Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, zeit- und ortsunabhängig mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren, Wissen sammeln und zentral verwalten – die Digitalisierung ermöglicht uns Vieles, was früher undenkbar war. Im heutigen Beitrag erfährst du, wie du kollaboratives Arbeiten schnell und einfach in deinem Unternehmen umsetzen kannst und was du dabei beachten solltest.
Was ist kollaboratives Arbeiten?
Kollaboratives Arbeiten basiert auf kollektiver Intelligenz, d.h., auf dem Austausch zwischen verschiedenen Mitarbeitenden sowie der Kombination ihrer Fähigkeiten und ihres Wissens, um ein gemeinsam definiertes Ziel zu erreichen. Im engeren Sinne wird unter kollaborativem Arbeiten die gleichzeitige Arbeit an Dokumenten verstanden. Dabei kann es sich Texte, Tabellen, Präsentationen und weitere Formate handeln. Möglich wird dies durch den gleichzeitigen (digitalen) Zugriff mehrerer Personen auf die entsprechenden Dokumente. Hierfür gibt der Markt einiges an Software her, die wohl bekannteste und populärste ist Microsoft 365. Aber auch die Produkte von Meister, also MeisterTask*, MindMeister und MeisterNote eignen sich hervorragend, um kollaborativ zu arbeiten.
Vorteile durch kollaboratives Arbeiten
Bessere Zusammenarbeit: Kollaboratives Arbeiten verbessert die Zusammenarbeit des gesamten Teams. Stärken von einzelnen Mitarbeitenden lassen sich effizienter nutzen, Schwächen gegenseitig kompensieren.
Bessere Kommunikation: Reibungslose Kommunikation ist unabdingbar, um gemeinsam, teilweise gleichzeitig und erfolgreich an Projekten zu arbeiten. Kollaboratives Arbeiten fördert den Austausch innerhalb des gesamten Teams, was sich in den meisten Fällen auch positiv auf diverse andere Bereiche auswirkt.
Keine doppelten Arbeiten: Immer wieder kommt es zu Schwierigkeiten und Zeitverzögerungen, wenn gemeinsam an Aufgaben gearbeitet wird. Oft sind die Verantwortlichkeiten nicht klar definiert oder Teilaufgaben werden von mehreren Personen parallel bearbeitet. Bessere Kommunikation und steigende Transparenz durch kollaboratives Arbeiten verhindern solche Dopplungen.
Direktes Feedback: Alle an Aufgaben bzw. Projekten beteiligten Personen sehen direkt, wer woran gerade arbeitet. Somit sind direktes Feedback und Verbesserungsvorschläge möglich, was Prozesse insgesamten schneller und deutlich effizienter ablaufen lässt.
Unabhängigkeit: Der Einsatz von Web-basierten Tools ermöglicht deutlich mehr Flexibilität innerhalb der Zusammenarbeit. Man muss nicht mehr gemeinsam im Büro sitzen, um kollaborativ arbeiten zu können, das funktioniert auch im Home Office.
Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten
Die technischen Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten zu schaffen, sind heutzutage keine große Hürde mehr. Die meisten Betriebe verfügen inzwischen über eine ausreichend schnelle und stabile Internetverbindung sowie funktionsfähige und notwendige Hard- und Software. Sofern diese Voraussetzungen noch nicht gegeben sind, sollte hier zunächst investiert werden. Dafür gibt es inzwischen auch viele potenziellen Förderprogramme, sowohl auf Bundesebene als auch länderspezifisch. Die genauen Rahmenbedingungen müssen jedoch vorab geklärt werden. Solltest du hier Unterstützung benötigen, kannst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne informiere ich dich über passende Förderprogramme oder unterstütze dich bei der Antragstellung. Schreib hierfür einfach eine kurze E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de und ich melde mich so schnell wie möglich bei dir!
Die ganze technische Infrastruktur bringt allerdings nichts, wenn sie vom Team nicht richtig genutzt wird. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden bei der Einführung von neuen Systemen und Tools von Beginn an integriert werden. Die Unternehmen sollten Tools zum kollaborativen Arbeiten, wie z.B. MeisterTask* nicht einfach nur einführen, sondern die Mitarbeiter gezielt darauf vorbereiten und auch schulen.
Wichtige Fragen, die du dir vor der Einführung neuer Tools stellen solltest, sind u.a.
- Welche Ziele werden mit der Einführung kollaborativer Tools verfolgt? Was erhoffe ich mir dadurch?
- Welche Vorteile entstehen durch kollaboratives Arbeiten für die Mitarbeitenden (im Vergleich zu bisherigen Arbeitsmethoden)?
- Welche Punkte sollen die Mitarbeitenden beim kollaborativen Arbeiten beachten? Müssen hier Regeln definiert werden?
- Wie flexibel soll/kann das kollaborative Arbeiten im Unternehmen gestaltet werden?
Tipps für die Zusammenarbeit
Bei der Umsetzung kollaborativen Arbeitens lassen sich immer wieder Fehler beobachten. Daher ein paar Tipps zusammengestellt, die du beachten solltest:
Bewahre die Flexibilität!
Flexibilität ist ein zentrales Element beim kollaborativen Arbeitens. Allerdings sind Routinen, Strukturen, Verantwortlichkeiten oder Hierarchien oft fest in den Köpfen der Mitarbeitenden verankert. Es sollten also gewissen Freiräume gewährt werden und alle Mitarbeitenden sollten Aufgaben entsprechend ihren Fähigkeiten und ihres Know-hows zugewiesen bekommen und nicht etwa auf Grundlage von bestehenden Rollen und Strukturen innerhalb des Unternehmens.
Reflektieren!
Reflektiere regelmäßig, in welchen Bereichen deines Unternehmens kollaboratives Arbeiten wirklich Sinn macht. Nicht für alles Aufgaben oder Projekte ist es erforderlich oder nützlich, im Team daran zu arbeiten.
Fortschritte und Ergebnisse prüfen!
Allein die Einführung von kollaborativem Arbeiten bringt noch keinen Erfolg, es bedarf einer kontinuierlichen Überprüfung und Anpassung. Daher sollten Sie in regelmäßigen Abständen Ergebnisse prüfen und Feedback von Ihrem Team einholen, ob die eingeführten Methoden auch wirklich zu Erfolg führen.
Fazit
Nicht nur die Mitarbeitenden, auch das Unternehmen selbst kann durch kollaboratives Arbeiten stark profitieren. Neben der steigenden Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit kann sich das Unternehmen in der heutigen Zeit auch als attraktiver Arbeitgeber positionieren: Flexible Arbeitszeiten, Home Office usw. sind gerade bei jungen Menschen sehr gefragt.
Falls du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf die einzelnen Tools von Meister brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob die Tools wirklich für dich geeignet sind, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem (kostenlosen) Online-Termin mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!
Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask– oder MindMeister-Abos 20% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!