalte in eine andere geschoben werden. MeisterTask hat das – wie manche anderen Softwarelösungen auch – so umgesetzt, dass Sie eine Aufgabenkarte in einer Spalte erstellen und diese dann innerhalb der Tafel – des Projektboards – bewegen, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Die Aufgaben durchlaufen also einen Prozess. Dazu können Sie die Spalten frei benennen und z. B. typische Kategorien erstellen: „Offen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“. Folgende Grafik verdeutlicht diesen Aufbau:

 

Damit ist eine sinnvolle Strukturierung garantiert! Du kannst jederzeit neue Spalten/Behälter erstellen und Aufgaben per Drag & Drop dort ablegen.  Ganz unkompliziert lassen sich auch neue Aufgaben stellen und verwalten, ohne dass dies einen nennenswerten Zeitaufwand bedeutet. Durch das Erstellen von Aufgaben, die Zuweisung und den Verlauf innerhalb der Aufgaben hat man auch automatisch eine grundlegende Dokumentation, die z. B. zur Leistungseinschätzung herangezogen werden kann.

Da Handwerker oft mit mehreren Mitarbeitern an diversen Baustellen bzw. Projekten arbeiten, kannst Du z. B. entscheiden, ob Aufgaben Projekt- oder Mitarbeiterbezogen vergeben werden. Dazu eignen sich auch zwei der absoluten Top-Features: Die Zeiterfassung und Automatisierungen generell. Dazu gleich mehr!

Wer für sich und seinen Betrieb eine intuitive Übersicht auf einen Blick, gepaart mit schneller Kommunikation möchte, der sollte MeisterTask ausprobieren!

Automatisierungen

Eines der absoluten Highlights von MeisterTask sind die Automatisierungen. Das sind Einstellungen, die man in einem Projekt für eine Spalte hinterlegen kann, die dann automatisiert angewendet werden, sobald eine Aufgabe in diese Spalte bewegt wird. Automatisierungen beinhalten aktuell:

  1. Aufgabe zuweisen (an ein Projektmitglied)
  2. Aufgabe in andere Spalte verschieben
  3. Zeiterfassung starten (siehe dazu Power-Ups)
  4. Status aktualisieren
  5. Fälligkeitsdatum aktualisieren
  6. Tags aktualisieren
  7. E-Mail senden (sehr nützlich!)
  8. Slack-nachricht senden
  9. Office365-Gruppe benachrichtigen

Zusätzlich gibt es noch sogenannten Power-Ups, wie Zeiterfassung und Aufgabenbeziehungen. Sind diese eingeschaltet, kannst Du mit einem einfachen Klick innerhalb einer Aufgabe Deine Zeiterfassung oder die Deines Mitarbeiters starten. Die Aufgabenbeziehungen ermöglichen es Dir beispielsweise, festzulegen, ob eine Aufgabe erst begonnen werden kann, wenn eine andere (dazu in Beziehung stehende) Aufgabe abgeschlossen wurde. Wer sich eine straffere Organisation seiner Baustelle wünscht, wird hier fündig!

Während vor Version 2 noch einige Störfaktoren und Probleme bestanden, läuft MeisterTask seit Version 2.0 sehr flüssig und kann folgendes bieten:

  • Einsatzfähig auf fast allen Geräten, egal ob Android oder Apple
  • Schnelles und flüssiges Arbeiten auch von unterwegs aus
  • Übersichtliches Dashboard mit Aufgaben und Benachrichtigungen
  • Eine kleine, persönliche Checkliste, aus der auch Aufgaben generiert werden können
  • Projektverwaltung mit vielen Einstellungsmöglichkeiten, Tags und Filtermöglichkeiten
  • Bezahlversionen unterstützen z. B. größere Dateianhänge oder benutzerdefinierte Felder und eröffnen damit ganz neue Möglichkeiten.

Nachdem nun die multiplen Checklisten innerhalb einer Aufgabe hinzugefügt wurden, sind wiederkehrende Aufgaben einer der Hauptverbesserungspunkte. Aktuell muss man stattdessen einen kleinen Umweg gehen, indem man Aufgaben dupliziert.

Die Top 5 Gründe für MeisterTask

MeisterTask + MindMeister: Die perfekte Lösung für agiles Projektmanagement

MindMeister stammt wie MeisterTask aus der Softwareschmiede von MeisterLabs. Ähnlich bekannten Programmen wie dem MindJet MindManager erstellt man mit MindMeister ganz einfach und schnell Karten („Maps“) zu Projekten. Das bietet sich besonders zum Projektstart an, wenn z. B. ein Brainstorming stattfindet und ist generell mit vielen kreativen Methoden kombinierbar. Das Gute dabei ist: Du kannst Deine Maps mit Projekten aus MeisterTask verbinden und so auch Aufgaben aus der Map direkt in das Projektboard übertragen!

Automatisierungen und Power-Ups

Die Automatisierungen wurden ja schon weiter oben angesprochen – sie sind einer der Hauptgründe für MeisterTask und ein echter Zeitsparer! Mails versenden, Aufgaben zuweisen etc. sorgen dafür, dass man innerhalb eines Projektboards eine richtige Prozesskette erstellen kann, die auf den eigenen Betrieb perfekt abgestimmt ist.
Für eine noch detailliertere Organisation gibt es außerdem die Power-Ups, die ein sehr einfaches und effektives Instrument zur Zeiterfassung und für Aufgabenbeziehungen beinhalten.

