Was ist eigentlich ein Workflow?
Als Workflow bezeichnet man die Organisation bzw. die Struktur von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen. Da Arbeitsabläufe, vor allem in kleinen Unternehmen, oftmals nach dem gleichen Schema ablaufen, kann es durchaus sinnvoll sein, diese zu automatisieren. Für Sie bedeutet das: Sie erstellen einen typischen Arbeitsablauf und lassen ihn von einem Workflow-Management-System wie z.B. MeisterTask steuern. Der Nutzen dabei ist, dass Sie diesen Workflow nur einmal erstellen müssen und er sich danach mit sehr geringem Aufwand steuern lässt.
Wie ist ein Workflow aufgebaut?
In fast jedem Unternehmen gibt es dabei allerdings festgefahrene Strukturen, die die Ablauforganisation erschweren kann. Ihre Aufgabe besteht also darin, diese Abläufe in möglichst kleine Teile zu zerlegen und diese exakt zu beschreiben. Aus dieser Beschreibung ergeben sich dann bestimmte Aufgaben und Abhängigkeiten, z. B. personelle Ressourcen, benötigte Materialien und Maschinen oder auch zeitliche Abhängigkeiten wie Fälligkeitsdaten usw.
Jeder Workflow beginnt mit der Zielsetzung. Sie legen also fest, warum ein bestimmter Ablauf ausgeführt werden soll und welche Bedingungen hierbei erfüllt sein müssen. Um das Ganze zu veranschaulichen, betrachten wir nun ein typisches Beispiel, welches uns häufig in der Praxis begegnet: den Ablauf der Rechnungsstellung. Durch vergessene oder mangelhaft delegierte Aufgaben kann es passieren, dass sich dieser Prozess unnötig in die Länge zieht. Durch eine Automatisierung dieses Ablaufs lässt sich das Risiko für solche Verzögerungen minimieren, da Sie beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen sowie Fälligkeitsdaten automatisch steuern können. Ziel hierbei ist also die Sicherstellung des Zahlungseingangs für bereits erbrachte Leistungen.
Beschreibung
Ein Mitarbeiter, z. B. der Projektleiter, hat die Aufgabe, für drei Kunden bis zum 11.04. jeweils eine Rechnung zu erstellen. Sobald eine Rechnung fertiggestellt wurde, wird die Aufgabenkarte in die Spalte „Rechnung versenden“ verschoben. Dort sind verschiedene Automatisierungen hinterlegt:
- Die Aufgabe wird der Sekretärin zugewiesen
- Das Fälligkeitsdatum wird auf „in 2 Tagen“ gesetzt
- Der Chef bekommt automatisch eine E-Mail, dass die Rechnung für den Kunden erstellt wurde.
Sobald die Rechnung durch das Sekretariat versendet wurde, wird die Aufgabe in die darauf folgende Spalte „Zahlungseingang prüfen“ verschoben. Hier werden folgende Automatisierungen ausgelöst:
- Die Aufgabe wird der zuständigen Person in der Buchhaltung zugewiesen
- Das Fälligkeitsdatum wird gemäß vereinbartem Zahlungsziel angepasst (hier: in 14 Tagen)
Nehmen wir an, die Rechnung wird nicht innerhalb der vereinbarten Frist beglichen, verschiebt die zuständige Person aus der Buchhaltung die Aufgabe in die Spalte „Zahlungserinnerung“ (ansonsten würde die Aufgabe direkt in die Spalte „Rechnung bezahlt“ geschoben werden). Hier passiert folgendes:
- Die Aufgabe wird wieder dem Sekretariat zugewiesen
- Das Fälligkeitsdatum wird auf „in 2 Tagen“ gesetzt.
Sobald der Kunde die Rechnung beglichen hat, wird die Aufgabe in die Spalte „Rechnung bezahlt“ verschoben, in der dann folgende Automatisierungen hintelegt sind:
- Status der Aufgabe wird auf „Abgeschlossen“ gesetzt.
- Alle Projektmitglieder werden per E-Mail über die Bezahlung informiert.
Ein solcher Ablauf kann durch einige andere Automatisierungen beliebig verändert oder angepasst werden. Dieser sollte lediglich als grundlegendes Beispiel dienen.
Warum sind Workflows nützlich?
Workflows, die einmal in einem geeigneten Workflow-Management-System wie in MeisterTask umgesetzt werden, übernehmen zu großen Teilen koordinative und kommunikative Aufgaben. Ihre Mitarbeiter werden dadurch entlastet und können sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Daneben sind Termine sowie der aktuelle Projektstatus sofort ersichtlich und jeder Mitarbeiter weiß darüber Bescheid, welche Aufgaben von wem bis wann erledigt werden. So reduzieren Sie die Gefahr, dass Aufgaben doppelt oder gar nicht erfasst werden oder dass Ihre Mitarbeiter an bestimmten Aufgaben parallel arbeiten. Zudem können Sie in MeisterTask auch z. B. Dokumente einpflegen und zentral verwalten. Da die Dokumente auch mit Datum des Uploads in chronologischer Reihenfolge sowie Verfasser des Dokuments versehen werden, ist sichergestellt, dass alle am Projekt Beteiligten auch immer an der aktuellsten Version des Dokumentes arbeiten und eindeutig ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Die wichtigsten Vorteile von Workflows nochmal zusammengefasst:
- Steigerung der Effizienz und Transparenz
- Optimierung der Arbeitsabläufe
- Geringerer Koordinations- und Kommunikationsaufwand
- Reduzierung von Fehlern
- Schnellerer Zugang zu projektbezogenen Dokumenten und Informationen
- Flexible Anpassungsmöglichkeiten
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