Seit Kurzem ist eine neue Funktion in MeisterTask* verfügbar: Die Gast-Rolle! Was das ist und wie man sie am besten für sich und sein Team nutzen kann, erfährst du im heutigen Beitrag.
Das Ziel hinter dieser neuen Funktion ist die Verbesserung der Zusammenarbeit mit externen Personen, also Personen außerhalb deines Teams, wie z.B. Kunden, Lieferanten oder Partnern. Das Problem in MeisterTask bisher war, dass man externe Personen als „normale“ Projektmitglieder hinzufügen musste, um mit diesen zusammenarbeiten zu können. Hier hatte man als Business-User zwar die Möglichkeit, über die Rollen- und Rechteverwaltung deren Zugriffsmöglichkeiten zu beschränken, allerdings hatten sie trotzdem Einblick in alle Aufgaben innerhalb des Projekts. Also auch in Aufgaben mit vertraulichen Daten, die u.U. nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Dieses Problem ist durch die Gast-Rolle nun behoben.
Falls du Business- oder Enterprise-User bist, ist dir wahrscheinlich schon mal aufgefallen, dass du innerhalb von Projekten über eine Rechtevergabe verfügst. Hier kannst du dann wählen zwischen „Administrator“, „Mitglied“, „Kommentator“, „Nur Lesen“ und seit neuestem eben auch „Gast“. Diese Rechte kannst du entweder direkt beim Einladen von anderen Personen vergeben oder auch hinterher in der Projekteinstellungen. So sieht das dann aus:
Als Gast kann man nur auf Aufgaben zugreifen, die einem zugewiesen sind und auf Aufgaben, bei denen man als Beobachter hinzugefügt wurde. Innerhalb der Aufgabe selbst hat man als Gast die selben Möglichkeiten wie alle anderen Projektmitglieder. Das bedeutet, man kann
- Checklisten-Punkte eintragen
- Die Aufgabe an andere User zuweisen
- Aufgaben abschließen (aber nicht archivieren)
- Die Aufgabe an seine Agenda pinnen (Man könnte sich vielleicht eine Agenda-Spalte anlegen mit „Gast-Aufgaben“, nur so als Idee)
- Innerhalb des Kommentarbereichs mit dem gesamten Team kommunizieren
- Anhänge zur Aufgabe hinzufügen
- Notizen innerhalb der Aufgabe erfassen
So sieht die Aufgabe aus, wenn man sie als Gast zugewiesen bekommt:
Der Gast kann keine anderen Aufgaben innerhalb des Projekts sehen und er kann auch keine anderen Beobachter hinzufügen oder entfernen. Außerdem kann die Gast-Rolle nicht an Gruppen vergeben werden, sondern nur an einzelne Benutzer. Diese Art der Zusammenarbeit hat für alle Beteiligten Vorteile. Gäste sehen nur diejenigen Aufgabe, die für sie relevant sind und sie müssen sich nicht erst (sollten sie noch keine Erfahrungen mit MeisterTask gemacht haben) im Projekt zurechtfinden. Für alle anderen Projektmitglieder optimiert sich der gesamte Workflow, indem den Gästen alle relevanten Informationen innerhalb der Aufgabe zur Verfügung gestellt werden können. Somit entstehen insgesamt weniger Rückfragen und die Kommunikation mit externen Personen findet nicht über E-Mails oder sonstige Tools statt, sondern aufgabenbezogen in MeisterTask.
Wie bereits erwähnt, sie die Rechte von Gästen sind also eingeschränkt und temporär. Werden Gäste als Aufgabeninhaber oder Beobachter entfernt, verlieren sie direkt den Zugriff auf diese Aufgabe. Ebenso werden Gäste von der Aufgabe entfernt, wenn die Aufgabe gelöscht oder archiviert wird.
Die ganze Sache hat jedoch einen Haken: Sie ist leider nur für Business- und Enterprise- User verfügbar. Das ist ein bisschen schade, jedoch rechtfertigt sich m.E. der Preisunterschied zwischen der Pro- und Business Version immer mehr. Meiner Erfahrung nach ist diese neue Funktion für eine Vielzahl an MeisterTask-Nutzern durchaus interessant!
Wenn du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob MeisterTask wirklich das richtige Tool für dich ist, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem gemeinsamen (kostenlosen) Online-Termin via Microsoft Teams mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!
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(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!