Das papierlose Büro

Den Begriff „Papierloses Büro“ hört man immer öfter im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Betrieb. So „richtig“ papierlos ist es natürlich nur sehr selten, aber gewissermaßen ist auch der Weg das Ziel. Denn das papierlose Büro lässt sich nur erreichen, wenn alle analogen Prozesse erfolgreich digitalisiert sind. Eine Zwischenlösung ist das sog. Papierminimierte Büro, was bedeutet, dass man den Papiereinsatz auf ein Mindestmaß eingeschränkt hat und nur die notwendigsten Dokumente noch ausdruckt und in (analogen) Ordnern ablegt. Gerade für Handwerksbetriebe ist das papierminimierte Büro oft eine realistischere Lösung. Aber fangen wir beim wichtigsten Punkt an: Was hat Ihr Betrieb von einem papierlosen Büro?

Fünf gute Gründe für das papierlose Büro

Je mehr digitale Prozesse Sie schon benutzen, desto weiter sind Sie auf dem Schritt zum papierlosen Büro. Die Vorteile, die sich dadurch bieten, sind zahlreich:

Das Offensichtliche: Sie sparen Materialkosten für Papier, Drucker, Toner, Ordner etc. Außerdem haben Sie auch mehr verfügbaren Platz!
Zeit und Produktivität: Durch die Zeitersparnis erhöht sich auch automatisch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
Kurze Wege, Übersichtlichkeit: Niemand muss sich mehr durch Papierberge und Aktenschränke wühlen, die Dokumente gibt es digital. Und selbst wenn diese nicht perfekt abgelegt sind, gibt es eine Suchfunktion!
Die Dokumente werden zentral abgelegt und Sie können bestimmen, wer darauf zugreifen kann etc. Auch die Arbeit in Teams wird damit erleichtert!
Sie sind den meisten anderen Unternehmen damit einen Schritt voraus und haben so einen Wettbewerbsvorteil!

Alles in allem kann man festhalten, dass Sie Ihr Unternehmen mit diesem Schritt erfolgreich ein Stück weiter digitalisiert und sich damit auch ganz neue Möglichkeiten eröffnet haben, z. B. zum Datenaustausch mit Kunden oder Partnern. Dennoch gibt es natürlich auch Nachteile.

Nachteile und Herausforderungen des papierlosen Büros

Um die Vorteile genießen zu können, müssen Sie auch die Nachteile in Kauf nehmen und ein paar Herausforderungen meistern. Diese sind:

Teils komplizierte Einführung: Sie müssen über die nötigen Strukturen verfügen, um ein papierloses Büro erfolgreich aufzusetzen. Ein digitales Dokumentenmanagement ist da Pflicht!
Eingewöhnung von Chef und Mitarbeitern: Als Chef muss das papierlose Büro auch voll unterstützt werden. Ein simples „Druck mir das doch mal grade aus!“ führt auf kurz oder lang dazu, dass das Büro genauso viel Papier hat wie zuvor.
Die Mitarbeiter müssen die digitalen Prozesse auch nutzen und verinnerlichen. Hier ist teilweise noch etwas Anpassungsarbeit gefordert, um eine gute und verlässliche Arbeitsweise zu garantieren.

Der Schlüssel ist hier hauptsächlich, die Sache von Anfang an richtig und mit Nachdruck und Disziplin anzugehen. Gelingt das, kommen die Vorteile voll zum Tragen und Sie und Ihre Mitarbeiter werden auch Spaß an dem papierlosen Büro haben!

Die Umsetzung – so einfach wie gedacht?

Die Umsetzung ist dann erfolgreich, wenn man vom Ist-Zustand zu einem vorher definierten bzw. als Ziel ausgegebenen Soll-Zustand kommt. Bei Projekten mit dieser Komplexität empfehlen wir, diesen Prozess auch vorher schon zu modellieren. Das heißt, Sie machen eine

Bestandsaufnahme um zu sehen, welche Prozesse bis Papier benötigen oder erzeugen und arbeiten daran, diese zu digitalisieren oder umzugestalten
Aus dieser Bestandsaufnahme leiten Sie die notwendigen Schritte ab, um zum Ziel papierloses Büro zu gelangen. Die Umsetzung erfolgt dann schrittweise!
Nachdem die Umsetzung grundsätzlich abgeschlossen ist, können Sie noch an einigen Punkten optimieren oder anpassen, um das papierlose Büro bestens auf Ihre Prozesse und Ihr Unternehmen einzustellen. Hier gilt es vor allem, die Rückfallgefahr so niedrig wie möglich zu halten!

Wenn Sie diese einfache Umsetzungsstrategie befolgen, stehen Ihre Chancen gut, das papierlose Büro in Ihrem Betrieb optimal zu nutzen! Wie diese Nutzung aussehen kann, zeigen wir jetzt.