Übersichtlichkeit und Design

Das ist eine der großen Stärken von MeisterTask, auch wenn nicht viel darüber geredet wird – weil es gar nicht auffällt! Alles ist übersichtlich, angefangen von der intuitiven Darstellung über die Optionen für Aufgaben bis hin zur Menüführung. Trotz vieler Optionen fühlt man sich so nie verloren oder muss nach etwas suchen. Struktur, Organisation, Planung und Prozesse sind hier gekonnt miteinander vereint!

Einfache und schnelle gemeinsame Abstimmung

Intuitiv? Absolut. Einfach? Ebenfalls. Aber auch auf Wunsch komplex und mit interessanten Features. So präsentiert sich MeisterTask einem neuen Anwender. Die grundlegenden Prinzipien und Funktionen sind gut verständlich angeordnet und ermöglichen eine schnelle Einarbeitung ohne lange Probezeiten oder Komplikationen. Dadurch, dass MeisterTask auch kostenlos nutzbar ist, hast Du auch die Option, Kunden in deine Projektboards oder Maps einzuladen! So sind diese immer über den Arbeitsfortschritt informiert, auch wenn sie nicht vor Ort sind. Speziell durch die stetige Verfügbarkeit der Daten und den einfachen mobilen Zugriff z. B. über den Browser ist MeisterTask sehr anwenderfreundlich.

Vernetzungspotential: Integration und Verbindung

Google, Facebook und Office 365 sind nur einige der Werkzeuge, die man mit MeisterTask verbinden kann, um so noch mehr Zeit zu sparen und auf Inhalte zuzugreifen. Integrationen mit ähnlichen Programmen wie Slack oder ZenDesk sind ebenfalls möglich, sodass man nicht zwischen den Anwendungen wechseln muss und flüssig arbeiten kann. Auch beliebte Tools wie Dropbox, Zapier, Google Drive oder IFTTT werden so nahtlos integriert. Mehr zum Thema Integrationen findest Du hier.

Außerdem besteht die Möglichkeit, Tasks beispielsweise aus Asana, Trello oder Wunderlist nach MeisterTask zu importieren. Dazu musst Du eine .csv-Datei von diesem Programm erstellen lassen, die dann importiert wird. Klicke dazu einfach im Dashboard neben „Projekte“ auf das „+“,wähle „Importieren von…“ aus und wähle die passende .csv-Datei. Fertig!

Bezahlmodelle: Kostenlose Basisversion

Die Basisversion von MeisterTask ist kostenlos und erlaubt Dir den Zugriff auf:

  • Unlimitierte Projekte und Aufgaben
  • Unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern
  • Individuell anpassbare Dashboards und Projekte
  • Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten
  • Dateianhänge mit bis zu 20 MB pro Datei und
  • Mobile Apps.

Zusätzlich sind die Pro-Version (8,25 €/Nutzer und Monat), die Business-Version (20,75 €/Nutzer und Monat) und die Enterprise-Version (individuell) verfügbar. Eine aktuelle Übersicht über die genauen Abomodelle und ihre Inhalte findest Du hier, MeisterTask kannst Du auch im Windows-Store herunterladen.

Außerdem gibt es das sogenannte MeisterBundle, das wir nur empfehlen können. Es beinhaltet MeisterTask und MindMeister zu einem reduzierten Preis. Damit kannst Du die beiden Software miteinander verbinden und so z. B. auch aus MindMaps Aufgaben in deinen Projektboards erstellen, Dateien nach Word oder PowerPoint exportieren und vieles mehr.

Fazit

MeisterTask ist eine sehr gute Lösung für das Aufgaben- und Projektmanagement in kleinen Betrieben, wie z. B. im Handwerk. Durch die übersichtliche und einfach bedienbare Darstellung, die gut verständliche Struktur und das leicht zu navigierende Menü können auch Anfänger schnell mit MeisterTask arbeiten. Allerdings kann MeisterTask noch viel mehr! Es ist ein Werkzeug, mit dem man Prozesse im Unternehmen automatisieren kann und das sich darüber hinaus für Kommunikation und Projektmanagement gut eignet. Oft gibt es zu diesem Thema Lösungen, die nicht vollständig auf die Bedürfnisse der Betriebe zugeschnitten sind. Mit MeisterTask liegt der Fokus zwar ganz klar auf Struktur, Organisation und Zeitmanagement, aber es lässt sich meist nahtlos in den Betrieb und bestehende Softwarelösungen integrieren und bietet somit einen Mehrwert. Mehr Infos zu MeisterTask gibts in meiner kostenlosen Schnellstart-Anleitung!

Übrigens: Unter Verwendung des Promo-CodesRugel“ kannst du dir zukünftig auf alle kostenpflichtigen Abos von MeisterTask und MindMeister 20% Rabatt sichern! Im Gegenzug erhalte ich eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!

Falls du bisher noch gar keine Erfahrungen mit MeisterTask gesammelt hast, kannst du natürlich auch erst mal die kostenlose Basis-Version ausprobieren! Oder du möchtest direkt MeisterTask Business für 30 Tage kostenlos testen? Kein Problem, lass mir dazu einfach eine Nachricht da und ich schicke dir umgehend einen Aktivierungslink per Mail!