Inzwischen gibt es unzählige Tipps & Tricks sowie Tools, die dir dabei helfen sollen, deine Aufgaben in den Griff zu bekommen. Aber es will trotz allem nicht so richtig klappen. Kennst du das? Ich stelle dir heute ein paar Tipps vor, dir mir persönlich weitergeholfen haben.

Früher waren es oder Notizbücher in gebundener Form, Post-its oder sonstige Notizzettel. Inzwischen gibt es das alles auch digital. Und jeder von uns hat bestimmt schon das ein oder andere Tool getestet, in der Hoffnung, seine Aufgaben endlich in den Griff zu bekommen. Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen: Es liegt in der Regel nicht am Tool, warum das eigene Aufgabenmanagement scheitert. Die meisten Tools sind hierfür gut geeignet, die schlechten Tools verschwinden von alleine relativ schnell wieder vom Markt. Es kommt darauf an, wie man mit diesen Tools arbeitet. Und vor allem, dass man konsequent damit arbeitet. Ein weiterer wichtiger Punkt: Halte das Ganze so einfach wie möglich! Es bringt meist nichts, sich bis ins kleinste Detail mit den Tools auseinanderzusetzen. So toll die ganzen Funktionalitäten auch sein mögen, in der Regel musst du diese nicht alle nutzen. Konzentriere dich stattdessen lieber darauf, dein Gehirn für die Erledigung deiner Aufgaben und nicht für deren Erstellung zu benutzen!

1. Finde dein richtiges Tool-Setting

Teste verschiedene Tools und Methoden, bis du die für dich passende Lösung gefunden hast. Dabei musst du auch nicht das Rad neu erfinden. Es gibt viele Blogs, über die du dich darüber informieren kannst. Ein Tipp dazu: Entscheide dich am besten für ein Tool, das du auch unterwegs auf deinem Smartphone nutzen kannst, wie z.B. MeisterTask*! Wichtig ist, dass du deine Aufgaben dann aber auch NUR innerhalb deines gewählten Tools verwaltest und nicht 3 Systeme parallel „fütterst“. Nur so kannst du nichts vergessen oder übersehen.

2. Schreib dir alles auf

„Wer schreibt, der bleibt“. Oder wie die Chinesen sagen: Die blasseste Tinte ist besser als das beste Gedächtnis. Es ist inzwischen auch erwiesen, dass wir unser Gehirn entlasten, indem wir Dinge aufschreiben, anstatt sie uns einfach zu merken. Schreib dir einfach alle Aufgaben auf, auch wenn sie noch so klein sind.

3. „Keep it simple“

Eine zu komplexe oder zu detaillierte Erstellung von Aufgaben oder Checklisten erschweren eher die Übersicht als dass sie ihr nutzen. Fasse dich daher kurz und erfasse bei deinen Aufgaben wirklich nur die nötigsten Informationen (z.B. Priorität hoch/niedrig oder beruflich/privat, etc.)

4. Arbeite mit Fälligkeiten

Das würde ich wirklich jedem empfehlen. Am Fälligkeitsdatum erkennst du, bis wann eine Aufgabe erledigt sein muss. Hier ist aber Vorsicht geboten: Falls es sich hierbei um umfangreiche Aufgaben handelt, bist du meist nicht in der Lage, diese erst am Fälligkeitstag rechtzeitig zu bearbeiten. Hier sind dann in der Regel Zwischenschritte erforderlich, sodass du die Fälligkeit dann entsprechend anpassen musst.

5. Fokussiere dich auf die wichtigen Aufgaben

Fokussiere dich immer auf die wichtigsten Aufgaben und die nächsten Schritte. MeisterTask* hat hierfür innerhalb der Agenda eine Fokus-Spalte, an die du dir solche Aufgaben anpinnen kannst.

6. Hake erledigte Aufgaben ab

Erledigte Aufgaben geben dir ein gutes Gefühl. Hake sie deshalb direkt ab. Am Ende des Tages siehst du somit auf einen Blick, was du alles geschafft hast. Langfristig entwickelst du so auch ein Gespür dafür, wie viel du dir am Tag zumuten kannst.

7. Pflege deine Aufgaben

Das ist meines Erachtens der wichtigste Punkt. Nur wer seine Aufgaben täglich pflegt, behält den Überblick. Dabei ist es auch egal, ob du das direkt morgens oder kurz vor Feierabend machst. Das musst du für dich selbst entscheiden, wie du besser klarkommst. Wichtig ist nur, dass du einerseits über erledigte Aufgaben informiert bist und andererseits deine unerledigten Aufgaben stets präsent sind und entsprechend eingeplant werden.

Meine Aufgaben in MeisterTask sehen beispielsweise so aus:

Aufgabendesign in MeisterTask

  1. Aufgabenzuweisung
  2. Fälligkeit
  3. „Fokus-Aufgabe“
  4. Zusatzinformationen
  5. Nötige Schritte zur Erledigung der Aufgabe
  6. Priorität in Form eines Tags (Schlagworts)

Daneben hast du in MeisterTask noch diverse weitere Möglichkeiten: So kannst du z.B. Aufgaben auch in bestimmte Zeitabschnitte einplanen, Aufgabenabhängigkeiten vergeben, aufgabenbezogen mit anderen Personen kommunizieren oder Anhänge hinzufügen.

Für „Kleinkram“ habe ich zusätzlich zu meinen Aufgaben noch eine Checkliste auf dem Dashboard. Hier handelt es sich vorwiegend um Aufgaben, die innerhalb von 5 Minuten erledigt werden können (z.B. jemanden zurückrufen, eine E-Mail beantworten usw.) oder Aufgaben, die innerhalb eines Termins entstehen. Diese kann ich hinterher dann, je nach Umfang, entweder direkt erledigen oder aus den einzelnen Checklisten-Punkten auch Aufgaben generieren und projektbezogen einordnen.

Falls du noch Fragen hast oder Unterstützung in Bezug auf MeisterTask brauchst (z.B. bei der Einrichtung deines Accounts) oder dir noch unsicher bist, ob MeisterTask wirklich das richtige Tool für dich ist, darfst du mich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns das in einem gemeinsamen (kostenlosen) Online-Termin via Microsoft Teams mal gemeinsam anschauen und uns darüber unterhalten. Einfach eine E-Mail an d.rugel@projektmanagement-digital.de schicken, ich melde mich dann so schnell wie möglich!

Übrigens kannst du dir unter Verwendung des Promo-Codes „Rugel“ zukünftig auf alle kostenpflichtigen MeisterTask-Abos 10% Rabatt sichern! Ich erhalte im Gegenzug dafür eine kleine Vermittlungsprovision was mich natürlich sehr freuen würde!

(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!