Vergleich: Vertrag mit Papier (A) vs. Vertrag papierlos (B)

Prozess A:

Sie schicken dem Vertragspartner den Vertrag
Der Vertragspartner druckt den Vertrag aus, unterschreibt und scannt ihn wieder ein
Der Vertragspartner schickt Ihnen den Vertrag zurück, nun unterschrieben
Sie drucken den vom Partner unterschriebenen Vertrag aus, unterschreiben selbst, scannen ihn wieder ein
Sie können den Vertrag verwenden.

Prozess B:

Sie schicken dem Vertragspartner z. B. ein PDF mit elektronischer Signatur
Der Partner erhält damit auch einen Link, um das Dokument zu unterschreiben
Fertig!

Wie Sie sehen, benötigt Prozess B weniger Aufmerksamkeit, selbst investierte Zeit, Papier und auch Wartezeit. Mit einem papierlosen Büro können Sie solche Prozesse für Ihr Unternehmen nutzen!

So arbeiten Sie papierlos in Ihrem Betrieb!

Wie oben schon angedeutet, benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Ihr Unternehmen seine Dateien verwaltet. Ein eigener Server oder auch eine Cloud bietet sich hier an. Auch ein spezieller Dokumenten-Scanner macht natürlich Sinn. Wichtig ist, auch den Sicherheitsaspekt nicht zu vernachlässigen! Mittlerweile bieten alle großen Unternehmen gut abgesicherte Lösungen an – sei es DropBox, Microsoft OneDrive, Amazon Drive, die MagentaCloud der Telekom, GoogleDrive oder ein anderer Anbieter. Verschlüsselungen, Passwortsicherheit und Zugangsberechtigungen sind Dinge, die beim Aufsetzen solcher Systeme wichtig sind und die Sicherheit garantieren können.

Welche Tools eignen sich?

Auch viele Softwarelösungen und Tools wie MeisterTask nutzen inzwischen eine Cloud, sodass sichergestellt wird, dass Sie mit jedem Gerät quasi zu jeder Zeit auf Ihre Daten zugreifen können. Mobil, überall, in Echtzeit – das sind Vorteile, die eine analoges Büro einfach nicht bieten kann. Auch Googles G-Suite oder Microsoft-Lösungen wie Office 365 können Ihr papierloses Büro schneller, effektiver und flexibler werden lassen!

Wie Sie Ihre Daten und Prozesse verwalten und organisieren, kommt natürlich auch auf den Betrieb an. In größeren Handwerksbetrieben macht wahrscheinlich eine ERP-Software mit viele Modulen und Funktionen wie WinWorker Sinn, in anderen Unternehmen können Sie auch auf kleine, schnellere Lösungen wie z. B. Bau-Master setzen – solange Sie den Überblick behalten!

Tipp: Wenn Sie den Papierverbrauch erheblich reduzieren möchten, müssen Sie bestimmte Geschäftsprozesse nicht neu strukturieren, um Verfahren zu ermitteln, bei denen unnötig Papier verwendet wird. Eine der einfachsten Lösungen: Generieren Sie Berichte direkt im PDF-Format, die auf einem Laptop, Tablet oder sogar Smartphone gelesen und überprüft werden können. Außerdem können Sie elektronische Signaturen einführen, um physische Unterschriften zu ersetzen. Ebenfalls lassen sich Papierformular durch PDF-Formulare ersetzen.

Es gibt inzwischen eine Unzahl an Tools und Lösungen, die Prozesse digitalisieren. Sie können sich beispielsweise mit einem online-Fax-provider Faxe als E-Mail schicken lassen, wenn Ihre Kunden auf ein Fax bestehen. Solche und andere Möglichkeiten lassen sich auch mit Hilfe eines eBusiness-Checks speziell für Ihr Unternehmen aufzeigen und dann umsetzen.

Fazit

Das papierlose Büro erfordert ein gewisses Investment in jedem Unternehmen, um erfolgreich umgesetzt zu werden und die vollen Vorteile nutzen zu können. Wenn Sie bereit sind, diese Schritte zu gehen, erhalten Sie nicht nur die Vorzüge des Büros selbst, sondern auch generell digitaler Prozesse. Das heißt: Zeitersparnis, Flexibilität, Datenverfügbarkeit und Transparenz. Auch wenn Ihr Unternehmen noch für einzelne Prozesse beim Papier bleiben möchte, können Sie schon einige Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro gehen und dann zur richtigen Zeit auch die restlichen Prozesse digitalisieren und ganz ohne Papier arbeiten!

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Das papierlose Büro – was bringt das denn?