Meetings sind inzwischen fester Bestandteil des Büroalltags. Eigentlich sind Meetings dazu gedacht, Mitarbeiter bzw. Kollegen mit aktuellen Informationen zu versorgen, Entscheidungen zu treffen oder Problemlösungen zu finden. Die Realität sieht aber leider oft anders aus. Zu viel Zeitaufwand, unproduktiv, langweilig, schlecht organisiert – das sind nur einige der Begriffe, die im Zusammenhang mit Meetings oft zu hören sind. Kommt dir das irgendwie bekannt vor? Wenn man mal bedenkt, dass Führungskräfte ca. ein Drittel (diese Zahl geht aus diversen Studien hervor) ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen, ist das schon ganz schön beängstigend. Die folgenden 5 Tipps sollen helfen, dass Meetings in Zukunft erfolgreicher ablaufen.

Klares Ziel

Was mache ich eigentlich hier? Ganz ehrlich, das frage ich mich relativ oft in von Meetings. Häufig ist mir gar nicht klar, worum es überhaupt geht und nach maximal 5 Minuten steige ich dann gedanklich auch aus. Meetings sollten daher immer ein konkretes Ziel haben, das idealerweise im Vorfeld auch mit den Teilnehmern abgestimmt wird. Auf dieser Grundlage können sich dann auch alle entsprechend auf das Meeting vorbereiten und für eine zielgerichtete Atmosphäre während des Meetings sorgen. Ein weiterer wichtiger Punkt: Je mehr Teilnehmer anwesend sind, desto schwieriger und langwieriger gestaltet sich der Prozess der Entscheidungsfindung. Hier gilt also: Kleiner Kreis statt großer Runde. Grundsätzlich gehören zwei Arten von Personen zum Meeting: Die Mitarbeitenden, die etwas Sinnvolles und Zielführendes zum Inhalt beitragen können und die Entscheidungsträger.

Agenda

Jedes Meeting sollte eine Agenda haben! Diese gibt die Struktur des Termins vor. Wenn ein Meeting keine Agenda hat, kommt es häufig vor, dass über Gott und die Welt philosophiert wird und letztendlich überhaupt nichts zustande kommt. Es sollten nur die wichtigsten Themen besprochen werden. Eine Agenda hilft dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Idealerweise ist der Ersteller der Agenda dann zugleich der Moderator des Meetings, der die Teilnehmer durch den Termin führt. Neben den Themen sollte der Moderator auch die Zeit im Auge behalten und rechtzeitig eingreifen, sollte es in die falsche Richtung laufen. Ebenso sollte der Ersteller der Agenda darauf achten, diese im Vorfeld rechtzeitig an die Teilnehmer zu schicken. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich auch alle vernünftig auf den Termin vorbereiten können. Als Deadline kann man hier spätestens 48 Stunden vor dem Meeting annehmen.

Zeit

Jedes Meeting braucht einen Anfang und ein Ende. Dies sollte vorab klar definiert und kommuniziert werden. Die Agenda gibt normalerweise bereits einen groben Zeitplan für das Meeting vor. Ein entscheidender Punkt hierbei ist, dass ALLE Teilnehmer auch pünktlich anwesend sind. Schließlich haben einige der Teilnehmer vermutlich Anschlusstermin die sie einhalten müssen. Ein gutes Zeitmanagement ist daher unverzichtbar für Meetings. Hier hat der Moderator den Hut auf. Er ist dafür verantwortlich, dass der Zeitplan auch eingehalten wird. Als Regel gilt hier: So kurz wie möglich, so lange wie nötig! Ich habe bisher noch niemanden erlebt, der sich beschwert hat, wenn das Meeting mal früher fertig war.

Kommunikation

Wer kennt es nicht – lang andauernde, einschläfernde Monologe von einzelnen Teilnehmern. Das nervt! Ein Meeting ist weder Kaffeekränzchen noch Informationsveranstaltung. Es lebt von einer offenen Kommunikationskultur. Auch Hierarchien sollten für diesen Zeitraum in den Hintergrund treten. Jeder Teilnehmer sollte seine Meinung und seine Ideen zielführend äußern dürfen/können. Ansonsten stellt sich schnell wieder die Frage nach dem Sinn der Teilnahme. Auch hier kann der Moderator unterstützend einwirken, indem er die einzelnen Gesprächsanteile im Blick behält und rechtzeitig eingreift.

Zur Kommunikation gehört auf der anderen Seite aber auch das Zuhören bzw. die Aufmerksamkeit. Auch wenn zu Corona-Zeiten recht viele Meetings online stattfinden, sollte man bei der Sache bleiben und nicht ständig nebenbei E-Mails beantworten oder andauernd sein Smartphone checken. Das hat auch was mit Anstand und Respekt gegenüber den anderen Teilnehmern zu tun!

 

Meetings besser machen

Nachbereitung

Ganz wichtiger Punkt! Was bringen die besten Meetings, wenn dessen Ergebnisse nicht irgendwo dokumentiert und verbreitet werden? Ich selbst habe das schon unzählige Male erlebt, dass die Ergebnisse des Meetings hinterher irgendwo im Nichts verschwunden sind. Die Dokumentation und Verbreitung sind daher essenziell, damit das Besprochene hinterher auch umgesetzt werden kann.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Handlungsanweisungen sollten klar formuliert und die Zuständigkeiten eindeutig verteilt werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass keiner der besprochenen Punkte unbearbeitet bleibt. Daher schickt man die Dokumentation des Meetings zeitnah (und am besten inkl. Lesebestätigung) an die Teilnehmer. Ein weiterer Vorteil der Dokumentation: Auf deren Grundlage lässt sich im Normalfall auch schon die Agenda fürs nächste Meeting aufbauen.

Wenn wir schon beim Thema Dokumentation sind: Du solltest logischerweise ein Tool besitzen, mit dem du die Dokumentation schnell und einfach erstellen kannst.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass sich MindMeister* im Bereich Meeting-Management sehr gut eignet. Zum einen kann die Agenda schnell (z.B. in Form eines Organigramms) erstellt werden. Zum anderen klappt die Dokumentation von Meetings damit wunderbar und bildet die perfekte Grundlage dafür, das Ganze später richtig auszuformulieren.

Fazit

Die wichtigsten Anmerkungen nochmal kurz zusammengefasst:

  • Kein Meeting ohne Agenda
  • So wenig Teilnehmer wie möglich, so viele wie nötig
  • Jeder Teilnehmer trägt durch bestmögliche Vorbereitung zum Erfolg des Meetings bei
  • Der Moderator hat die Agenda, die Zeit und den Redeanteil der Teilnehmer im Blick
  • Meetings sind ergebnisorientiert: Aufgaben werden klar definiert und dokumentiert

Falls du dich in einigen dieser Punkte irgendwo wiedergefunden hast und vielleicht momentan noch auf der Suche nach einem Tool bist, mit dem du deine Meetings verwalten kannst, solltest du MindMeister unbedingt mal testen! Mit der kostenlosen Basis-Version* kannst du dir bis zu 3 Mindmaps erstellen. Das reicht für den Anfang auch erst mal aus. Solltest du dich dann später für ein kostenpflichtiges Abo entscheiden, kannst du dir durch Eingabe des Promo-Codes „Rugel“ insgesamt 10% auf die Lizenzgebühren sparen! Ich erhalte im Gegenzug eine kleine Vermittlungsprovision, worüber ich mich natürlich sehr freuen würde! Ebenso würde ich mich freuen, wenn du auch zukünftig wieder hier vorbeischauen würdest! Bis dahin, hau rein!

(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst besitze oder selbst getestet habe!